接着上次的关于邮件写作的10个技巧,今天把公司培训的另外2个部分分享给大家,分别是邮件写作的PASS模型和10个礼仪。
一、PASS模型:PASS是Purpose、Action、Supporting、Summarize的首字母缩写。
1. 你写邮件的目的是什么(Purpose)?
在写邮件之间首先要想清楚写这封邮件的目的是什么,如果完全没有目的,那就不要写了。在确认了明确目的之后,你需要把邮件多读几遍,确保你已经非常明确清晰地阐述了邮件的目的。尝试在邮件的开头就阐明该目的,这样读者就知道你接下来的内容和什么有关。
2. 你需要收件人采取什么行动 (Action)?
在很多邮件中,我们明确阐述了该邮件的目的,但是忘了说我们希望收件人做什么。只有告诉收件人我们的期望是什么,这样才更有可能达成目的。下面是三个最常见的行动:
a. 任务:收件人需要完成一个实际的任务(比如,订购产品或者打电话给小王);
b. 回覆:收件人只需要回答发件人的问题,提供信息;
c. 读邮件:收件人只需读邮件即可,也就是FYI。
通过清晰的陈述你要求收件人采取的行动,这样才能消除疑惑。考虑一下你有没有把行动要求说清楚,还有就是别忘了写上明确的截止日期。
3. 邮件里需要提供什么支持性文档(Supporting documents)?
你需要确保你的邮件包含了所有的支持性文档,这样可以帮助收件人理解你需要对方采取的行动。你不能指望对方读一下每月销售报告,而你并没有把报告作为附件发给对方。
4. 你有没有把邮件的总结语放在主题行(Summarize)?
这是提高邮件通讯标准至关重要的一步。有一个小技巧,你可以在写好邮件主体内容之后在写主题行。有些垃圾邮件过滤器会根据主题行的一些文字来过滤邮件。通过清晰的总结语,你可以更高效地和收件人沟通。当一人在清理收件箱时,他们会错过一些看起来不重要的邮件。比如,你的收件箱里有这么一封邮件,主题是“让我们谈谈这件事”。这封邮件将会和其他不重要的邮件混在一起。但是,如果你把主题行改成“八月份销售报告”,这封信就会被收件人打开,因为这是他一直在等待的报告。
当你问了自己以上四个问题之后,你就可以点击发送了。
二、10个邮件礼节
1. 你应该只提供提议、事实或逻辑性信息,而不是情绪。如果要表达情绪和感受,可以进行面对面谈话或者打电话。谈话中发出的声音、语调、质地都能更好地帮助交流而避免误会。
2. 一定要在主题行把主题写出来。主题行的内容能让收件人知道信件的内容是什么,这能帮助他们优先高效地处理重要信件,也方便以后查找。如果你和同一个人沟通不同的事情,可以分不同的邮件发送。
3. 一定要把收件人的名字写出来。不写明这封邮件是给谁的,会让人读了半天也不知道到底是写给谁的。
4. 当发邮件给很多人时要使用BCC。要避免把很多人的信息公开化,收件人信息需要保密。
5. 不要命令其他人做事,不能用威胁的语气。
6. 尽量不要使用“收件人已读”的提醒,除非不得已。
7. 应该使用正确的大小写和标点符号。研究表明,如果通篇都用大写或者小写,阅读起来会花更多的时间。
8. 不要使用自动签名,要让对方感受到他们收到的邮件是来自于一个真实的人。
9. 在发送邮件前,一定要仔细阅读。尽管邮件是非正式交流工具,但检查拼写和通篇阅读都是良好的习惯。有时候一个拼写错误可能会带来完全不同的意思。
10. 尽量在24小时内回覆。如果不能提供答复,也要让对方知道你已经收到邮件。