沟通中的流水账

明天公司有个会务安排,今天需要完成的准备工作并不复杂,无非是分别来自4家公司的代表,在酒店会议室分别排好席位、订好住宿。可是,花的时间远超过预期,并且杂乱无章。究其原因,出现在流水账的邮件上。

沟通中的流水账_第1张图片
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会务组织者写邮件的初衷一定是想把前因后果、过程都表达清楚,并且知会相关联系人,因此发送抄送人数量都不少。结果,多方邮件是对一件事情需要讨论的,为了更清楚更详细,讨论邮件大部分都是全体回复,并且不断增加被抄送人和转发人。

当会务基本信息都基本确定后,组织者并没有对全部信息进行一个整合。结果,我这个会务实施者在一个小时内收到老板4封邮件,邮件是转发的来自各方的讨论过程邮件。

说到这里,就很清楚的知道过多时间花在哪里了。我不得不在所有邮件的讨论过程中找参会名单,翻遍所有发现三个大问题:第一,A公司报人数没有报名单;第二,B公司没有报与会者职务;第三,总参会人数已远超计划参加晚宴席位。这些问题的连锁反应导致席位卡排不出,晚宴安排又需要再讨论,一直在反复核对人数有没有点全,房间有没有漏掉....而且,最重要的是,在今天最终确认时发现,收邮件的关键人也并没有完全理解讨论的结果,说多都是泪吧,在发件人事无巨细的深情表达时,怎会想到对方只是匆匆浏览了一遍邮件呢?

沟通中的流水账_第2张图片
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我比较支持的做法是,对上司的邮件最好不需要汇报所有的工作清单,学会运用结构性思维或者金字塔原理,最多汇报三件你想分享或者需要行动的事情。如果一定需要用邮件多方讨论一个问题,那么阶段性呈现时,组织者最好用结构性思维或金字塔原理对事件进行最终结论的纪要。否则效率真的会抓狂。

返程路上,同事说对方因为没有会务经验,所以不会这样考虑。我感觉,还是个套路问题,不仅是在会务上。


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