团队管理 |巧妙利用Google Drive办公平台,进行免费的团队项目管理和思维导图分解协作

经常看小强文章的粉丝,一定会知道Google Drive是小强的云办公平台,因为它是在web端运行,不用在电脑上安装办公软件节省空间提高运行速度,而且功能超级强大,第三方插件应用也种类繁多,支持团队协作办公,比微软Office和苹果iWork小强觉得要强大n倍,谁用谁知道!今天先和各位分享两款最实用的Google Drive上可以团队协作的软件,分别是思维导图分解和项目管理规划。

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思维导图分解

思维导图绝对是职场人士应该要掌握的一项技能,很容易上手学会,但是使用范围广泛,做计划、会议/读书笔记、创意点子发散、出差举行规划等,只要涉及到项目分解就有思维导图的用武之地,可以帮助我们理清思路,做事更有逻辑条理,信息可视化,以前看起来一直拖延无从下手的项目也不再是一块硬骨头啦!

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MindMup(网址:https://www.mindmup.com),是支持Google Drive云办公平台上一款出色的免费开源第三方思维导图应用,相对于其他思维导图软件,支持协同办公和任务状态跟踪,当你制作好某项目企划方案后发给合作伙伴,对方可以在你的初稿基础上进行修改,添加意见备注、调整小分支甚至整个大分支内容。

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(友情提醒:点击图片看大图)

分享给合作伙伴的方式也比较多样,可以直接通过MindMup软件的“Share”分享按钮,生成HTML或图片在线查看链接或者嵌入到网页中。

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但是通过上述方法将思维导图发给合作伙伴们后只能进行查看,无法编辑修改进行协同工作。下面和各位介绍第二种免费更实用的Google Drive方法,点击MindMup软件的“Save”按钮,选择Google Drive即可。

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这样MindMup思维导图文件格式保存到你的Google Drive账号中,然后利用Google Drive平台不同的分享权限(查看/评论/编辑),就可以将文件分享出去并进行协同工作啦!

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项目管理企划

对于软件开发、建筑工程等项目,涉及的项目成员人数多,完成期限精确,有的项目周期长。为了按质按量按时给客户交付项目成果,项目负责人必须对项目资源进行合理调配,保证成员能够顺利协同工作,知道每个成员的进度,当有进度延迟时进行及时提醒。

项目负责人需利用专业项目管理软件来协助自己的工作,Office中可以另外安装Project软件,Google Drive中小强推荐Gantter第三方插件应用。(网址:https://www.smartapp.com/gantterforgoogledrive/#)

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Gantter作为一款在线项目管理工具,可以在更换电脑后也能继续之前工作,软件界面和微软Office Project很像,节省学习成本保留之前使用习惯,进行无缝对接,可以导入Project文件格式,通过Google Drive平台可以实时协作编辑,交流,插入

Google Drive中资料。

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Gantter软件内部“Share”按钮呈灰色无法使用状态,同样像MindMup一样保存到Google Drive后再分享出去。

然后在Google Drive中选中该文件,点击右上方的“分享”按钮,设置好“可编辑”权限发送给对应邮件接收方。这样项目成员收到该文件副本,保证每个成员的项目文件都是最新状态。

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小结

今天分享的两款免费Google Drive实用工具可以运用到工作中很多地方,除了方便提高自我工作效率外,巧妙利用Google Drive平台作为过渡还可以进行协同工作。


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