三大写作原则：让你的邮件和报告更出彩

现在开始，不必再介意同事的工作邮件和商业报告甩了你几条街，因为，你很快将会和他们一起甩别人几条街！

在职场写作中，不管工作邮件还是商业报告，首先要做到重点明确、表述清晰、没有冗余。那些写作能力出众的人，大多是掌握了一些固定的重要写作原则，并在写作的过程中反复不断地使用。掌握下面三个原则，让职场写作变成一项信手拈来的简单任务。

01运用自上而下的方法进行写作

先写总结，开门见山，告知读者大意。写作重点应该遵循自上而下的原则，采用“倒三角”结构。如下所示：

最重要
次重要
次重要
最不重要

这样的文章布局，一方面便于你逻辑清晰地处理各类素材，另一方面也便于读者理解文章重点。

02使用准确、具体的词汇来表述

模糊的语言会弱化文章主题，因为它会迫使读者猜测你要表达的含义，而不能专注于你的观点。尽可能地使用数字、个性化例子来支撑你的观点，请看下面的例子：

1.公司利润下降了
2.公司利润下降了，因为成本增加了。
3.公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。
4.公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的，因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。

四种表述，孰优孰劣，一目了然。

03保持简洁，删除不必要的词语

用简单的词语表达你的观点。如果你用的词语不太常见，建议你想一想你的读者适合什么样的词汇，选择小白都能看懂的那个。请看两个例子：

1.胡萝卜汁有益于你，该最新论断有大量证据支撑。
2.最新研究显示，胡萝卜汁对你有益。

哪种读起来更舒服，你觉得？

题外话：本文主要内容来自于布兰登•罗伊尔所著《一本小小的红色写作书》，最近正在看。个人感觉这里提出来的写作原则特别适用于职场，所以综合过往经验简单提炼了三点。如果大家还想看更多，一定留言告诉我。