原来这才是工作管理的正确姿势

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书籍介绍

你有没有渴望过这样一种状态:自己虽然整日事务缠身,却仍然能够保持头脑清晰,轻松自如地控制和处理一切。但现实生活却是被各种琐事弄得焦头烂额。那么接下来这本书就非常适合你,书名叫《搞定》。

作者是戴维·艾伦,他拥有20多年丰富的管理经验,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一,并且一直担任甲骨文公司、世界银行等企业的高级管理顾问。


简介

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这本书的所有方法都基于两个目的:

1.收集所有需要处理的事情,把他们置入一个独立于大脑意识,条理分明,可靠地系统中;

2.训练自己在获取任何输入信息的前期就进行分析和决策,以确保任何时候都拥有一套可以执行或重新协调的下一步计划;


焦虑是我们在职场常常有的情绪,我们明知道这种消极情绪对我们生活有着不好的影响,却仍然很难摆脱。这是因为我们没有弄清楚焦虑是什么,只是明白焦虑是种感觉,我们不喜欢焦虑,但是究其根本焦虑到底是什么,焦虑怎么来的,我们就很少去思考了。其实焦虑由于缺乏控制力,组织整理,以及缺少准备和行动不足造成的。

那么为什么焦虑在现代社会会如此普遍呢?原因的话有几下几点:

1.工作不再有清楚的界限

不像装箱搬运,耕耘劳作,你可以清楚知道自己工作是否完成。

你现在更可能遇到的工作是讨论开会是否透彻,文案是否动人,公司计划是否行之有效,现有的结构是否合理。

这些工作只要有足够的信息,几乎每件事情都可以做得更好,而在当今的世界,你可以获取的信息是无穷无尽的。所以你感觉你的工作怎么都做不好,做不完。

2.工作职责不断变化

要做什么,做多少,做到什么程度都没有一个客观衡量的标尺。比较明显的应该就是产品经理,无论大事小事杂事,只要和产品相关,就是你的事。

3.旧的模式和习惯已显得力不从心

因为你遇到困难,肯定说明你之前的行事方式方法和现今的工作不融合。

4.自上而下的思考行为存在执行困难。

现今主流社会思想是,关注价值观进而阐明意义,指明方向,但同时也带来更多复杂的情况。我们需要一套连贯一致的系统和工具,从大处着眼,从小处着手,有机融合在一起管理多个层面,必须化繁为简。


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心如止水

我们看动画片《功夫熊猫》,里面有个武道家的高深境界叫心如止水,这其实和焦虑是完全不同的一面,也是我们想要追求的。

不要过分关注,更不能不屑一顾。任何造成你反应过度和反应不足的事情都可能控制你,事情往往如此。

我们要怎么才能做到心如止水。

心,如,止水。波澜不惊。你要知道,任何没有找到应有位置和恰当存在方式的事务,都会盘踞在我们的脑海中,成为悬而未决的问题,不停地占用你的大脑,让你的思维受阻。这样我们根本做不到心如止水。

我们需要明白自己做什么,把事情堆放在一个可靠的外部客观体系中,把我们大脑腾出更多的空间做更多更有价值的事情。为什么这么说?

1.你的大脑效能是有限的,像储存记忆的功能可以分配到外界去完成,你的大脑真正价值是思考。

2.不断考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力,而这些往往只会使你更加焦虑和不安。


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横向管理

说了那么多,那么到底要怎么做?这里可以分为横向管理和竖向管理两种方法,我们先讲如何横向管理。

主要有五个步骤:

1.收集

百分百捕获一切未尽事宜,无论大小,轻重,缓急,待处理,待改进,等等一切事物都收集.

工具:工作篮,记事本,笔记本,录音设备,电子邮箱,便利贴都可以。工具够用就好。

把悬而未解的事情放在外在的客观系统中,而不是存储在你的大脑浪费大脑的空间。

好处:

A.有助于认清自己的工作量;

B.清楚自己的终点在哪;

C.不用为自己遗忘,多虑,焦虑感到不安;

(引子清单,公众号回复:搞定即可获得)


2.处理

做事情不需要花费很多心力,但是在决定做什么时候,却需要投入大量的精力.

做法:

A.丢掉你不再需要的一切;

B.完成所有用不了2分钟就能完成的事情;

C.把所有可以委托的事情委托出去;

D.为所有需要2分钟以上的事情标明提示信息,以提醒日后执行;

E.根据获取的信息,明确你目前较为重要的工作和任务;

原则:

A.首先处理重要事情;

B.一次一件事情;

C.不要把任何事情放回工作篮中;工作篮是一个处理问题的地点,而不是存储容器。

3.组织

拥有完善的组织整理系统,才会让你有精力去放眼更宏观的问题。

基本分类:

A.项目清单:一个完整而正确的项目清单,是让你视线从微观转至宏观的重要工具。

如何在清单中列出项目和子项目,这完全取决于你自己,你只要确保自己找到这些项目即可。

B.项目辅助清单

支持目前行动的辅助信息,比如:灵感的记录,笔记。

C.日程表的行动和信息

D.下一步清单:

我们以往会习惯使用日程表,但是作者更推崇的是“下一步行动”清单。

因为日程表有两个缺陷:1.日程表的任务是一天二十四小时内完成的,也就是说你在一天内要完成多项工作,这样并不够直观,会分散你的注意力,对其他工作内容弱化。2.日程表的任务安排很可能被突发事件打乱,也就是所谓计划赶不上变化。那么相比起来,“下一步行动”清单,更加灵活,和聚焦。

E.等待清单

F.参考资料:你的归档应该是一个方便快捷的数据库,它保存的应该是各种非行动形资料,而不是行动或项目的提示信息。如果资料纯粹是为了参考,那么唯一的问题是它所承载的信息与耗费的时间空间是否等值。

G.将来清单:是你生活最有意思,最激动人心,最有创造性的事情,比如买房,旅游,爱好,创意表达,公益活动,想做的事情。

好处:

A.组织的好处,这样你才会对清单充满信任,分门别类加以保存,无论是视觉上,形式上,还是心理上。

B.我不在乎复杂事物所呈现出来的简单表象,我追求隐藏在复杂现象背后的本质。我们必须努力达成化繁为简的境界。

核查清单:

我们对项目和行动要心中有数,而不是简单的泛泛而谈。我们常常可以简单分为这么几个区域:职业目标,服务,家庭,人际关系,公共事务,健康精力,财政资源,创造性表达(绘画,工艺)。核查清单功效显著,它使那些重要的工作不再给你带来忧虑。


4.回顾

有两个问题:

A.应该回顾那部分内容,安排在何时?

B.回顾应该怎么进行,间隔时长应该多久?

日常表每天都要回顾,有时候就是几秒钟的事情,就可以让你对今天的有个明确的预期。

每周回顾,收集任务,整理笔记,过往的日程,清空大脑,回顾项目清单,回顾下一步行动清单,回顾等待清单,回顾相关核查清单,回顾将来清单,回顾悬而未解的事物,辅助资料,收集奇思妙想的电子。工作上的好点子经常在非工作时间蹦出来,如果你不去留心记录,机会稍纵即逝。

思考是工作和生活的精髓,同时也是最难做的事情。帝国的创造者在争分夺秒地思索,其他人却在嬉戏。如果你不是自觉努力去自我指导的思维过程, 那么你就是向懒惰屈服让步,你将永远丧失控制自己生活的能力。


5.行动

每一个行动决策都是凭直觉作出的。问题在于如何希望这个选择是正确的,过渡到对它的正确性深信不疑。

当你需要处理的事情远远超过你的应付能力,你需要做的便是相信自己的直觉。

选择行动方案的三种方法

4个标准:

A.情境:在什么情况下;

B.有多少时间;

C.有多少精力;

D.事情又多重要;

3个分类方法

A.执行事前安排好的工作;

B.处理突发事情;

C.安排好自己的工作;

6层次检视工作:人生;3~5年的展望;1~2年的目标;责任范围内的任务;当前的项目/目标;目前的行动;


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纵向管理

纵向管理同样分五个步骤:

1.定义目标

为什么设立目标?

A.界定成功

你能及时庆祝自己取得任何一点进步,而不是等待一切变得完美无缺的时刻,这会不断支持鼓励你勇往向前。

B.建立决策标准

通常,作出一个艰难决策的唯一标准就是,回到目标上来。

C.调配资源

D.激发动机

E.阐述重点

F.拓展选择

如果你对自己的行为动机缺乏十足的把握,你就不可能尽力而为

简单清楚的目标和原则可以激发复杂而机智的行动,复杂繁琐的规则和条例将导致简单而愚昧的行动

2.展望结果

你的大脑能够勾勒出你想要的结果的画面,这才能激发你的更多更具体的行动,憧憬未来和脚踏实地间会让你的思维充满灵感。

结果和行动是紧密联系的,互相影响的,只有当你对预期的结果一清二楚的时候,才会有可能找出恰当的行动,只有你知道如何行动,结果和现状才能联系。

3.头脑风暴

没有什么事情比你只拥有一个想法更危险,他会使你一意孤行。获得一个好主意的最佳途径就是拥有许多想法,而人的思维又存在惰性,这就需要你不断强迫自己去思考。

常用工具:思维导图,集结法,仿制法,结网法,鱼骨法等。

原则:

A.不判断,不质疑,不评估,不批判:了解事情的本质的一个好方法就是了解其不可能的状况。

B.追求数量,放低质量

C.把分析组织的工作置于次要的地位

4.组织管理

这一步的关键是让你的大脑开始填补目标和现实的差距。

基本要点和重要步骤:

A.明确事件的重要组成部分

B.整理分类

C.构成因素

D.先后顺序

E.重要程度

F.足够详细的描述

5.明确下一步方案

你需要怎自己:具体做什么,是否认真对待,由谁负责,成功关键是什么,需要更多计划吗?

你需要计划到什么程度?

如果计划不能清晰明确,那么后续头脑风暴你需要想出更多的主意去应付多种可能性。

计划把你卷入工作中,你必须自己设法冲出来。

如果你不知道具体的下一步行动,那么现实和目标之间就留下一个潜在巨大的断层。

好处:

A.澄清问题;

B.明确职责;

C.提高效率

D.提升自己的能力;


其他

当你发现自己陷身一个黑洞时候,就应该立刻停止,绝不要继续挖了。

不要仅仅忙着做事情,而要站在旁边静静想一想。

焦虑和内疚并不是因为承担太多工作造成的,而是由于你撕毁了同自己的约定导致的。

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。尽早开始行动的秘诀是把复杂任务分解成易操作的小人物,然后立即实施其中一项内容。

最难做的事情就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去,但其中二者在思维层面要求是一样的。

最难做的事情就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去,但其中二者在思维层面要求是一样的。


总结一下,今天的书籍《搞定》,本书对于事务进行了横向管理和纵向管理两个维度进行划分。

横向管理的5个步骤:收集,处理,组织,回顾,行动。

纵向管理的5个步骤:定义目标,展望结果,头脑风暴,组织管理,明确下一步行动。

回复“搞定”即可获得文章的思维导图笔记。

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