打造高效的OmniFocus系统

发表于 22 Oct 2012
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本文来自 毒龙的程序人生 的投稿。
用OmniFocus实践GTD一年多了，今年5月份在上海参加了一次GTD演讲俱乐部活动，之前对于参考资料/将来也许/项目/上下文的设置、每周回顾如何高效地进行有一些困惑，参加演讲活动后，有朋友给出了很好的建议，特别是看到了这篇国外IT人的强文，然后开始改造我的OmniFocus系统，感觉现在的OmniFocus系统更加清晰、方便管理，关键是更容易进行每周回顾。主要来说，是更充分地利用了项目文件夹Project Folder，上下文Context，单一行动Single Action，透视Perspective等功能，制定了每周回顾Review检查表，从而使OmniFocus系统更加的高效。
一、项目文件夹Project Folder
在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多个Project放在一起，实际上可以使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，用这种方法将所有项目归类后，项目更有条理，每周回顾也就显得更有条理了。一个人在工作、生活中有许多的职责范围，我当前的项目文件夹是这样的：

杂事：这个是OmniFocus安装后自带的，可以随便修改名字，是一种Single Action，把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。
健康：身体是革命的本钱，必须要保持每天的锻炼，不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等，随着年龄的增大，对于健康也越来越重视。
高级程序员：作为一个IT人士，虽然现在软件项目管理的角色更多一些，但写代码的能力一直不能丢，C#和Objective-C是我现在的主要编程语言，在Windows和Mac之间来回折腾其乐无穷。
家庭（父亲/丈夫/亲人）：作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事，这里面事项不太多，我统一放在一起管理。
金钱：有些项目可能会带来额外的收入，放在这里管理，个人投资、理财的项目也放在这里。
项目负责人：在工作中要负责几个重要项目，这些项目要逐一管理起来，根据项目的复杂程度，里面还要细分出许多子项目来。
个人修炼：读书、提高时间管理水平、提高英语水平等等，放在这里。
朋友：与重要的朋友经常保持联系，这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友，现在感觉已经有2个了，其他的还不能确定。
室副主任：在工作中要承担一些管理角色，与项目负责人的职责不一样，这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。
业余爱好：一些业余爱好，比如打桥牌、下象棋等等，单独管理起来。
项目成员：在工作中还要在其它项目中承担部分工作，毕竟是为别人的项目服务，优先级设置得比较低。

用上面的办法后，可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来，当然有些职责并不一定非要分出个1、2、3来，只要感觉前5项更重要就行了。这种排列的顺序也保证了每周回顾时从上到下回顾一遍，重要的事情也是先考虑。
二、上下文Context
对于IT工作者来说，编程、思考和写一些较长的文档都需要专注，而且需要专注1小时以上才能收到理想的效果，所以需要把这类事情单独设置一个上下文。所以我的上下文是这样的：
专注（编程/写作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的时段安排给它；
浏览/查询/阅读：看书、查看网页、阅读资料等等不需要太多的脑力，毕竟现在网络已经无处不在，在手机上、iPad、办公室、家里都可以查阅；
打电话/发邮件/QQ：一般我用这三种方式联系他人，在action的标题中标明是打电话还是发邮件，使事项更具有可执行性；
办公室：有些事情必须在办公室才能做；
家：有些事情必须在家里解决；
疲劳/无聊时：脑子不转时还是可以做些事的，比如读些花边新闻、整理抽屉、备份资料、练习腹式呼吸、看看TED、看看博客等等；
会议/交谈：召开会议，向他人汇报，遇见某人时要交流的事情放在这里
跑腿/外出：在超市、书店、出差时
等待：委托给某人时把事情设置为这种状态，对于经常联系的人，可以设置一个专门的子项，比如老板、下属，不经常联系的人没必要专门设置一个子上下文，在标题中写清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申请报告”
将来也许：有些事暂时不能执行，设置为这种状态，与暂停的项目综合使用

三、参考资料/将来也许Someday/Maybe

个人修炼

有些action可以放在一个叫”参考资料”或“将来也许”的项目中，也可以把专门设置为这样名称的上下文，在一开始使用OminFocus时把这类东西设置成项目还是上下文是一个比较纠结的问题，现在的解决办法是：在每个职责Project Folder中，必须包含三项Single Action：xx目标、xx杂事和xx想法，在目标之后可以插入许多项目，在Omnifocus中可以拖动这些项目，使其一直按这种顺序排列，这种排列的顺序也是为了每周回顾而精心准备的。比如个人修炼：
个人修炼目标：设置为Single Action类型，把年度想要阅读的书、提高英语水平等的目标放在这里。用这种办法可以随时提醒自己在这个职责范围内的全年 目标是什么，每周回顾时都感觉正在朝着这个方向前进。
项目1、项目2、……：根据个人不同，每个职责之下还有一些项目，有些项目处于正在执行状态，有些项目处于hold状态。
个人修炼杂事：设置为Single Action类型，把一些与个人修炼有关的杂事，不需要每周回顾的事情放在这里，比如一些用来 培养习惯的周期性Action等等，这样也减轻了每周回顾时的压力。
个人修炼的想法：设置为Single Action类型，这个默认的状态是设置为暂停状态的，在 每周回顾的最后，根据本周的任务饱和情况，看看这里面的有些项目是否可以孵化出来，有些事情条件成熟了，可以着手开始了。

用了这种方法设置后，有些内容并不需要单独的设置为参考资料，设置为完成状态的杂事，就可以算是一种参考资料。毕竟大量的参考资料并不适合用OmniFocus来管理，用Evernote还是比较适合的。
四、透视功能Perspective
透视功能是OmniFocus中的高级功能，可以用于将某些上下文组合起来查询用，但我现在还没有使用。只用了一种“最近完成”的透视设置。

omnifocus-Perspective

实际上当你用Evernote记录了每天的时间日志后，这项透视功能也不需要了。
五、每周回顾Weekly Review
以前在进行 每周回顾的时候通常一个下午搞不定，现在用了上面的组织办法后，再加上每周回顾检查表后，通常能在1.5小时内完成。
回顾时要注意：确保是回顾，而不是做事，如果事情超过2分钟，就记下来，而不是完成它。

omnifocus-Weekly-Review

我当前的回顾检查表CheckList是这样的：
打开MacBook，同步OmniFocus
清空iPhone中的照片、GetIdeaZ、iPhone上的扫描仪软件、U盘，把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空
清空工作记录本
看Evernote中上周的主要内容，总结上周 工作（对重要项目还可以统计一下花费的时间），汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中。这项任务通常要用20-30分钟的时间。
看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动的
看看等待 清单，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？
点击每个职责Project Folder，回顾其中的每一个 项目（这项任务也比较费时）将已完成事项勾去。有时确实在忙于Do Action，有些完成的任务都忘了勾掉，每周回顾是一个非常好的时机。
修改某些action的标题，使它更具有可执行性
调整各个action之间的顺序，使其能够反应正确的Next Action
上下文是否合适？
需要调整重复周期？

回顾职责范围内的创意部分，这个就对应于每个职责里面的“xx想法”部分，根据下周任务的多少和时机是否成熟来定。
另外还听说有个触发清单，还不太理解。

经过上述的一番打造，OmniFocus已经成为我一个可以非常依赖的系统，有种心如止水的境界。每天看看日程表上的预测事项，这些通常是有严格时间要求的项，有些是提醒今天要开始着手某件事情了，有些是必须今天完成的；再看看加了特别标注的事项，这些事情是对于个人年度计划非常有影响的一个一个的子项；在选择事项时，看一下“上下文”，早晨精力充沛时就先做那些需要专注的事情，把QQ之类的干扰性的软件全部关掉，专注一小时之后，可以休息一下，活动一下，走动一下，执行几条不需要费脑力的任务，收收邮件、查阅资料等等，如果有精力可以再完成一项专注的任务，这种办法有点类似番茄工作法，只是时间上并没有严格的限制。下班了，主要是陪陪家人、锻炼身体、看书或查查资料。空闲的时候，随时整理一下INBOX，写上几笔时间日志，这样的一天就相当充实了。
周五下午如果没有其它安排，是一个每周回顾的时间，按照检查表执行完回顾任务后，感觉自己又朝着向往的目标前进了一步。总之，完美的系统也是一种辅助工具，它帮你在慢慢的执行过程中渐渐地找到人生目标，协助你充分利用时间，强化你的个人管理，不断地朝着自己设定的目标前进。