职场细节控 ——邮件篇

1、外出或休假时务必设置"自动回复"：

说明自己预计回到办公室的时间，以及期间可以代为处理紧急事宜的人员联系方式。outlook邮箱可以设置公司内外邮件的不同回复哦。

2、邮件标题：

简明扼要表明主旨，回复邮件时根据实际情况修改标题，这可以大大节省收件人的理解、回复、分类时间，同时有利于日后检索。

认识1个名企的资深HR经理，好些邮件都不写标题！真不知道她是怎么想的......还有1个营销经理，将扫描仪发到邮箱上的文件直接转发给他人，也不修改邮件标题（例如就显示“scanner file 20160817”） ，看起来真是莫名其妙。

另外，即时很紧急，也尽量不要在标题上加很多个感叹号，不礼貌也不专业，电话打个招呼不是更有效果吗？

3、邮件收件人：

请求其他部门帮忙时，除了发给直接相关同事，还要抄送给自己上司和对方上司。

反过来，回复其他部门需求时，除了发给直接相关同事，千万不能忘记抄送自己上司，一方面是让上司知悉你已经完成，另一方面如果你的回复有问题上司也可以及时纠正。

不成文的规定：title越高的人，名字就应该排在最前面。

4、邮件发件人：

一般来说，公司的outlook邮箱会显示全名，这没有问题。

但私人邮箱（求职时应用最多），例如163、QQ邮箱，千万记得要调整昵称，奇奇怪怪的非主流名字叫人看了不要太尴尬哦。

5、邮件附件：

自己和他人都曾犯过忘记附上文件的尴尬，所以最好在写正文前首先做这一步。

文件太多，记得整合成一个压缩包。

文件太大，尽力修剪体积，因为对方的邮箱容量可能很小啊。

调整好文件的打印区域、横竖模式等，总之可以让收件人不用再浪费时间即可以最佳状态直接打印出来。

6、邮件正文：

形式上，避免密密麻麻花花绿绿一大段文字挤在一起，字体统一、分段分点会更清晰易读，重点强调文字则加粗、或用非黑色、或highlight。

内容上，如果是比较复杂的问题，在发送/回复邮件前先与相关人员进行充分的口头沟通，以避免一连串的re。

语气上，礼多人不怪，多用祈使请求句、同级更是要避免命令句。

7、邮件签名档：

自己的姓名（中文、英文或中英文兼有，视乎公司文化）、联系方式如邮寄地址、邮箱地址、座机、手机号码等；对待不同的群体还可以套用不同的签名档。

说了那么多，其实就是要时刻记得reader-friendly！