每周书评 - 08 - 《Getting Things Done》- 戴维.艾伦

《GTD》

文|莫唁

GTD是关于时间管理的一个重要的方法，这也是我们公司老板极力推荐的方法之一，整本书内容很充实，细节提示的也较多，建议先大概了解了GTD的方法原理，并尝试后再进行阅读，也可以先行尝试列todo list和番茄工作法后再对GTD进行一个进阶阅读。带着问题和目的去看书，这样的阅读方式是我目前比较认可并认为收获较大的方式。

本书分为三个部分：第一部分扼要地介绍了这个系统点概况，并简要介绍了这套方法的具体内容；第二部分说明了如何实施这套方法；第三部分则展开了更加深刻的讨论，描述了运用该方法后所产生到深远意义。

以下是正文：

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【目的】

本书中的这套方法，完全基于两个主要目的：

（1）搜集所有需要处理的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；

（2）训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”计划。

【管理承诺时的基本要求】

如果你希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面几点：

第一，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中，或者是作者称之为“工作篮”的工具之中——必须经常回访并且清理它；

第二，你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断：需要采取什么行动来推动工作的进程；

第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息。

【材料】

作者是这样定义“材料”（stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。

对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化，只要他们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。如果“材料”已经完成了转化过程，并且明白无误，那么剩下的工作就不需要再耗费我们的脑力了，付出单纯的体力劳动就可以了。
管理你的行动（todo list）是管理好你全部“材料”的关键所在。

大多数人的突出问题并不是缺乏实践（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。经作者多年的观察发现，自下而上的工作方法对提高个人工作效率最具实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务。

【对行动的横向管理和纵向管理】

我们需要从“横向”和“纵向”两个角度，来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，不正毫无遗漏地加以执行；“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。

横向控制和纵向控制的目标是一致的：接触你精神上的负担，并把事情做好。

掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段：

要想轻松掌控知识工作，必须熟练掌握工作流程管理的5个步骤，这也是本书方法的核心部分。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：

（1）搜集（Collect）一切引起我们注意的事务和信息；

（2）对这些信息进行处理（Process），决定下一步行动；

（3）对这些行动进行有效的组织整理（Organize）；

（4）我们通过回顾（Review）来确定下一步行动方案；

（5）行动（Do），直至最终完成工作。

仅仅有合适的收集工具，并不能保证顺利完成所有收集工作，影响成功收集的三个必要条件是：

1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里；

2. 你应该极可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可；

3. 你必须定期清空这些设备。

【工作流程图】

【成功的关键因素——每周回顾】

一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。

每周回顾应该完成任务以下：

- 收集和加工处理所有的“材料”；

- 回顾整个系统；

- 更新各类清单；

- 做到彻底、清楚、实时和完整。

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

（1）情境

（2）有多少时间

（3）有多少精力

（4）重要性

评估每日工作的“三分类法”

（1）执行事先安排好的工作；

（2）处理突发事件；

（3）安排自己的工作。

总体检视工作的“六层次法”

事情的重要性是决定你行动选择的基本根据，为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。至少可以从六个不同的层次对此进行审视。我们可以用高度的概念进行类比：

（1）5万英尺以上：人生

（2）4万英尺：3~5年的展望

（3）3万英尺：1~2年的目标

（4）2万英尺：责任范围

（5）1万英尺：当前的项目/目标

（6）跑道：目前的行动

【控制项目：纵向管理项目计划的5个阶段】

轻松自热地控制一切的关键是：

（1）明确判定工作结果的预期（目标）以及为达到结果所需要指向的下一步具体行动；

（2）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和检查。

一旦你确定了下一步行动，这时，你就面临着3种选择：

- 立刻执行（如果两分钟内可以完成）

- 委派他人（如果你自己不是完成任务的最佳人选）

- 推迟执行，把任务放在你的组织系统中，在日后有时间的时候再完成

“两分钟原则”的原理是：对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说，这是一条提高效率的捷径。

【三个关键原则】

- 原则一：养成收集的习惯

- 原则二：确定“下一步行动”

- 原则三：学会关注结果

应该如何减少消极情绪？

如果你的消极情绪来自于毁约，那么可以使用以下3种方法来对付这种局面，消除负面影响：

- 不签订协议：对付生活中未尽事宜的方法之一，就是“学会说不”。只要降低对自己的要求，便会立刻轻松起来；

- 完成协议：根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已经完成”；

- 重新商定协议：如果你不打算大幅度地降低对自己的标准，也没有能力将事务立刻完成，同时仍然期望摆脱紧张压力的折磨，那么你就可以选择重新商定协议。

生活中只存在两个问题：（1）你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；（2）你不知道你的目标到底是什么。“

解决方法如下：

- 找到具体的方法（行动）

- 找到你的目标（结果）