初探项目管理过程中项目计划的制定

初探项目管理过程中项目计划的制定

 

 

 

每一位项目经理都希望所负责的项目能做到按时、保质地完成。保障项目完成的重要工作就是项目前期制定 一份切实可行的项目计划，但如果为了节省时间把这些前期工作省略，往往变化总比计划快，后面的工作必然会走弯路，反而会耽误时间，造成项目延期的情况发生。

因此，制定合理地项目计划安排好项目时间是项目管理中一项关键工作，它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率，其核心是进行 WBS 工作任务分解。它是 IT 项目管理过程中一种必不可少的基本方法。

WBS （ WORK BREAKDOWN STRUATURE ）工作任务分解结构简单来说就是将工程项目的各项目内容按其相关关系逐层进行分解，直到工作内容单一、便于组织管理的单项工作为止，再把各单项工作在整个项目中的地位、相对关系用树形结构图或 WBS 列表的形式直观的表示出来的方法。

它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。

在实际工作当中，生成的 WBS 通过专业的项目管理软件（例如 MS Project ）再次生成项目管理工作中的进度表（甘特图），其主要目的是使项目各参与方从整体上了解工程项目的各项工作（或任务）便于进行整体的协调管理或从整体上了解自己承担的工作与全局的关系。该方法应用中的 WBS 结构图以其直观易懂得特点应用更为广泛，因此本文主要讨论项目管理中如何进行 WBS 分解，如何与 MS Project 结合，生成直观的项目进行计划图的。

 

1.WBS 的作用

在项目规划的过程中，人们往往会求助于 WBS 方法进行项目工作内容的分解。在此基础之上再进行资源的分配、进度计划并估计项目的成本。

在项目管理过程中，项目规划和控制是非常重要的一个环节，良好的项目规划能同时对项目进度、质量和投资起到很好的控制作用，失败的项目规划则有可能带来混乱、失控甚至项目的最终失败。

 

2.WBS 结构的划分原则

划分项目的 WBS 结构有许多方法，如按照专业划分、按照子系统、子工程划分、按照项目不同的阶段划分等，以上每一种方法度有其优缺点。一般情况下，确定项目的 WBS 结构需要组合以上几种方法进行，在 WBS 的不同层次使用不同的方法。

不同的项目其范围、性质都不一样，项目管理的目标和重点不尽相同，项目的 WBS 结构也并不一样。但无论对何种项目进行 WBS 划分，都必须兼顾 WBS 的三种不同层次的作用。划分项目的 WBS 结构还必须遵循一定的方法论。具体说来，划分项目的 WBS 结构必须遵循以下步骤：

● 确定项目特性并确定 WBS 层次，比如项目的不确定有多大？项目的规模又是多大？

● 确定项目管理的重点，为项目管理目标划分优先级别，比如，项目质量是放在第一位的，还是项目进度居于首位？

● 针对项目管理目标的优先级别确定每级 WBS 划分方法。

● 确定 WBS 结构

 

3. 从 WBS 结构分解到项目计划进度表生成的过程

WBS 时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。项目一开始首先要有明确项目目标、可交付产品的范围定义文档和项目的工作分解结构（ WBS ）。由于一些是明显的、项目所必须的工作，而另一些则具有一定的隐蔽性，所以要以经验为基础，列出完整的完成项目所必需的工作，同时要有专家审定过程，以此为基础才能制定出可行的项目时间计划，进行合理的时间管理。

为了便于在进行 WBS 时所生成的结果更直观地反映出各单一任务与 Project 中各数据项的关联，设计出如下图所示的 WBS 任务卡 ，在进行 WBS 任务分解时，按卡上序号与过程是对应的关系的。

                                         

工作内容描述：此栏填写单项任务的情况描述，文字数量 6 个字以内，以动词 + 名词的结构为主，例如：安装网络设备等等；

大纲编号：在完成 WBS 分解后，以目录结构的方式，顺序排列，例如 1.1.1 ， 1.1.2 ；

责任人：填写该项工作负责人的姓名；

乐观工期：完成该任务可能所需要的最短时间，单位为：小时（ h ）或天（ d ）；

预期工期：一般情况下，完成该任务可能所需要的时间，单位为：小时（ h ）或天（ d ）；

悲观工期：完成该任务可能所需要的最她时间，单位为：小时（ h ）或天（ d ）；

 

3.1 第一步： WBS 工作任务分解

WBS 工作任务分解实质是将项目中的每项工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务（如图 2 所示）。

在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作任务。

根据工作任务的大纲层叠关系，在每个 WBS 任务卡 “2.” 位置填写任务大纲编号，以便形成针对个人的项目活动清，有利于项目其他过程的使用和管理。（如图 3 所示）

3.2 第二步：将底层活动排序

从项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序出发，将 WBS 分解后的最底层的工作任务进行排序。（如图 4 所示）

设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在系统集成项目中业主对需要的最终确认、系统检测作等关键业务做为项目的里程碑。

3.3 第三步：分配资源

根据项目所能使用的资源情况（如人员、交通工具等），合理地分配到每一个 WBS 底层任务当中，使各项工作落实到人，准确划分各项目管理者之间的管理界限，方便责任的分解，人员的分配落实，做到事事有人负责。（如图 5 所示）

3.4 第四步：活动工期估算

项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。为更准确地估算出项目实施的时间，利用 Project 中时间的计算功能，在 WBS 每个最底层的任务下，由项目经理负责根据项目限期推算出的时间填写预期工段工期时间，由专家或是经验丰富的技术人员负责评审预期工期后估算出乐观工期所需时间，由负责任务的技术人员负责填写悲观工期时间。（如图 6 所示）

    在完成项目工期估算后，可以得到量化的工期估算数据，将该数据填写在任务清单当中。

3.4 第五步：录入 Project ，生成项目进度表

项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

而这一切都可以通过专业的项目管理软件实现，减轻项目管理的工作量。

在完成 WBS 工作任务分解和排序后，将任务清单录入到 Project 当中，新建一个项目，在 “ 任务名称 ” 前插入 “WBS” 列将图 3 中的项目大纲内容录入进去，通过升级和降级操作设置项目任务列表，并根据图 4 的任务关联性，设置任务之间的连接关系，在每个任务中加入对应的人员姓名（如图 7 所示）。

在工具栏中打开 “PERT 分析 ” ，单击乐观甘特图，将图 6 中的乐观工期值填入对应工作任务当中，单击预期甘特图，填写每项工作的预期值，单击悲观甘特图，填写悲观值，最后单 “ 计算 PERT” 系统就会自动计算出完成项目实际需要的时间。

这样，一份较为合理和可执行的项目计划表就完成了。

经过图 7 中的项目计划进度结构图把该项目实施中的各项工作（任务）分解开来，可以使项目的各个工作单元一目了然，使项目实施过程中涉及的各项工作明确、清晰、透明。使项目管理者、实施者能准确的把握整个项目，更加方便的观察、了解和控制整个项目以及该项目的各个工作单元。同时，通过以上结构分解也能对每个项目单元和项目参加单位之间的界限准确划分，能方便责任的分解，人员的分配落实以及资源的协调。

因此，通过 WBS 工作（任务）分解结构，能够明确各项工作（任务）、各管理部门、以及各单位之间的工作界限，明确工作责任，同时对于人员、资源的合理调配也有重要意义。 WBS 工作（任务）分解结构能够使管理者更有效地计划、组织、控制项目整体的实施。

在对工程项目进行管理的过程中要重视合理灵活的运用 WBS 工作（任务）分解结构，它对于项目实施过程中进度控制各项工作都有重要意义，是项目计划和控制的重要基础。