如何在忙乱的工作中 仍有条不紊

文/一只夏

办公桌上的资料已快堆成山了，今早进办公室列下今日待处理事项，把最重要紧急的标注出来，数了数已经好几条了。如果仅仅是事务性的操作，且中间没有突发情况处理，那我这一天也算是轻松有序了。然而，实际进展时总没有理想地那么美好，我们总会遇到各种特殊问题，各类紧急事件需当即处理，另外还夹杂其他七七八八的小事…在这样忙乱的状态下，如何还能有序地进行自己的安排，并在当天及时处理完必须类的工作呢？这也一直是我在工作中摸索的问题。

1. 心态。

我发现，往往在我心情最平静的时候处理事情效率最高，也最记得住事，可以紊然有序。我有个同事，做事永远风风火火，经常加班到很晚，似乎有忙不完的事。我观察了一下，他走路速度比我们谁都快，打字的声音也最响，啪嗒啪嗒的，跟客户打电话时也总是情绪高昂，我总觉得他有用不完的精力。表面看起来，觉着这人没什么问题，然而如果这天突然面临一件特别棘手的事或者突然被一个电话催进度到迫在眉睫，那么他开始变得不淡定了，打乱了他一天的节奏。他会就这件事絮絮叨叨好几遍，问他其他的事情他一定说是忙忘了，如果不是十万火急的事一定被他安排到底层，接着就是没音了。

平衡心态非常重要，往往起伏的情绪特别容易打乱一天的节奏。其实冷静下来想一想，那几个催命的电话并没有那么要命，那些迫在眉睫的事也没有那么窒息。真正我们能自己处理的事都不是什么急事，超出我们的权限范围的事我们也无能为力，干着急也没有用，想简单了，心情也就平复了。另外得好好琢磨，为何会演变成一件急事，或许说明前期的工作没有做到位，或者没有提前预料多种结果。这都是该深思的问题，可不是急一下子能解决的。

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2. 记事。

我有个习惯，工作时手边一定要放纸笔。如果事情比较多，一定会一一列下来。如果电话中有关键内容，也方便顺手记。好记性不如烂笔头。我的工作大多比较事务性，流程性，做得熟了自然就顺手了。但因为通常整个流程的周期比较长，而且针对不同的个体或群体，我需要整体性掌握各个进度，及时记录自然相当重要的。对于现阶段需同步进行的事务作重点标注，方便我及时处理。

有一个APP比较好用，叫Days Matter. 可以根据工作或者生活类别记录重要的事件，并计算所花费天数或作倒计时。这个软件比较适用我的工作内容，通过添加事件自动计算天数，可以方便我随时查询进度；添加未来的重要日子，到期自动提前提醒，就不耽误事儿～ 目前各App Store有许多好用的软件，可以合理利用。

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3. 合理安排、专注、时效

越是在忙的时候，越要专注处理手头上的事。集中精力对付一件事，一方面效率高，一方面自己比较能控制节奏。在列好待办清单之后，先拣出最紧急且可以快速解决的事先做，再挑重要且花费时间较长的作为主线拉长节奏来着手，期间可以处理些比较顺手简单的事，比如及时回复个邮件，接一个电话，回复一个讯息等。合理的安排是重要前提，保持做事节奏的同时讲究时效性，一天下来，会非常有成就感，没有多余的事情堆积拖到第二天，就会多出很多弹性时间处理临时事件了。

另外，忙碌时务必心无旁骛，我们总习惯在回复微信的时候点击朋友圈，有新消息顺便刷一下微博，习惯浏览网站的时候顺便阅读一则新闻等等，这点于我也还需修炼呢～

愿我们都能忙出一份心境，忙得得体，忙有所成～