知道这些基本功，跟畏惧文档说拜拜

图片发自App

一心想从事技术的我，奈何第一份工作还是交给文职文秘，现在就分享一下我工作遇到的关于文档相关的头疼的问题吧～

使用软件：office2007(工作电脑版本较老，但实际操作大同小异)

简单操作

巧用开始选项卡中的“标题一、标题二、标题三”等区域

大家都知道一篇文档需要生成目录，然而你一个个的去设置是不是很麻烦？那么你用这些操作，将你要做几级标题的文字选择点击相应的标题便会在目录中出现，且若果合适，你不满意，你知道对其中一个标题进行修改，然后在标题格式出更新格式，那么整片文档相应的格式都会一起刷新

使用选择相似文本功能

对于别人发给你的文档，有些文字什么的根本不统一，但一次次的选有太过繁琐，此时选中你要修改的部分文字，右键，选择选择相似文本，然后进行你要的操作，速度不要太快，比你用格式刷快多了。

使用编号功能

还记得大学时期，对于编号一个个的输入，有时错开了又得再返修吗？而这编号功能真的解决一个序号的好功能，对于表格同样试用，主要是表格中有时并不居中，你可以选择编号，然后右键后选择段落，不用悬挂或前后多少字符，还不行，点击制表位，清楚字符，或输入0字符，然后统一刷格式即可，格式刷快捷键：ctrl +shift+v

使用插入页码功能

对每一页进行编码，常用格式为第*页，共*页，前一个*是插入>页码>页脚>普通格式2，自动更新的，后一个*需要你但到最后一个看是多少手动输入。值得提醒的是，所有目录封面等其他页面记得看正文是不是第一页。

若不是，则用到插入分页符功能，点击页面布局>分节符>下一页即可，一般普通视图下看不见，在另一种视图下会显示一个分节符出来，此时你再找到页码设置格式设置为起始页为1即可。

同时你若要横纵页面交替也是用这分页符隔开

进阶操作

使用插入题注，使用引文操作

这个真的是解决图、表编号的利器，虽然你可以用编号项修改编号格式给图编号，但还真不如这个功能。插入>题注>出现一个窗口，如果是给图编号，你选图，然后下方一栏是否出现文字打钩是，如果图编号要有章节号，那么也可以选择，如果没有你要的，你新建一个即可。

然后，你在文中如果有的地方要写如图几所示的时候，你就用使用引文操作，选择插入文字和编号，文本中按住ctrl键点击此处还会跳转

使用录制宏功能

这个使用的人很少，但却真的很好用，是批量处理的神操作，比如一篇文章有很多表格，而每个表格我都要设置一遍，这烦不烦？而此时你若提前录制好一个宏，然后设置了对应的快捷键，那速度真的不要太快。我一般会把我最常用的功能录制成宏，不过提醒的是，录宏设置的快捷键不要同软件自带的冲突，否则不可逆反。

修改页面、页脚、页边距距离

有时你的文档只有一行字孤单单占一页，是不是看着很有强迫症？这是你只要在也页面布局处，点击页边距，自定义页边距输入数值即可，一般我用上下右2厘米，左2.8厘米，因为左边用来装订。

页眉页脚的距离，双击这两处，在设计卡中会出现一个距离框，输入你要的值即可。

巧用样式下的小三角

有时，你的页眉会出现一条横线，你怎么弄都弄不掉，此时你可以点击这个小三角找到页眉选项，修改，段落，边框，选择无即可，或双击页眉后按快捷键ctrl+shift+N，找便消失的无影无踪

输出pdf打印，不怕格式混乱

另存为，导出pdf即可，记得检查pdf的页面是否准确，有时引用了题注，导出时会错页的哟

辅助操作

自定义属于自己的工具栏

对于经常接触文档的，那么趁手的工具必不可少的，电子文件>选项>不记得哪个类目下了，反正就是可以自己增加或删除工具的地方，然后点一下一个在功能下方显示。

然后，就把你常用的工具，鼠标放上去，然后右键，选择添加到快速工具栏，这样你会觉得效率不一般的快。

护眼操作

觉得文档页面是白色刺眼，可以在页面设置处页面背景调成绿色哟。

文档结构图功能

对于文档很长很多，标题也很长很多，总是滑动滚轮是不是很烦，点击视图>勾选文档结构图，左侧便会出现类似目录的清单，然后你点击各个标题便能快速定位咯。同时，留意那个小倒三角，还能定位图表哟～

文档匹配

对于一份文档修改了，你自己也不记得了，用这个功能真的很详细的比较两份文档的不同之处

批注功能

这个一般对于两人相互交流的情况较好用，但记得正式打印文档时删除

附加一点Excel的问题

多个工作表如何输出

另存为或输出为pdf，点更多选项，选择整个工作簿

如何使每页显示同一个标题

找到打印标题功能。找到顶端标题行，选择你要在每页出现的标题单元格，点击确认即可

如何设置页码

找到打印标题功能，找到页眉页脚栏目，可以使用已用的格式，也可以自定义

用可以改变的序号

在要编号的单元格输入“=row  ()-N，N 的大小取决于你要编号多少，和单元格在哪一行

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文|愚人9号