外企总裁即将举办员工见面会，地点定在员工餐厅，大约300多人参加，早在一个月之前就对现场进行调研。
 
当时是这么安排：相关部门和庆典公司人员到现场办公，确认设备摆放位置，与会具体内容的安排，提出需要联网进行异地视频传输，对此IT要提供网络和电话，保障视频通话的及时和稳定。为此，准备两套方案：一是从邻近的模块直接把网线和电话线拉过去，用WEBEX网络会议和POLYCOM电话保障视频通话，使用公司现有的资源；二是异地同时使用电信的3G上网卡，用SKYPE即时通讯来替代。这两种方案同时进行，第一种方案优先，第二种方案备选。接下来的是使用笔记本做测试，计算一下准备时间以及两种方案的切换时间，把时间安排做一个PLAN.
 
活动的前一天下午，庆典公司的G×××把音响设备带过来了，开始按照先前的布置摆放音响，同时找来工程部领班接电。之前考虑许多因素，但没想到接电的问题也很重要。两边的电工一碰头，研究用电负荷大约6千瓦，现场的配电间没有完全符合要求的，不是过大就是过小，有可能会烧坏音响设备，甚至会突然发生跳闸。在他们讨论时，已经是3：20PM，为了不延误时间，G×××先安排人手把音响装好。调音台在前场里侧的房间，把音频线、电源线沿墙根拉到前场，左右两组音响后面都有一个电柜，电源线接到电柜，由电柜分配电力。届时现场会使用同声传译，所以在后场搭了一个小的隔音间，后场左右各设一个小音箱，便于现场翻译。庆典使用的是两组挂式音箱，跟火箭炮有点像，向上斜角30度，据说这种音箱效果好，靠前一米的听众也不会感到太振耳。接电的解决发案终于揭晓，分别接到两个备用的电闸开关上，一边3千瓦够用。然后，找安全部办张“临时用电证”，这边电才给接上。
 
最大的难题解决之后，开始测试音响，调试投影仪。音响测试，先由调音师放歌，公司的C×××在前后场听音，感到满意后，然后使用发言麦试音，最后是同声传译，整个试了一遍。用笔记本把准备的PPT演示一遍，两个投影仪分别做发言PPT和现场PPT用，发言台靠左边，左边的投影仪专门播放发言PPT，右边循环播放公司宣传视频。投影仪都是三洋的大家伙，用黑胶布全身绕了一遍，碗口粗的镜头可以全幕布显示，功能很全。这些都OK之后，再把易拉宝支架从箱子里取出，摆放在会场的两侧，基本上完成会场的布置都6点多了，收工，交代保安负责设备的管理。
 
第二天一早赶到会场，把设备都打开，播放庆典音乐，相关人员陆续到齐，音响、投影各项测试一遍，都没有问题，十点总裁致辞，顺利完成庆典。