怎么让远程办公真的在办公？这些公司都用了这个工具

中国大部分公司还处在摸索远程协作的阶段，而疫情让一切都加速了。 2020 年 1 月 24 日大年三十，很多人都已经回到老家，而成都一家物业管理公司却取消了所有管理层的休假，紧急成立了疾控小组。 这家公司叫 “鑫有上房” ，在成都管理着两个上千户家庭的高端住宅小区。大年三十那天，鑫有上房总经理王晓梅接到辖区街道电话，让他们对疫情防控引起重视。 “我感觉街道已经把这个事情上到一个高度了，于是启动了紧急程序，准备成立疾控小组。” 王晓梅说，“当时我们面临着两个问题，一是大家都不在办公室，二是疫情防控是新挑战，不断有新要求，过去日常的物业管理程序和操作都不适用了。” 决定对疫情做出快速回应的，不止鑫有上房这类与民生息息相关的企业，还有科技力量。 2 月 1 日，澎思科技紧急决定开发一款无感人体测温系统。这家曾获得 360 和富士康投资的计算机视觉公司，长于提供软件和硬件结合的解决方案，产品聚焦于智能制造等领域。 所谓无感人体测温系统，即利用红外热成像的方式，批量对摄像范围内的人群测温。火车站、地铁和医院等一线场景普遍使用的体温枪，需要近距离一个人一个人地测温，不仅低效而且对工作人员来说也不安全。 在计算机视觉行业，决定打造无感人体测温系统的公司不在少数，竞争的要义是 “快”。澎思科技创始人兼 CEO 马原说，我要求他们一天内就把设计方案交出来。 但和鑫有上房一样，澎思科技也面临着两个主要问题：员工异地和信息零散。“设计、交互、产品、硬件和算法，所有的部门都在家。” 马原对 PingWest 品玩表示。 一家是传统的物业管理公司，一家是新兴科技企业，虽然所属领域大相径庭，但在这场突出其来的疫情面前，“如何有效地远程协作” 成为了他们共同的挑战。

疫情之下的突击项目

“各位，鉴于此次疾控情况非常严峻，全国上下都进入紧急状态，成都的防控形势不容乐观，我们所管理的小区形势同样不容轻视。我们公司启动紧急管理程序，成立专项小组……” 1 月 24 日 12:40 左右，伴随着王晓梅在疾控小组飞书群聊里的通知，鑫有上房的疾控工作拉开了帷幕。2019 年 9 月起，鑫有上房开始使用字节跳动旗下的办公协同平台飞书，替代微信作为工作沟通软件。 ▲鑫有上房物业使用飞书应对疫情期间工作变化 鑫有上房疾控小组最重要的工作，是根据街道的要求形成一个作业指导书，给到一线的项目经理、秩序维护和客服。 由于疾控小组没有聚集在同一个办公空间，他们只能通过飞书的群聊和音视频会议来频繁同步各方面信息，然后将信息固定在飞书的在线文档上。 王晓梅告诉 PingWest 品玩：“街道防控的标准和要求每天都在变化，一开始只是防小区外面的人，要求进出戴口罩。没多久，要求业主也戴口罩。接着，让所有人都测体温。后来，外面的人全部都不能进小区了。” 此外，他们的物业管理人员要挨家挨户排查，包括电话排除和上门排查，排查以后再将所有信息进行汇总。 “在信息整合这一块，飞书在线文档帮了不少忙，每个参与者都可以实时协同编辑，每个人看到的都是最新版，不用担心版本混乱。” 王晓梅说。 后来，鑫有上房不仅要对小区家庭进行疾控管理，还要对员工的健康负责。物业管理是疾控防治端的一线，员工工作环境有潜在感染风险，因此针对内部员工的疾控管理也是重中之重。 包括一线员工在内，鑫有上房每个小区的物业管理人员有 80 多人，两个小区加起来将近 150 人。虽然人数不多，但也不可能每天一对一地收集健康信息，因此他们采用了飞书的 “健康报备” 应用。 “健康报备” 是飞书团队紧急开发的一款内置应用，大年初一开始研发，只用了两天就在内部上线试用，大年初五正式对外开放，鑫有上房成为首批体验者之一。借助这款应用，鑫有上房的管理员能给员工设置催交提醒，还可以在后台看到信息统计。 相比鑫有上房，澎思科技正式使用飞书的时间更短。“原来公司比较小的时候，我们更多靠领导层来统领协作，有什么事情要做就在办公室喊一嗓子。” 马原说，“2019 年公司规模和产品线都翻了好倍，同时推进的事情也变多了，工作方法不得不升级。” 春节前，澎思科技引入了飞书，但只是让领导层使用，没有普及到普通员工。马原把这次疫情视作一次试验全员飞书协作的机会：“没有想到疫情突然就来了，我们只能‘赶鸭子上架’。” 2 月 1 日恢复在线上班当天，马原布置了一个紧急任务下去，要求员工 “下班之前交出一个无感人体测温系统的设计方案”。由于设计、交互、产品、硬件和算法都在家，项目只能通过飞书平台来完成。 “我们建了个飞书群，但涉及人员不是同一时间拉进来的。飞书群有个好处是，每个后来进群的人，都可以自己‘爬楼’看之前的讨论内容，不需要再重复说一次。” 马原说。 在设计测温系统过程中，比较耗时间的是测温模组的选型。当时，国内各个供应商要么断货，要么延迟发货，澎思科技只能想办法从国外采购模组。 “当我们把消息散发出去后，很多国外供应商前来对接，每个对接的人都不一样，信息到处‘飞’。” 马原告诉 PingWest 品玩，“候选的型号有哪些、供应商什么时候可以发货、到什么进度了，我们把这些信息集中到飞书在线文档上，就像公司公告板一样，每个人都可以及时看到进度，避免重复沟通。” 在各部门员工通力配合下，无感人体测温系统如期在一天内设计出来，“澎思科技成为国内前三交出方案的 AI 公司”。 ▲澎思科技的无感人体测温系统 “这是我们今年通过飞书打的第一个小胜仗吧。” 马原说，“我比较欣慰的是，我只说了自己的需求和标准，具体实现路径交给团队，完成后基本上不需要复工。”

为什么选择飞书？

事实上，中国大部分公司都和鑫有上房以及澎思科技一样，还处在摸索远程协作的阶段，而疫情让一切都加速了。多数公司已经意识到，微信不适用于工作场景，选择一个有针对性的办公协同平台是有必要的。选平台的依据，则是公司想传达的管理理念。 “虽然鑫有上房是在传统行业，但我希望工作方式对标互联网行业。” 王晓梅说，“我觉得公司和员工的关系是协同，双方是合作伙伴。” 2015 年成立之后，鑫有上房好几年时间都在落实物业管理数字化和移动化。一些年纪比较大的一线员工，甚至要从教他们使用智能手机开始。2019 年，数字化和移动化的工作基本完成，王晓梅又开始寻找办公协同平台。她征询了多方意见，市场上主流的产品如钉钉、企业微信和飞书都评估过，最终选择了飞书。 王晓梅告诉 PingWest 品玩：“钉钉侧重于自上而下的管理，我其实不太想老管着员工，而是更希望他们发挥自己的主观能动性。飞书的整体设计以协作为核心，比较适合我们。” 从钉钉迁移到飞书的实视信息技术有限公司，对两个平台理念的区别感受更深。实视是一家初创公司，通过开发混合现实通讯技术，帮助工业领域的公司进行远程诊断和协同， “钉钉更适合有固定流程的公司，能保证自上而下有效地传达信息。加上钉钉强大的 OA 能力，如果能很好地部署规则，老板就可以很好掌握企业一切动态。” 实视联合创始人刘宏宇说，“而实视是一个 20 多人，但分布在 5 个城市的敏捷开发软件团队，更强调开发人员的主观能动性和互动沟通。” 之前，他们使用钉钉作为工作沟通平台，接入了很多第三方插件帮助任务在不同部门、不同人之间流转。“后来我们看到了飞书，感觉完全是给敏捷开发团队设计的。” 刘宏宇告诉 PingWest 品玩，“具体而言，飞书产品设计更加一体化，其设计理念和落地功能，均以文档及任务协同为核心，形成灵活的协同工作流，而不是简单地堆叠很多复杂功能。” 2020 年 1 月 1 日，实视正式从钉钉迁移到了飞书。“一开始我们只是把飞书当成云盘使用，大家更多还是面对面办公。” 刘宏宇说，“后来赶上疫情，不得不完全依赖飞书进行远程协作。” 拿开会举例子，原来实视团队更习惯于面对面开会，会后也没有形成会议纪要。疫情期，开会只能完全通过音视频进行。在开会方式上，实视借鉴了字节跳动内部流行的 “飞阅会”（即默读会），开会前有书面的准备文档，开会后有跟进的 To Do List（待办清单）。 文档完全在线化也是疫情期养成的习惯。原来有的同事还是会把文件放在电脑本地，需要分享时就用微信或飞书传输。疫情期，实视在内部出台了一些规则，禁止在聊天中传输文件，要善用飞书的在线文档功能。 “虽然从功能上来说，其他综合类办公工具也很齐全，但是都太模块化了，多是对接第三方的方案，使用起来不够流畅，没有愉悦感。就拿在线文档举例，团队在文档上所做的批注和任务等信息不能与平台本身的即时通讯功能打通。” 刘宏宇说，“‘打造高效愉悦的办公平台’，飞书这句话我特别赞同。我认为创业和创新本身是愉悦的，所以希望使用的工具也能带来愉悦感。” 刘宏宇还特别提到飞书新推出的 “线上办公室”。这个功能正是远程协作实践的产物：飞书团队大年初五（1 月 29 日）临时决定研发的，只用了五天时间远程开发就正式上线。 区别于音频会议，线上办公室没有特定议题和参会人员，可以一直处于启用状态，团队成员随时加入、离开或静音，有问题就通过语音 “喊一嘴”，仿佛处于真实的线下办公场景。 “有的公司不知道大家是在睡觉还是起来工作了，所以让员工打开像头进行监控，不是很人性化。” 刘宏宇说，“飞书完美地解决了这个问题，‘线上办公室’不要求打开摄像头，但又保证了大家准时上班。保持协同效率的同时，最大化地考虑了使用场景及个人隐私，我觉得这个度掌握的非常好。” 即使和国外一些软件比，飞书也有其自身的优势。思码逸市场负责人李羽告诉 PingWest 品玩：“我们之前用过的办公软件大概有十多种，国外的诸如 Monday、Skype、Slack，国内的比如钉钉、企业微信、石墨。所有这些都用过后，我们选出钉钉、企业微信和飞书，让全公司员工进行投票。凭借着实时翻译、话题引用和日历等功能，飞书最终胜出。” ▲思码逸最终选择了飞书作为工作协同平台 和前面提到的公司不同，思码逸本身就是一个成熟的远程协同团队。作为一家帮企业提升工程效率的深度代码分析公司，他们的员工分布在全球各地。 “飞书最初是字节跳动内部使用的协同工具，字节跳动也是一家在国内外国都有员工的公司。” 李羽说，“很多跨语言跨地区远程办公的细节，都经过了很好的打磨，相当于有人帮我们测试了工具。”

疫情之后

飞书带来的改变不止协作方式，更深入到公司治理层面。 “我一直很想在实视内部采用 OKR，2019 年 10 月份尝试部署，但至今还停留在 Excel 和例会的口号上面，没有办法很好地传递到一线员工。” 刘宏宇说，“飞书开放 OKR 工具是一次很好的创新，对我们来说是利好。” 刘宏宇提到的开放 OKR 工具，也是飞书区别于传统 OA 及办公管理平台核心功能之一。 OKR 全称 Objectives and Key Result（目标和关键成果），被英特尔、Google 和 Facebook 等企业所采用，也是字节跳动核心的管理方式。和 KPI（关键绩效指标）相比，OKR 更加强调目标的统一而不是绩效考核，要求员工有一定自我驱动力，以及分解问题解决问题的能力。 澎思科技也在学习如何实践 OKR，马原认为 OKR 更适合科技类企业，如果公司希望员工能更有创造力，并且需要他们在业务一线做出一些判断，那 OKR 就能解放他们。 在马原看来，不管是工作协同还是 OKR，都是探索最先进生产关系的一部分：“难得看见一间公司在思考并且投入精力做这些东西。” 事实上，字节跳动自成立以来，就是一家对工具和效率特别重视的公司。在使用过各种 Slack、企业微信和钉钉各种工具后，2016 年底字节跳动决定开始自研飞书。经过几年时间的内部使用，飞书在 2019 年开始对外提供服务。 如上所述，中国大部分公司还处在摸索远程协作的阶段，而疫情让一切都加速了。“这次疫情确实让远程办公变得更加迫切，飞书的用户量也有所增长。” 负责飞书的字节跳动副总裁谢欣说，“但飞书并不是单纯为远程办公而打造的，我们对于在线协同本身非常重视，所以希望能够因为疫情而快速地把线下的工作搬到线上去，让工作更高效。” 实视就是一个很好的例子，联合创始人刘宏宇说，这次养成的一些在线协同习惯，比如文档在线化和 “飞阅会”，疫情后还会继续贯彻下去。 图片来源 Unsplash *本文版权归“PingWest品玩”公众号所有，未经授权严禁转载。