在家办公了10天，我越来越训练有素
内容来源：本文为方军老师针对大家在家办公期间遇到的问题，进行的针对性思考。笔记侠经讲者审阅，授权发布。
作者简介：方军，快知实验室合伙人，火币大学顾问合伙人，著有《平台时代》《区块链超入门》等。
封面设计&责编|浮灯
第4559篇深度好文：8457字 | 15分钟阅读
活动笔记·思维方式
本文优质度：★★★★★+ 口感：牛奶
- 在家办公，如何做好时间管理？
- 如何使用OKR来提高工作效率？
- 如何完成高效沟通？
新冠病毒疫情当前，我们做好自我隔离就是对所有人的贡献。但随着假期过去，我们又都需要恢复工作了，相信不少人都开启了“不上班，只工作”的远程工作状态。
这样一个人在家工作，见不到同事的面，很多人都不适应。这里，我们来给你一些实用的远程工作建议，帮你度过接下来几周的远程工作时间。
说起要远程工作，大家立刻想起来的是找到各种工具，比如用微信群沟通，比如用钉钉打卡，比如用WPS网盘共享文件。这些IT工具固然重要，但真正重要的是我们要有好的工作习惯。
远程工作和我们平常在办公室工作，差别非常大。形象地说，在办公室工作，有点像在跑城市马拉松比赛，有明确的路线、有补给站，沿着路线跑就好了。分布式远程工作则有点像参加戈壁百里徒步挑战赛。
城市马拉松和戈壁徒步都不容易，但在沙漠中我们缺了城市的安全感。比如，戈壁徒步虽然也是团队一起走，但可能到晚上到了休息点才能遇到很多同伴。
如果你已经在家工作几天了，你是不是已经感慨：原来远程工作这么难啊！不少小事情都成了难题，一些基本的工作方法也变得重要了。
在我看来，我们开始在家远程工作，有三个原来看似很基本的工作方法立刻变得非常重要了：
第一，每天怎么完成任务？第二，怎么和同事沟通？第三，怎么做好时间管理？
这里暂不假设会我们会远程工作多久，我们以一天来假设，看看如何有效地度过远程工作的每一天。
一、完成任务的建议
当我们开始在家工作，特别是长假之后立刻开始在家工作，我们每天遇到的首要问题是，“我今天的任务是什么？”
每天早上，相信不少人在线打卡了，工作群里打打招呼，收收邮件，网上随便看看，然后开始发现一个大问题：“我今天该做什么呢？”
这时，我们意识到，原来打卡只是上班，不是工作。没有工作任务堆在面前，不少人一下子不知道怎么工作了。
现在，公司大机器都变慢了，直接上司也往往没法给出明晰的任务了。在平常的工作状态里，甚少有人会仔细地想“今天的任务”这个问题。我们自己也太不会想着用什么工具来帮我们想这个问题，现在，我们需要了。
你也许会想，我列个“任务清单”就好了。
清单是个好工具，但我们还可以有更好的工具。在选用工作工具上，我有种倾向是“杀鸡用牛刀”，选用那些被大范围证明有效的管理工具，然后在小范围里使用。
在回答“今天的任务”这个问题时，恰好有这样的一个工具，就是OKR方法（目标与关键结果方法）。它是在谷歌、亚马逊等公司证明有效的工作方法，近年来国内也有不少公司在年度、季度目标设定时使用。
在我看来，列清单，是被动作出反应；用OKR，是主动、有目的地工作。
我们可以把OKR方法的原理在远程工作的每一天用起来。
OKR方法的原理其实很简单明了，包括OKR设定与团队协同两大部分：
1.就一定周期的工作，设定目标（O, Objective）：定性地回答“我们想做什么？”
2.就一定周期的工作，设定关键结果（KR，Key Results）用什么量化指标回答“我们如何知道自己是否达成了目标。”
3.在团队范围内，设定一个团队整体的OKR，也包括目标与关键结果，每个人的OKR是它的分解。我们每个人完成的自己的任务，因而也是一起去完成团队的任务。
4.在团队范围内，团队整体的OKR、每个人的OKR，都是公开的。通过把它公开出来，让团队成员更易协调一致。
_现在，我们就是把这个OKR缩减到一天的范围里来。这里只说我们每个人自己该怎么做，看看怎么用它帮我们更好地完成一天工作的闭环：
早上，我们工作的第一个动作应该是写下来今天的目标与关键结果（OKR）。
比如，一个人他第一天的目标是，把年前的一项工作接续推进下去，并就这些工作与内外部沟通。
关键指标是：
1）根据远程工作两周的安排，重新做一份短期计划；
2）与这项工作的内部不同部门的五个同事逐一电话；
3）与这项工作的两个外部重要关系沟通变化与进展。 _
然后，我们把自己写下来的“今日OKR”发给团队同事，让他们知晓我今天要做什么。
到了中午午饭前，我们可以拿今日OKR对照一下上午做得怎么样，也考虑一下下午是不是要调整工作内容。
下午下班时刻，我们对照自己的今日OKR，从定性和定量的两个角度看看，我今天完成自己的工作任务了吗？
如果你严格要求自己的话，你可以参考标准的OKR做法，给自己打个分：谷歌使用0-1.0分评分，0.7-1.0分是绿色，目标完成；0.4-0.6分是黄色，目标取得了进展，但没有完成；0-0.3分是红色，目标失败。
早上例会大家一起看看各自每个人今天的OKR。
傍晚下班时例会大家一起讨论今天完成的情况，也说说第二天要怎么改进，包括团队怎么改进、个人怎么改进等等。 _
二、远程沟通的建议
当我们开始远程工作时，我们遇到的又一大障碍是“无尽的孤独”。很多人大概都是第一次体会到这种孤独：原来，早上跟对面的同事点个头，微笑一下，也许一天也都没怎么说话。但现在，一下子人都不见了。
这个时候，人的自然反映是，我们想要那种大家在一个工作的舒服的、熟悉的感觉。如果你已经开始工作几天，在这几天中你已经找到了可以让你回到原来舒服的感觉的地方：工作群。
不管使用微信还是用钉钉，或者其他的聊天工具，大家都不亦乐乎地在各种工作群里说话。我们也不时地拿起手机，看看有没有新消息。
这也可能是第一次，我们觉得无时无刻都看着聊天消息是正当的、是被鼓励的，要不我怎么远程工作啊？
错！我想给你个人的建议是：远程工作，千万记得不要过于依赖微信或钉钉。
除非你的工作任务就是在群里说话，否则在你的眼睛、手、大脑都被黏到聊天群时，你是没有精力去完成自己本来的任务的。
在你来回切换的时候，工作时间就飞快地消失了。
除了工作群之外，我们会看看其他的群，我们也很关心疫情的进展去看看新闻，我们也可能会看看微博、刷刷抖音。然后，我们发现，该吃午饭了，该吃晚饭了，晚上又加班一会儿，该睡觉了。
因此，我对远程沟通的建议是：千万不要依赖聊天软件。你有很多其他更好的可选项。
远程沟通建议之一：拿起电话，打电话。
节后大家都不能碰面就开始工作了，和同事们打几分钟电话，随便聊聊也行，讨论工作也行。你会发现，原来声音这么亲切。
远程工作的孤独，也可以被电话消解。打工作电话消解孤独的效果，比在群里泡着强多了。
打电话，也可以帮忙节省时间。我们在聊天工具里说来回说很长的时间，还很焦虑对方怎么还没回复我啊。其实，一个三分钟电话可能比聊天工具说30分钟还有效（你不一定30分钟都在说这件事，但这30分钟内你的确无法高效地做别的事了）。
远程沟通建议之二：写邮件。
我们也是时候重拾一个基本的工作技能，就是写邮件。
正式的工作沟通，就应该用邮件，因为邮件要比聊天有条理得多，邮件也可以作为资料留存。
在办公室，我们可能找老板说，老板，这事这么做行不行？远程工作了，邮件就变成了好的方式：一份邮件，写清要征求意见的事项，讲清楚理由，附上资料、表格、数据。
要让多人知道、发表看法的事情，用邮件发送、抄送多人，也要比聊天工具有效得多。
远程沟通建议之三：开例会。
现在大家都远程工作了，一个团队的成员每天集中时间开例会，就变成一种必要了。每日例会的常规功能这里就不多了，远程工作的例会有着另外的价值。
现在，为了团队成员能够有一个感觉上“在一起”的时间，团队应该每天开开例会。远程开会的工具很多，现在手机上语音开会、视频开会都很方便。每天不用太长，10-15分钟就可以。
每天的例会，可以增加一个环节，大家说说周边的情况、家里有什么好玩的事等等。
谷歌的前CEO、董事长施密特在新书《成就》中讲了一种开会技巧是，每次团队开会前，先报告出差旅行见闻，这看似是闲聊，但让大家联络了感情，这甚至决定了会议的成效，因为人放松了会议中才能深入地讨论。
我们还可以考虑每天有一个小时都同时音频在线，可以随便聊聊，也可以讨论工作话题。
开源程序的程序员即便是专职也都分散在全球各个地方，书里讲到他们一个有意思的团队沟通方式是：每天有一个小时，团队所有成员都开着IRC语音聊天。
这个时间段，大家随时都可以在里面说话，所有人都听到。这样做，相当于有了一个小时的集中办公时间。 _
三、时间管理的建议
当我们开始远程工作时，我们会发现时间管理变成了难题。这个难题部分是和在家是有关的，并且这段时间大概率一家人都在家，很难有工作所需要的氛围，我们难以进入工作的状态。
接下来，我来给你两条建议。
时间管理的第一条建议是，形成一个工作时间开始的仪式。
前几日看到知名咨询顾问、“5分钟商学院”主理人刘润提了一个很棒的建议（大意），每天开始工作时，穿起上班的衣服、背着装着电脑的背包从一个房间走到另一个房间。
我想，如果条件不允许的话，你至少可以这样做：
穿好衣服，背上背包走出卧室，然后再返回卧室去工作。
当你再进卧室时，卧室在接下来的几小时变成了临时书房。
类似地，完成工作时，你也背包走出房间说：“我回来了！”由此，你开始这一天的家庭与休息时间。
时间管理的第二条建议是，用好“打断时间的工具”。
说起远程工作，很多人会说，要用起来“番茄工作法”等时间管理方法，即每次集中注意力工作25分钟，休息5分钟，再循环下去。这段时间，在家工作干扰很多，在短时间内集中注意力非常重要，这是一个可以采用的方法。
但我想，我们这段时间还需要一个特殊的时间管理方法，我没想到好的说法，可暂且叫它“打断时间的工具”。它有点像学校里上课铃，“叮铃铃”地通知我们休息结束、该回教室了。
用场景来说，你应该很容易发现它是自己需要的。
在办公室里，我们去茶水间倒水喝，也不能茶水间傻坐着，总会很快回去。有人下楼抽烟可能多聊一会儿，但总要上楼。上网看新闻，可能看一眼也就不看了。又或者，出去吃饭会看着时间要赶回办公室开会。
但当我们现在在家工作时，你会发现原来办公室里那些隐藏着的“打断时间的工具”没了。这带来的结果是，我们去厨房倒杯水喝，结果绕道在沙发上看了一个小时电视。
我们说只是上网看看新闻，但现在我们都非常关心疫情的情况，看到好消息比如武汉火神山医院启用会很振奋，不知不觉中，我们在网上闲逛了很久，似乎想要看尽所有的新闻。
因此，我们迫切需要让自己用上一些“打断时间的工具”，管控住这些被浪费掉的时间。
总的来说，在家远程工作比在办公室工作难得多，不过只要抓住以上要点，你就可以开始高效工作起来。
以上讨论简单总结可以是三句话：知道每天任务是什么，多与人打电话，减少被浪费的时间。
四、分布式远程工作10天tips
第一天
隔离自己，恢复日常，是我们普通人能做的。
今天很多人开始第一天的远程工作或分布式工作，我写三点建议：
① 每天设好自己的目标，简单说，今天要完成什么？复杂说可用OKR方法，设定定性的目标（O）和量化的关键结果（KR）。
② 打电话，别依赖微信和钉钉。这些在线工具会“吞掉”你所有的时间。学学北平无战事里的建丰同志，打电话。我想，他是避免三分钟电话可以说的搞成30分钟见面，我们是避免三分钟电话搞成30分钟微信闲聊。
③ 开例会，团队要协同，一定要每天开电话例会，微信、钉钉、ZOOM或电话会议系统都不错。
每天定时开，长短皆可，我认为类似5分钟站立例会即可。时间上，我们以前有8:45开例会，有下班前6点开，有晚上10：00开，开就好了。现在这样的时刻，做好自己的工作，就是对所有人的贡献。
第二天
隔离自己，恢复日常，我们都开始了在家的分布式远程工作。独自工作，大家说需要自律，其实说的是“时间管理”，用好时间把任务完成。
就时间管理，我接着说三条建议：
① 知道每天的任务是什么，然后讲求的是专注于完成这一任务的时间。可以试试番茄钟，以25分钟为周期无干扰地工作，其实多数人的核心任务并不需要多少个番茄钟。
② 在办公室，有很多潜藏的上课铃，在家没了上课铃，容易一休息、分神就很多时间没了，因此用好闹钟，比如休息给自己设个15分钟闹钟。
③ 与直觉相反，时间管理不是增加工作时间，时间管理的最大要点是在完成任务的前提下，减少一天的工作总时间。
给自己设个挑战，昨天工作花了8小时，今天能6小时完成吗？能4小时吗？能早上10点前完成工作吗？这样努力地给自己留点时间出来，把这段时间的生活安排得更有长期意义。
第三天
在家远程工作进到第三天，杂七杂八的开工的事做完了，我想你也跟我一样，开始问一个问题：“做什么呢？”熟悉的业务都停了，你老板甚至比你还迷茫、不知道给你派什么活。
“做什么”这个不常见的问题开始出现了。
我刚刚在想这个问题，然后发现，或许以前老说的“从为什么开始”的黄金圈法则该拿出来用了。
它大意是，每个公司、公司里的人都很知道自己做什么，即自己的产品是什么；也都知道怎么做；但是，很少有人会仔细想，我为什么做呢？
提出黄金圈的西蒙·斯涅克拿苹果对比，苹果和乔布斯是从为什么开始的：每个人都要与众不同。我们通过漂亮设计、人性化操作帮你与众不同。来买我们的电脑吧。
现在这样的时刻，或许往核心去追问“为什么”才是出路。这是一个最难的问题了，但现在有大把的时间去思考：我做这份工作是“为什么”？
第四天
在家上班进到第四天，你大概就感觉到了累了，很多人发现，原来以为很美好的在家远程上班（Work From Home）这么累啊。
累不只是因为在家工作工作时间长了，而是因为远距离让我们要耗费大量的精力去弥补见不到面的不足。比如我遇到的情况是，盯着微信群和钉钉累，打电话会精神高度紧绷着一个小时累，约人打电话等了两个小时也累。
说四条消解这类累的建议：
① 预先做好时间规划，跟人约好几点电话会、几点聊事十五分钟等等。守时开始、守时结束是美德。
② 学会开电话会的技巧。预先准备好说什么(有什么事项1234，或建议这样做理由是ABC)。说话尽量简洁、简短、不分叉。准备好适用的设备、软件、耳机。附赠小技巧，说话慢一点。
③ 只在固定的时间段看微信、钉钉，电脑上别开，手机上别看。用好非同步的邮件。请人有事联络直接打传统电话。
④ 获得社会支持的力量。每天跟一个同事、合作伙伴或业务朋友打个无主题的十分钟电话，聊聊开心的事。
第五天
在家远程工作进入了第五天。
工作其实倒还好办，麻烦是我们面对的是从未经历、也未曾准备过的严酷环境。越在这样的情况下，我们越要竭力回归日常，做到训练有素（disciplined）。
对普通人，这是离开了城市去爬雪山，对爬雪山的人，是本期待天气晴朗马上冲顶，却突然在营地遇上不知何时结束的暴风雪。
在营地里，只能锻炼、做准备、看书、吃饭、睡觉，围着炉火聊到深夜于事无补。很多人知道德鲁克说的“卓有成效”，但我觉得现在该看看吉姆·柯林斯说的“训练有素”。
我想，训练有素，是知道自己的长期目标和每日目标、知道自己每天要做什么，做就好了。
训练有素，是他说的南极探险案例那样，不管天气好还是恶劣，日行20公里，不是像那个悲惨的斯科特那样，天气差在帐篷里咒骂坏天气。
训练有素，也是既要坚定乐观的信念，但又面对生活中最残忍的现实，也就是在所谓的“斯托克代尔悖论下”训练有素地度过每一天。
第六天
分布式工作第六天建议：做好当下，先只想一天。
2月10日，有部分人复工了，很多人还在家工作，分布式工作是我们要接受的新的常态。
我们都想回到习惯的过去，觉得这种分布式工作只是暂时的将就一下。有人抱怨远程工作变成了远程监控：定点打卡、早晚例会、视频直播工作等等。
但是别抱怨，先接受吧，因为谁都不知道如何有效地远程工作。做好当下、有了产出、有了成效，分布式工作就可以持续下去，也许过去时间你会发现，不是必须每天到办公室才可以卓有成效，分布式也可以做到，甚至你能做得更好。
① 做好今天要做的事，先不要忙着想中期、长期的安排。做好当下这一刻要做的事，活好现在这一刻。
② 每日紧盯着今日的产出，有了看得见摸得着的产出，就会觉得一天没有虚度。
③ 每日评价今日的成效，每天结束的时候，冷静地评估今天产出有没有工作效果。你今天的工作过得好吗？有产出吗？有成效吗？
第七天
分布式工作第7天建议：别扯远程协作工具，重要的是事，不是工具。
看了几天的远程工作，大家忙着找工具，各公司忙着推工具，但真是气不打一处来，别扯这些没用的工具。
我曾经写过一个公式：工作成效=时间x专注x工具，强调工具是十倍变化的要素。
但当下问题根本不是远程协作工具，说回来，你能把邮件写好吗？
你能有正确的微信工作沟通方式吗？
你会用Word的修订功能吗？
你会用Excel和PPT这样的基本工具吗？
你们的共享云盘是不是跟垃圾堆一样乱？
这些基本的工具都掌握不好，上马各种复杂的协作工具，纯粹是现在大家都闲得慌帮这些工具公司做测试小白鼠。
近日有些公司在做每日健康提报，但一个表单不重要信息反复填、重要信息藏在一堆之中，也得亏这是必不可少的功能，众人才用吧（某钉为什么不提供一个好用的缺省模板呢？）。即便用工具，重要的也不是工具的好坏，而是是不是用心。
第八天
分布式工作第8天的建议：用好管理工具。在家远程工作进入第二周，不少人已经极度疲劳，开始疯狂吐槽每日例会、日报等方式。不过，不是这些工具不好，而是做法不对。
说说我理解的较好的用法：
① 每日例会，要尽量简短，这对会议召集人是个大挑战，要随时准备严厉地打断：停，下一个议题。不要开一个小时的例会，5-15分钟为宜，最好缩减到5分钟，但通常以10分钟为目标吧。专项会单独少几个人开，甚至两个人讨论。
② 工作日报，用列表式，扼要123条，三五分钟写完。看到人说写日报2小时，这得是干多大的事业！日报是小组内互通信息用的，写多了、写长了没法看，浪费大家的精力。是时候用上。
③ 一对一会议的技巧，这是格鲁夫和英特尔最早搞的上司和下属的一对一会议，这在美国科技企业如亚马逊等都是日常沟通惯例，经理不开一对一就没有完成带团队的基本工作职责，一般是月度为周期。
远程分布式工作如果持续下去，那么每周一次可能是需要的，一个人半个小时，一个团队经理带10个人，那超高强度的半天工作时间没了，但这是必要的、也是杠杆率最高的管理活动之一。
第九天
分布式工作第9天的建议：我能贡献什么？这句话是德鲁克的话，完整是：“对我服务的机构，在绩效和成果上，我能有什么贡献？”
讲实话，之前我乐观了以为两周的远程已经是多数人的极限，但看起来怕是至少再加上一周，但我先第9天和第10天两天做个总结。
分布式工作之所以难，难在少了浑水摸鱼混日子的机会，我们不得不去想德鲁克让我们自问的这个问题：“我应该贡献什么？”
当你被跟所有其他人都物理上隔离开了之后，虽然还有开会、沟通、分工等等，但个人贡献被明确区分出来了。
想了这个问题之后，就是一系列问题了，你的能力、专长能不能做出你应做的贡献？这一天、这一周，我的实际产出是什么？再然后，就是对照分析：要求的贡献是什么？实际的产出是什么？差距是什么及如何改进？
第十天
分布式工作第10天的建议：成为不可或缺的人。网上有个段子：我想上班，再不上班老板会发现公司没我也运行得挺好的。有人补刀，应该是没你公司运行得更好。
后面这一句也不是没道理，有时候虽然不是一个人做错什么，但分工协作带来的后果是他的成果是反作用。
又比方说很多人都知道，如果一个新加的紧急任务非常重要，那么找最忙的那个人就对了，他总有能力把这个事挤进自己的工作表、做好。
反过来，如果分配给比较闲的那个人，就自求多福吧。这些天一直是站在工作者的视角，分布式工作也会让管理者反思人员问题。
这类问题有三个：
① 真的需要那么多人吗？这个问题的答案往往很残酷，不需要。
② 组织结构合理吗？有时某个一整个部门都没有存在的必要，有的业务没必要做。
③ 分工协作有没有问题？远程了，分工协作的问题会大范围出现，问题就是调整的时机。
*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
他将告诉你： 如何在非常时期建设企业文化， 如何让使命、愿景、价值观， 发挥出巨大驱动力。
疫情下20个重要问答，搞懂员工返岗问题！
非常时期，人性脆弱，制度无力，它却至关重要
我们已经错过很多，不能再掉队了！