学习笔记 | 如何撰写职业化邮件

原则：替对方节省时间

1. 邮件主题

• 不要空白标题
• 简短——必要时可用特殊标注
• 反映正文的内容和重要性
• 只针对一个主题：一封信尽可能只针对一个主题，不要在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
• 可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题
• 回复对方邮件时，可根据回复内容需要更改标题

2. 邮件发送对象的选择

• 工作计划：主送计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内相关主管
• 项目通报类：主送项目小组成员，抄送小组成员的直接上级、项目主要领导
• 寻求跨部门支持：主送给寻求支持的人，抄送对方的直接上级和自己的直接上级
• 用好“答复”和“全部答复”
• 用好“抄送（CC）”和“密送（BCC）”
• 回信时注意保持线索：回复对方的回复时，不要创建一封新邮件
• 其他需要注意的细节
  • 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接主管
  • 避免将细节性的讨论意见发送给高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
  • 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发送给全部收件人、抄送人，用电话或当面交流代替
  • 对发件人的提问不清楚、或有不同意见的，应与发件人单独沟通，不要使用全体答复，不停与发件人进行邮件讨论
  • 将确定后的方案或计划发送给对方。不要频繁发送没有确定结果的邮件，特别是对上级

3. 称呼与问候

• 恰当地称呼收件人
  • 多个收件人：大家、All
  • 知道对方职务：按职务尊称
  • 不清楚职务：称呼“老师”
• 开头结尾最好有问候语
  • 开头：您好、大家好
  • 结尾：Best Regards，祝好
• 比较正式的邮件，例如第一次发、给领导发等，称呼上也要尽量正式，例如使用“XX老师：（另起一行）您好！”而非“XX老师好，”

4. 邮件正文

• 简明扼要、流畅通顺，尽量使用简单的词汇和句式。
• 注意论述语气：根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外等情况。例如，非正式邮件的语气尽量轻柔、和缓
• 尽量利用分项将正文条理化
• 尽量一次交代完整、准确的信息
• 避免错别字：发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通畅、拼写是否有误
• 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述
• 慎用表情字符
• 行文注意时刻体现自己的身份，例如作为提供服务的支持岗位，要避免使用过于命令式的语气。

5. 邮件附件

• 可以将附件内容附在正文最后，方便收件人阅读
• 如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件
• 附件文件应按有意义的名字命名
• 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
• 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
• 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用
• 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送

6. 结尾签名

• 签名信息不宜过多：可包括姓名、电话、部门、校区、传真等信息
• 不要只用一个签名：对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该简化（过于正式的签名档会让对方觉得疏远）。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用
• 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般比正文字体小一些

7. 排版

• 段首空两格：选中文字 - 右键 - “段落” - “特殊格式” - “首行缩进”2字符
• 表格格式：调整格式（尤其是对齐方式），尽量优化视觉效果
• 选择便于阅读的字号和字体
  • 字号：五号或10号
  • 字体：（中）微软雅黑，（英）Verdana，Arial
• 整体排版不宜过长：去除没必要的空行，调整行间距、字体及排版等
• 善用表格：可以用表格呈现的内容尽量用表格，减少文字堆砌

8. 合理选择邮箱

• 个人邮箱：处于意见收集、问题交流阶段的，为了方便后续快速沟通的
• 部门邮箱：比较正式的、已确定的、不需要员工回复的邮件（工作指令、信息公告等）。进行沟通、交流的邮件，应有负责跟进人员的联系方式

9. 使用技巧

• 首次联系要有自我介绍
• 及时回复：收到他人重要的电子邮件后，即刻回复对方一下，哪怕只是确认一下收到了。理想的回复时间是2小时内。如果你正在出差或者休假应设定自动回复功能以提示发件人，避免影响工作
• 进行针对性回复：当回件答复问题的时候，最好把相关问题添加到回件的正文中，然后附上答案。必要时进行进一步阐述，争取让对方一次性理解，避免反复交流造成的浪费
• 回复尽量不要少于10个字
• 不要就同一问题多次回复讨论
  • 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次：应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断
  • 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高：应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息
• TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则：按部门、项目组、职位等级等。推荐按照职位从高到低进行排列，若平级则按一定的规则排列即可，自己的主管推荐放在同一层级的最后
• 突出重点信息：对文字进行加粗或设置背景色，避免使用多种颜色
• 明确行动：为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添加以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”等
• 征求意见的邮件要求
  • 下发征求意见的邮件，应注明合理的意见截止时间和负责人联系方式
  • 下发对象应按时反馈，若在限期内难以完成的，应提前反映情况
• 重要邮件可以先发一封给自己看看效果（记得多终端查看）；确认无误、正式发送时，一定要新建，然后复制粘贴过去，而不是“转发”或者“重新发送”。

10. 信息汇总类邮件的撰写

• 开头有总结性的描述
• 页面布局很重要，突出重点信息（先写、重点标注等）
• 如果信息较多，一定要先做好分类，然后按类别重点描述
• 为了阅读方便，可考虑适当使用图片
• 换位思考：对方的关注点在哪里