吐个嘈:对markdown的支持真的是让我抓狂啊,我在haroopad(一个markdown编辑器)上写好的内容,到了这里竟然不支持。就让我任性一次,将包含markdown语法的原稿给大家看看,同时附上在我的为知笔记上显示的效果(图片形式,在文章末尾)。
## 写在前面
这不是规范,只是我使用邮件的总结。请根据实际情况考虑,我也想有万能的格式。
## 1. 所谓得体的邮件是什么样的?
* 将事情说明白
* 尽可能的简短
* 邮件易于检索
* 一封邮件只说一件事
* 无错别字和不通畅的地方
## 2. 写一封得体的邮件是怎么样做的?
### 标题
- 主题明确
> 在主题中明确我们想表达的意思。
> 若是交付资料,要说明是什么资料(稿件、名单、设计图之类)、什么版本(第一版、最终版等);
> 若是修改某样事物,要说明修改的对象是什么,修改的地方是哪里,原来是什么样子的,如果需要;
> 若是发起某个话题,那就要一句话概括该话题的内容,例如:关于XXX的讨论,关于XXX意见征集等。
- 关键词强调
> 可考虑在主题前面以实心方头括号(【】)加注关键词,让自己的邮件在视觉上和技术上都变得易于检索。
- 举些好的例子:
> 【建议】增加职场课程
> 【讨论】关于PPT网课学费意见征集
- 举些不好的例子(取材于我的收件箱):
> 张三(你是来介绍自己的吗?)
> 最终版(什么东东?)
### 正文
- 金字塔原则
> 目的明确,分层叙述,逐层展开.
> 事情的起因、经过以及可能的结果,保证对方在看到邮件后一目了然。在紧急的工作邮件中,如果顾虑太多,仍然用“尊敬的xx领导”一类的客套话起头,很可能会导致对方遗漏重要信息。我们应该以保证对方能够最快地了解邮件内容为重点。
- 用列表归纳观点或事情
> 将自己想要表达的观点或事情,以带序号的列表罗列出来,考虑到版式问题,有时候也可以用项目编号列表。
> 这种做法能够帮助收件人强化印象,也可以强迫自己理清思路。“我想说三点,一、二、三“比”这个、那个,还有这个,”要明确得多。建议尽可能把自己想要表达的观点或事实概括在7点以内。
>
> 此外,邮件如果有多个附件,不管是什么格式的附件,都请用“序号_文件名称”这样一种形式来命名。
> 这样做有一个好处:在后续的交流中可以用序号指代之前的观点、事实或附件,简洁且不会产生误解,还方便别人保存或转发。如果是大的附件,请使用靠谱的网盘,然后把文件的分享链接和密码在邮件里写清楚。
- 邮件格式
> 尽量使用纯文本格式
> 出于两种考虑:
> 1. 现在大部分工作者都是在手机上查收邮件,网络问题暂且不说,手机屏幕空间非常有限。如果邮件正文里嵌入图片或特殊样式,对方未必能够看到。
> 2. 现在没有哪个邮件客户端可以很好地支持 HTML 邮件,无论是在Android还是iphone,无论是网易闪电邮件还是QQ邮箱。图片、特殊格式的字体等等这些,在手机上看起来,多多少少都是有些问题:或者小到看不清,或者大到必须左右滑动才能看完一行字。但纯文本邮件就不是这样,它能够无障碍全平台兼容,在各种客户端中的显示界面也非常友好。
> 但是:
> * 纯文本邮件有一个几乎致命的问题:基本无视觉美感可言。而HTML格式邮件支持排版出非常好看的正文.
> 所以,请根据实际情况考虑用什么格式.如果你不知道怎么考虑,那么还是老老实实地用纯文本格式吧。
### 签名
签名档,主要用于让对方获取自己的其他联系方式,或让对方了解一些其他的信息(例如你会在什么时间内回复对方等)。
公司有统一要求的,这个自然是需要严格执行。但如果没有统一要求的,就需要设置一个固定的格式,包括:
- 个人姓名/英文名
- 所在部门/项目组
- 公司正式注册名称
- 公司地址
- 公司座机
- 公司传真
- 公司邮箱
- 公司官网
- 个人紧急联系方式
### 一些细节
1. 正确使用标点符号
一般情况只使用逗号、句号、顿号和冒号就够了。谨慎使用感叹号和疑问号,因为这两个符号根据阅读语境和个人的阅读理解能力有很大的关系,对方理解的意思不一定就是你想表达的意思。
如果你傻傻地分不清楚怎么使用哪些符号,OK,既然不能够做到规范,那就保证规律吧,比如你可以用英文句号代替中文句号,用顿号代替逗号……保证全文统一就可以了,避免对方看不明白符号的意义。这是最低要求了,不要让标点符号成为阅读障碍。
2. 手动换行与1.2的行间距
一个完整段落表达完成后,尽量手动空一行。不管在什么样的阅读设备中,段落之间若无空行,会导致密密麻麻的文字墙,给读者造成一种视觉上的压力,进而可能影响读者的理解能力。如果大家学习过PPT的设计,就会知道留白是一种美,它能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙,同时也减少视觉疲劳。
行间距一般在1.2或1.3就可以了,使用这个行间距的目的和手动空行的目的是一样的,都是减少视觉疲劳。另外再提醒两点:在段落中不以回车键换行;段首对齐,不用缩进。
3. 方便他人转发
不得不承认的是大部分人都有一种懒惰的天性,很可能别人随手就把你发的邮件转发给其他人。尤其是忙到没时间考虑给员工放假的领导们,他们常爱干这事。但即使是这样,作为员工,有些东西你必须替领导考虑好。例如写邮件,你发给领导的邮件要方便领导转发给其他人。
4. 邮件发送人显示名称
不知有多少人注意过发件人显示名称这个细节?我收过很多邮件,署名多是自己默认的QQ昵称,可我根本不知道对方是谁。在工作邮件中,这种情况要不得。显示的名称可以是自己的姓名,但最好是将自己所在的部门小组也说清楚,例如“扁平组-宁冷越”(为什么是扁平组,而不是立体组?这重要吗?haha~)
5. 强调
强调一般用粗体,不建议用斜体。谨记:过多的强调相当于没有强调。一般强调的地方不超过3处。
如果很想使用颜色块来强调,好吧,适度使用,一般用红色。若要用其他颜色,请在显眼的地方 ,给出你所使用颜色的标注。
### 推荐
+ 一本书
《金字塔原理》,巴巴拉·明托(Barbara Minto),旨在阐述写作过程的组织原理,提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。
如果你真的连静下心来阅读一本书的时间都没有,好吧,请戳这里:[冯唐≪老聃的金字塔原则≫](http://blog.sina.com.cn/s/blog_471facb1010000ed.html)
+ 一个软件
由于我用的是网易闪电邮,直接安利一下好了,使用体验还不错,功能对于一般的使用者足够了,也符合中国人的使用习惯。[下载链接](http://mail.163.com/html/client/)
+ 一句话
如果你有智慧,那么请表现出来;如果你缺少智慧,请拿出汗水——某知名公司标语牌。