我的一张纸工作法——其实是3+1张纸

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为了高效工作,很多人都在琢磨各种工作方法,网络上的各种优秀工作方法更是比比皆是。

我个人比较赞成一元化管理,也就是说,只用一张纸、一只笔、一种方法。

就我个人的实践来看,方法越多心越乱。

根据GTD方法确实能完成不少工作,但不断地根据GTD要求吸收计划分解和执行也实在太令人疲惫——因为你不但花费了体力,还不断地消耗自己的脑力——不断地想着计划和执行。

我原来研究过番茄工作法、GTD、四象限以及其他各式各样的工作方法,还弄过各式各样的记笔记方法、知识管理方法,以及工作日志之类的东西,以及各类相应的APP。

就实践结果看,许多成形的优秀工作方法并不一定适合你。

象四象限法,基本上就是高级管理人员用的——就是那种带着秘书光用嘴不用手的阶层;番茄工作法适就于工作条线单一的职员——就是那种只负责一个条线工作的人;GTD法(内容基本是立即干、自己干、让别人干、不干四样儿)适用于部门经理——但得有个前提,就是除了你有一定的业务能力外,还得有一定的管理权力和一群基本技能合格的属下。这样你安排工作给属下才会按时完成。不然你想一想你安排属下要求一个小时完成,而属下回答你他不会干或者三天后才给你完成,你能怎么办?也只能自己干吧?

其实,工作方法最重要的是工作目的和工作思想(这题目有点大,就先不谈了)。

下面是所有工作方法的两个前提:

1、人的时间、精力和能力都是有限的,而且活动还要受空间限制。

这个限制条件告诉你,你能真正能干好干到位干得完美的事儿其实不会太多,因此,你必须做最重要的那几件事。

轻重缓急的标准来自于你的价值观和你的需求。

2、人真的一次只能干一件事。

年青的时候对工作很追求忙碌,总想凭着年青干更多的活。几十年下来,活儿确实干得不少,但仔细想来,有用的真不多。你只要想一想这么多年你是否比参加工作时进步了,就知道你到底浪费了多少宝贵的生命年华。(这时候你就知道什么叫少壮不努力老大徒伤悲了)。

精力太分散,眉毛胡子一把抓,不但让你干活毛躁,还会造成你的工作素质肤浅,只有广度没有深度——你只要自问一下,自己有什么精擅的业务层面就能回答这个问题了。人可以欺人却无法欺己。

这种类似万金油似的工作方法很能迷惑人也很耽误人,切记。

教训:人应该有所会有所不会。一技足以自立,唯多技人最苦。巧人是拙人的奴,基本上说的都是这个道理。

艺多不压身是可以的,但是你的生命年华全部被别的人或事牵制却没有自己的生活,就比较悲哀了。

我使用的是TODO列表工作法,一共需要3+1张纸。

1、先做个准备工作——主要是思想准备。

用个半天的时间(双休日最好),把你这辈子想做的、所有的、工作上、生活上等等所有的事儿都列出来,然后把不想干的、不好干的、不现实的、没用的事情统统划掉。

这个方法来自于GTD,用来清空你的大脑。但其实最大的用意是让你养成一种判断方法:不要在无价值的事情上浪费自己的生命,直接丢弃它。

这个方法使用一两次就行,日后向TODO列表上记事时,就可以直接将重要有价值的事情记上,其余的事儿直接忽略。

2、再做基础工作——就是前三张纸。

全部内容分三部分,其实是三张纸,贴在我对面的墙上(我是面对墙工作的)。

(1)时间事项。

这部分可以做成一张表,贴在你的对面墙上靠左边,一般是一周一换(其实就是周计划表)。

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这个表的主要作用是是将你一周的时间分块确定,也就是说,你能自由支配的时间就是那几个空白的时间段。

公司定的开会培训、与老婆看电影买菜什么的,如果你没有权力改,就只能按人家的时间表做了,其余的才是你的自主工作时间。

(2)常规事务。

这个事项是比较要紧的事项,也就是四象限里常说的不紧急但重要的事项,也是我们绝大多数人的本职工作。

我一般是按日、周、月、季、半年、一年的类型分的,单独列一张表,贴在我对面墙上正中间。

这是最重要的、变化较少的表(但内容也要随工作要求随时增添或减少)。

每天首先得看看这张表,该做什么工作了就赶紧列计划执行——有的工作有强烈的时间节点限制。

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(内容太长,这只是略图)

(3)TODO列表。

这是最常用的列表,一般贴在我对面墙上的右边。


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领导吩咐交办的、上级管理条线下发的、同级部室要求配合的、下属提出解决的,还有自己想做的……

各式各样的事全列在TODO清单上,随时增添或减少。

注意!这上面的TODO事项很多,但不是要求你一次全部办完的,因此,这其实只是个不断增减变化的计划列表。

首先需要在这张表上做的是,标好优先级!

这是最重要的要求——所有的事情,必须要有优先级。如果领导对你说各条线的事情全都重要,尽可别理他——他肯定是分不清哪个重要哪个不重要,才给你来个不讲理。

优先级的判断来自于你对本专业的掌控深度划分,有时也会按个人价值观取舍。

其次,在TODO事项上要标注好时间要求。这是绝大多数TODO事项的要求,要注意这一点。

另外要注意的是,有的时间限制其实只是上级的要求,看似紧急其实并没有那么紧急。这个分寸要自己把握。

TODO的基本格式是:事件。人物、时间、地点。优先级。

事件和优先级以及时间前面都说了,这里只提一下人物和地点。

人物指的是事项的发起人——谁交待的向谁汇报结果以及事项的涉及人——需要谁配合完成或领导审批签字; 地点指的是空间的变化——在办公室做还是下基层做还是外出做。

3、执行清单——后面的那一张纸。

嗯,到重点了,一元化管理其实指的是这一张纸。

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这是一张随身带的纸,上面是今天要做的事情(我主要用手写)——是每天早晨上班后从上面三张表里选出来的。每天干什么活儿主要看(kan,一声,看守的看。)着这张纸。

先看时间表,把时间定死的事项先列上;然后看常规事项表,将需要今天该干的事情列上——趁着有时间赶紧做,如果暂时没时间,就抽空赶紧做;最后看TODO表,挑需要干的或能干的几件事情列上——不要多,但至少要保证有一件重要的事项。其余的自便。

注意!!一次从TODO表内挑的事情不要太多!!

理由如下:从上班开始开始到下班为止,不断会有很多临时工作找你——除非你是集团总裁一把手。

我曾经毎周列表打算完成五件重要的事儿,到目前为止,最好的状态是完成了两件半,正常的是一件半或者是半件。

——你的时间基本不是你自己的……

你受控于领导、同事、下属以及客户,以及出其不意的其它人……

因此,你一定要留出足够的弹性时间来应付有用的、无用的人或事。

同时,也为自己保留一定的时间自由度,用来休息、读书以及偷一次懒……

---------------- 先来一条分割线,再说重点。---------------------

最重要事项:一切始于行动!

无论怎么列计划,你不起身干都是白扯!

执行力哪里来?动手!

—— 要是你懒散成性,那么就什么都别说了……

如何克服懒惰立即行动就不展开了,反正我就是起身开始第一步,然后就顺利了……

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4、日志

这一点算是附加。

如果你想做个有心人,且每日行有余力,建议每天写工作日志。

客观记事,尽量简短,不要谈感想发牢骚。

主要是三方面:今天干了什么?有什么经验教训?如何处理的?(明天做什么?)

每周自我总结一下,你会悟出很多道理来,也会心满意足地去度周末……

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