第十四章 撰写商务英文书信

14.3

能够有效达到目的的商务信，不是“碰巧”产生的。

要妥善计划信的内容，你必须先找出是什么背景造成需要写这封信。

14.4

分析对方可能的反应和需要撰写的信件种类后，你就知道应该如何着手，如何安排信件的内容。

14.5

显然并没有绝对不变的规则，许多商务书信的主题和目的往往也跨越不同的种类。

14.9

每一封信的开头第一段都清楚地点明主旨，最后则以建议下一步结尾，这样对方就很清楚谁下一步该采取什么行动，或是事情是否已解决。

14.10

一封信只要到达收件人手中，就开始发挥其“大使”的角色，而不管信的内容计划得多好、写得多好，收信人还是会被信件的整体外观（甚至信封）所影响。

为了传达出恰当的“企业形象”，并从第一刻起就留下良好的印象，大部分的机构都会投入不少心血设计其产品包装与广告，而这一点也反映在公司信纸和文件的版面设计上。

不管你采用哪一种写信格式，务必前后一致。

信头要怎么设计，版面要怎么安排，取决于信纸的大小。

14.11

在商务信纸上，发件人的名称和地址通常都已事先印好，公司名称通常会采用更显眼的字体。

严格说来，一封商务信应该只处理一件事，因此写信人应该可以用一个简短清晰的标题点出其主旨，让收信人一看就知道这封信的主题，而且这样归档起来也更容易。

信的正文应以清晰简洁的英语撰写，分段和标点符号要正确。

14.12

不管你现在有没有机会跟秘书口授写信，或是录音口授写信，练习口授的技巧仍有助于你在录音机或语音信箱上留下清楚明确的留言，而且当然也有助于你使用语音输入的文字处理系统。

你还是要动脑思考，尤其是如果你把几个“标准段落”连接在一起，必须确定它们真的前后连贯，而且你没有让不适合的内容留在里面，也没有遗漏任何该说的内容。

一封商务书信，不管是要进行私人沟通或促销，它就是代表你、你的部门、你的专业领域】你的机构的大使。