Ethan's GTD系统分享--使用篇

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相信有心人已经根据六个高度理论结合我的建议开始制定自己的GTD系统，大家可能在纸、电子笔记、word、execl任何用的顺手的地方记录下我们的计划，先预祝大家进展顺利。我的承载GTD系统的主体是onenote+doit，下面我会将实践的经验分型给大家，给大家提供参考。
现在请出我们的主角--onenote，微软的一款电子笔记软件，与现实中的纸质笔记本最相似的结构，拥有无以伦比的自由书写方式。你可能不知道，它从07年开始便是便是office组件之一，因为愈发受到用户喜爱，微软已经单独将它提取出来作为一个单独产品，并免费提供给用户使用，如果您关注过surface你会发现，会发现每个surface的宣传影片几乎都会提及它，甚至在surface配套的书写笔上配置了专门的按钮。好了，控制住情绪，让我们回归正题。
下面为大家展现如何在onenote上记录GTD系统。在我们的GTD系统中，目标部分（原则、愿景、目标）是不会经常变换的，所以使用自己喜欢的方式在onenote上记录即可。而其他部分需要经常变动，为了更高效的记录我们的计划，周计划与月计划进行了模板化。在模板中包含了所有onenote涉及的使用细节，模板截图如下：

image.png

下面，我们逐一解读：

模板化
如果可以请尽量将一切记录模板化，可以迅速的帮我们提升效率。用xmind整理好计划以后，输入到onenote上时，只需要填入相应的内容，不需要每次都调整字体、格式、标记。再比如：周总结中的两个问题（我觉得本周…），已经忘记从哪里看到了，感觉很好，便在周计划中固定下来。每周不需要提醒自己要想起这两个问题，在做周计划的时候自然而然的便自动去回答这两个问题，分分钟养成一个好习惯。
ps：在使用模板的时候，需要使用替换功能，而onenote中没有替换功能（简直无力吐槽啊！），这时需要安装一个插件：Onetastic，它将会添加替换功能和其他额外的功能。

善用标记
当每月、每周、每年的GTD记录信息增加，我们进行统计和回顾，就开始变的复杂。这时我想想回顾最近几个月的项目A的进展情况，我就需要先到每个月计划里查询计划，然后到每周计划里查询周计划，光是想想就很吃力了。为了更好的横向的对比不同时间相应的任务完成情况或记录，我引入标签机制（标签就是项目模板图中每项图标）来帮助我们来迅速回顾统计项目进展。先给大家看下最终效果，让大家了解其中好处。

上图中，图1，对兴趣进行筛选；图2，对总结签进行筛选；图3，对具体任务进行筛选，进行汇总信息。

只要指定的过的标记，都可以通过onenote进行筛选。首先，我们要先自定义标记，步骤非常简单，进入标记选项卡后，选择自定义添加即可。然后，将鼠标停在对应的文本上，选择标记菜单中的我们制定的标记，即使用自定义标记标记了文本。最后便可以使用标记摘要功能汇总我们刚才的文本：在onenote的“查找标记”功能中选择相应的收索标记条件后，点击下方的“创建摘要”按钮，系统便会自动的将收索到的标记汇总在一起，形成上图的效果（视频教学）。操作如图：

image.png

在这里为大家举个例子吧，假设现在需要进行9月计划的回顾，这需要对9月的4周（36周-40周）任务做一个横向的分析，步骤如下：
• 将4周的内容复制到一个新的分区（这是onenote筛选的最小范围，这个无力吐槽的BUG）
• 进入查找标记标签，选择“标记名称”与“此页组合”

image.png

• 点击”创建摘要页“，便完成了标记的筛选。
• 到新生成的标签摘要页面，分析标签内容，内容如下（我进行了折叠）：
    ![image.png](https://upload-images.jianshu.io/upload_images/10742389-3409119017d2d039.png?imageMogr2/auto-orient/strip%7CimageView2/2/w/1240)

为了更标准化，我制定了相应的标记规范，分享给大家：
• 标记规范
○ 为每个类别添加标记，通过标记实现纵向计划视图
○ 为项目添加项目标记
○ 在每项中添加X月、X周，为了标识每项的时间。
○ DOIT标签表明该任务会在DOIT中添加
○ TASK标签表明具体的任务（效果见模板图片中的第三个）
○ 标记规范如下：

image.png

有个细节请注意：如果想保持想我一样的最终效果，必须要保持我模板中的书写格式（使用tab键进行分级）。

任务评估
我们经常需要对任务评估，评估任务需要花费的时间，任务完成进度。为了实现这个目标我设计了评估规则，具体规则样例如下：
任务一 （50%5H-10H，60%10H）。说明：任务名称 （预期完成百分比%预期消耗时间，实际相对完成百分比%实际消耗时间）
比如，一个任务：阅读《精益创业》，记录将会如下：
阅读《精益创业》 （50%3H-5H）。说明：本周计划阅读《精益创业》这本书的50%，计划耗时3小时到5小时。
而在周计划回顾时，将会对该项任务进行评分，以及耗时记录，而记录将会变为：
阅读《精益创业》 （50%3H-5H，80%3H），说明：经过一周后，原计划的任务阅读《精益创业》的50%未完成，只完成了计划目标50%的80%，共花费3小时。

引入DOIT语法（现在使用滴答清单 20190331-更新使用）
之前已经提起过，在下一步行动中，我们使用doit来进行实践，只是毕竟是两个工具如何能够更好的链接两个工具？所以，我引入了DOIT的批量导入语法：
○ #表示项目
○ @表示情景
○ &表示标签
○ ！表示优先级，示例：!高（高中低三级）
○ ^表示时间
§ 今日代办
§ 下一步行动
§ 明日代办
§ 将来/也许
§ 等待
§ mm-dd（03-29）
§ Yyyy-mm-dd
这样我们在书写一个任务的时候，便使用以上语法，标记出来优先级、标签、时间。汇总后直接使用doit的批量添加任务便可以了。DOIT的批量添加任务截图：

image.png

仍然以上个任务为例：阅读《精益创业》 （50%3H-5H），如果需要在doit中添加提醒，我便会如此记录：
阅读《精益创业》 ^10-10 #阅读 !高 （50%3H-5H），说明：这条记录添加入doit中时，它的意义就变为：添加一条：”阅读《精益创业》（50%3H-5H）“的任务，在10月10号这一天，优先级别为高。
不过，可惜doit只支持这几个简单的语法，不然便可以更方便的添加任务。

DOIT的使用
关于DOIT的使用大家可以参考：易仁永澄的《Doit.im，掌控每一天》虽然暂时停止跟新了一段时间。DOIT的替代品也非常多选择一款喜欢的工具即可（工具推荐：Wunderlist、Omnifocus、Remember the Milk 、纸与笔）。重点的是配套的习惯的养成，习惯也很简单：每天早上花费10分钟制定天计划，晚上回顾一天计划。

关于时间开销
一定有人好奇，使用这个系统的花费时间，按照我的估计熟练以后：
○ 原则与愿景因为不会轻易变动、通常都是在进行年计划的时候同时进行思考，所以时间便不做估计了;
○ 年计划大约用一个月左右的时间去思考制定；
○ 月计划2-4小时搞定；
○ 周计划1-2小时内完成；
○ 天计划每天10分钟左右即可。
以我的经验来看时间的开销并不是太大，只需要每周周末找一个安静的地方呆上一上午便解决了。

经过四篇文章的描述，相信大家也对我的GTD系统有些了解，当然很难将这个系统的方方面面的讲解清楚，比如：承载GTD系统的基石知识管理系统，并未表述，以及其他细节。有机会我们再聊聊这些。应该很多人感觉我这是一个非常复杂的系统，当然，这并不是它一开始的样子，它是一个慢慢成长的系统，我给大家看看它的脚步：

其实，不需要花费大量的精力去制作一个完美的系统，只需要把每次使用的机会，一点一点完善便可以了。好了，到此为止吧，欢迎大家给我留言交流，也希望大家留言提出宝贵意见。

Ethan's GTD系统分享-心得篇： https://www.jianshu.com/p/e0f7d757bf2f
Ethan's GTD系统分享--基础理论篇： https://www.jianshu.com/p/cc8ae348ecbb
Ethan's GTD系统分享--应用篇： https://www.jianshu.com/p/dce9d57afb7c
Ethan's GTD系统分享--使用篇： https://www.jianshu.com/p/e878f8f3727c