我们都知道,会议,是指人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动。
但凡经历过现代企业管理的人,对会议都不会陌生,所谓文山会海,除了在政府办公室出现,同样也是写字楼里上班狗的日常。
小到周例会、月度总结会,大到季度分析会、年度表彰大会,一年到头的所有工作,都围绕着大大小小的会议展开。
下面,根据个人经历,就“如何开一场无效的会议”展开分享。
第一招:千万不要通知会议时间
杀个措手不及,到点前2分钟联系参会人,保证一个个莫名其妙、呆头呆脑、身在会议室、心在遥远的他乡。
也不要预告结束时间,会议最好在饭点开始,最好于凌晨结束,然后免费请同事欣赏“凌晨4点的XX”,纷纷被自己的废寝忘食的奋斗形象感动。
第二招:千万不要明确会议主题
来,大家过来一起聊聊,就各自遇到的问题。
保证全场鸦雀无声。
保证全场心思各异:给小鞋要不要穿?有小辫子要不要揪?上次捅的篓的怎么补救?上次说的奖金什么时候兑现?
然后大家会发现,实在多虑。
这场会议跟你毫不相干,跟工作毫不相干,你也不必发言,张开耳朵摆在桌上就行,
当然记住,偶尔配合点点头还是有必要的,点头的时候,眼神记得一定要保持肯定。
第三招:千万不要以解决问题为目的
如果这场会议表明就事论事,那你就错了,无效的会议注定要黄。
看问题要看根本,看长远,分析为什么会出现问题,这个人为什么是这样的思维模式,跟成长环境有关吗?跟教育背景有关吗?价值观是什么时候、通过什么事情确立的?认知为什么会停留在这个层次?
重要的是过程分析,结果不是重点。
恭喜,无效会议圆满完成。
第四招:千万记得叫上大姑的表妹的儿子的同学的朋友
没有无关的旁观者,怎能开始一场无效会议呢?
不用参与执行,不用承担责任,逞一时口快,三言两语搅得会场七上八下,决策人拍不了板,主持人下不了台。
第五招:千万不要有会议记录,千万不要会后追踪
发现有人在写写划划,要迅速制止,听听就行,都是不成熟的想法,不能上纲上线。
发现竟然能写出有条有理的记录,那会很糟糕,会议会变得有效。
会后也不用追踪,大家压力不要太大,精力腾出来,多思考,多学习。
噢!漏!漏!漏!
瞎扯完了,不上干货会被骂:
1、凡是会议,必有准备
会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
2、凡是会议,必有主题
开会必须要有明确的会议目的,没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。
会议的主题,要事先通知与会人员。
3、凡是会议,必有纪律
开会设一名主持人,在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒。
4、凡是会议,会前必有议程
在会议之前明确清楚的会议议程,使参会人能了解会议的目的、时间、内容,能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。
每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。
5、凡是会议,必有结果
开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。
没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
6、凡是开会,必有训练
如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。
这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。
7、凡是开会,必须守时
设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。
如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
8、凡是开会,必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。
由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。
9、凡是散会,必有事后追踪
记住“散会不追踪,开会一场空”。
要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。
10、最后牢记三个简单却很有意义的公式:
①开会+不落实=零
②布置工作+不检查=零
③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实
Over.