复盘—二十周年庆

筹备了一个月的二十周年庆晚会渐渐落下帷幕，尽管是个happy ending ，细中观察其实可以办得更好，借此复盘，希望自律会以后在举办晚会时能取其精华和避免重蹈不必要的覆辙。

#看全局#

⑴策划

①前期的策划活动是从上一届的策划书中搬运修改的，但上一届的策划书肯定是没完善的。就像我们这次的策划书，不够详细，许多细节没有补充进去，大部分都是临近晚会时私下沟通改变计划的。可见大部分都在线下完善了策划但线上的策划书定稿只是个没改好的半成品。这样让下一届拿去参考容易使他们在策划活动时疏忽很多问题。但让公关部办完晚会后再完善策划书是不可能的，可以趁晚会刚结束还记忆犹新时公关部做一份全面的总结，将好的不好的需要注意的问题一起罗列清楚存档，这样不仅让自己清晰发现自己策划出的活动出现的问题所在也可以帮助下一届策划得更谨慎。

②策划书中的部门分工建议公关部一人负责一部门，在策划书中说清楚负责人是谁，负责人跟进该部门的所有细节工作，让该部门清晰自己的职责。若该部门工作没落实好就找负责人的责任。

③预算里大部分是要换的，但是越临近晚会才会发现多出很多不可控预算，预算存在的意义之一也是为了让我们去清点好已有物资，减少不必要浪费，另外就是一定要多拉些赞助来填补预算（赞助可以是在线上平台发“寻求赞助”的信息，可以是私人的人际关系、可以通过已有赞助商获得更多其他的赞助商等等）

④场地分布图需要把详细的功能区域划分清楚，具体的布场会依据大概区域来调整。

（2）前期准备

①申请场地 。这次晚会在申请场地上出现了很多漏洞，比如和别的晚会时间冲突、电源空调音响的使用临时才发现需要申请。因此谨记举办晚会需要申请的不仅综合馆三楼还有电源、空调、音响等，平时认真去看几场大的晚会，仔细观察晚会需要用到什么；如果不清楚可以问问自己认识的其他办过晚会的社团需要注意的细节。

②前期宣传。首先，这次用的是dp摆设装饰替代宣传板的想法，由于工作效率低导致定制和购买时间比较赶，实施时出现很多细节问题，最后的前期宣传效果比较差；给我的启示是有新想法并不意味能够践行这个想法，在想法出来时如果能试就试，不能试就不断从细节上完善使其成为一个可行的计划，减少试错成本。其次，有闭幕式的摆摊来宣传二十周年庆，但身为工作人员的我对闭幕式摆摊是比较蒙逼的也不太知道摆摊要大力宣传二十周年庆，所以没有在抽奖兑换礼品时做任何二十周年庆的宣传，抱歉个人原因没有认真看策划书，但相信大部分的小伙伴也和我一样没有认真看策划书；另一个失责的地方是公关部只发了策划书但没有把重要的注意事项另外告知大家，如果有划重点大家自然都会倾向于看重点而不是自己去找重点。总之，前期宣传可以去想更多新颖可行的方式，将宣传效果从各种细节上完善使效果发挥更大。

④跟进。这个问题比较严重，临近晚会前一晚还有部门不知道该做什么准备工作或还没做好准备工作。问题在于没有清晰地分配任务—谁负责哪个部门、哪个板块。比如特邀嘉宾谁负责去联系、节目单谁负责去收集和跟进。有个负责人可以让各部门的工作衔接得更有效率，一旦有什么细节改动，负责人传达给负责部门，可以减少很多不必要临时错误。另外就是不要等着让其他部门来找公关部了解工作细节，而是公关部主动告知他们工作细节更实在。

（3）检查

我们在准备晚会的过程中改了很多细节，但只有公关部清楚变了什么，布场时大家不知情的都是按着策划书来，分分钟又增加了错误成本。值得点赞的一个地方是，世览建了个主持人和公关部的群，主持人有问题方便问，公关部有细节改动也方便传达给主持人，确保主持稿没有出错。同样的我们可以模仿社联在举办晚会的前一晚召开全体会议——将晚会大概内容（特别是策划书里改动的内容）梳理一遍，提出重点注意事项，每个部门自说说自己的工作和落实情况。这样可以让每个成员清晰自己的职责所在、查缺补漏。

（4）晚会当天

①布场时有的人很忙有的人很闲，能控场的人尽量将需要做的事情安排下去给其他人负责，不要全部一个人揽着。

②集赞兑换礼品因为数量有限吸引了很多人来兑换礼品，但在晚会开始前开始兑换导致观众兑换完礼品就走了。假如在晚会开始表演后再兑换可能会吸引更多的观众留下观看晚会。

③伴手礼和抽奖奖品摆放出来了但没有标示是什么礼品，很多人好奇过去看是什么而且也不知道能不能拿，可怕点的人或小孩子就直接拿走了。要注意的地方是，该放好的比如嘉宾礼品抽奖礼品要有人看管好，避免因为疏忽被别人拿走；礼品区能标示的尽量标示出来，让别人知道哪个区域是干嘛的。

#看他人#

①全会的小伙伴有尽心尽力地去准备的，比如海华在做推文和测试抽奖方式上的各种细节都来找我问清楚而且也会提出自己的一些看法；广场舞的表演人员都有坚持多排练，对节目大家一起提出意见等等。尽管可能会有一部分人懈怠，但从自己做好自己的工作开始来影响身边的人，也可以带动更多的人去认真做好事情；就算这个活动不是自己策划的，大家都是为了办好这个活动，可以大胆主动地提出自己的看法一起交流，有时候我们主动去听听别人的想法说不定会收获到更好的成效呢？

②部长们都很尽责，比如表演节目的都有安排部长来督促我们排练，也辛苦廖莉和玉琴和波波了经常来陪我们练广场舞给我们指导意见；伟鑫为了琥珀这个赞助来充足晚会资金也费了不少心思，晚会里也完善了很多大大小小的细节；印象最深的是那个前期宣传dp装饰的想法在实施过程中出了问题后，花花和露露非但没有抱怨什么而是耐心地想办法解决问题，让焦躁的自己深感愧疚然后试着去冷静下来好好解决。正如花花常叮嘱我们的，遇到事情不要慌，我们是自信的公关部，要淡定点想办法去解决问题～

③公关部里的小伙伴们都有值得敬佩的地方！超级执着且强迫症的世览，把力所能及的每件事都落实妥当，细心地发现问题及时补漏，满满的事业心啊真心佩服！但同时也担心他太累，事情太多堆在他身上容易忙不过来而烦躁影响到情绪。从世览身上需要学习的是细心和责任感，但同时也需要兼顾好自己的身心，尽心尽力去做事的同时，不要忘记初心是为了开心地办好这场晚会，不要被坏情绪困扰住，记得要开心世览；杨钢在晚会上扮人偶活跃了全场，真的是尽力在扮演好这个角色，做很多有难度的动作，在里面坚持了很长时间，出来脸色都变了，全身湿透，换了两件衣服，让我想到雷锋精神！特别能吃苦，好样的男子汉杨钢，但同时也需要照顾好自己；基基是淡定靠谱的班长大人，虽然班级工作很忙，但晚会的事需要他做的工作都能及时有效率地做好，当天他负责的板块也能有条不紊地安排好，值得学习的是他超级稳的气场和靠谱的办事质量；嘉玲和李敬临场发挥的专业技能很赞，她们尽管专业很忙，但会把自己负责的板块用心弄好，比如嘉玲的节目单李敬的灯光，但也要注意多休息；彦君遇到事情会冷静下来理清思路再去做，气场也很稳，但有时候会把事情想复杂；总之公关部的这群小伙伴都很能吃苦很执着负责，每个人身上都有值得我学习的地方，和这样一群牛逼的小伙伴一起工作让我想和他们一起努力，慢慢学着用心地去做好每件事

#看自己#

①不足：在准备晚会的一个月里，一忙起来就容易情绪化，变得很懈怠很不耐烦；很多事心里有想到但行动力迟迟不动，如果能把脑子里一闪而过的小细节抓住认真对待，其实是可以让办事效率更高和减少一些漏洞；脑子里经常有乱七八糟的想法然后容易激动，产生跳跃性假设，没有淡定下来将想法完善好再说出来，造成了很多不必要麻烦。以后慢慢尝试先将想法完善成计划了再去践行，不要急；遇到事情不够稳重耐心，一烦躁就把事情越搞越复杂。以后意识到自己烦躁的情绪时，慢慢停下手上的事情，说服自己静下来，理清一遍思路，再继续做事；和别人沟通时常常忽略别人的感受不懂换位思考，其实别人也不容易啊，想想大家都是在为晚会付出，互相体谅照顾下就好。

②好的地方：排练节目有很用心地花时间去琢磨和练习动作。能帮到大家的事都有尽量去帮。发现自己做事出现坏情绪时会想办法调整回来。