不要让远程办公成为团队协作的绊脚石

　　在 ThoughtWorks，我们一直实践着远程优先的理念，正是因为有这样的理念，物理上的隔离并不意味着我在单打独斗。而本文正是想要与大家分享在远程协作，特别是远程会议中可能遇到的问题以及对应的解决方案。

　　作为一个以建立关系、促进团队协作、为客户交付成果为生的人，着实难以适应这突如其来被禁足的日子，预计这样的日子还将持续一段时间。令我深感欣慰的是，在 ThoughtWorks，我们一直实践着远程优先的理念，正是因为有这样的理念，物理上的隔离并不意味着我在单打独斗。而本文正是想要与大家分享在远程协作，特别是远程会议中可能遇到的问题以及对应的解决方案，这些方法或许很细节，甚至有些琐碎，但我相信其中的每一点都将使你受益。

　　通过视频会议进行沟通对我而言是再自然不过的工作方式。稳定的网络、效果良好的麦克风和耳机、清晰的视频画面、即时聊天工具、以及其他能够进行实时协作的工具，拥有合适的工具和工作习惯，帮助我们推动日常业务不断发展。现如今，能够将面对面的引导技能运用到虚拟世界中，令我十分激动。当然，相比于平时，这需要更强的纪律性，以便我们在远程协作时能够更加出色的完成工作，以增强远程协作的效能。

　　在远程和分布式的环境下，能够独自或者以结对的方式高效工作是一回事，而小组间的协作是另一回事，这其中的差异可以归结为遵循重要的原则以及运用新的技术。就如同学习任何新事物一样，一开始也许会觉得有些怪异，当这成为第二天性之后，你会发现你所付出的努力是完全值得的。

　　明确会议的目的。所有人都应当知道会议的目标 – 当人们知道会发生什么时，他们会感到更自在。

• 是否是为了讨论某个话题？
• 需要大家达成一致吗？请准备一个制定决策的计划。（例如，陈述这个决定，并让大家表决。）
• 是否需要大家共同献策？使用一个大家可以共同协作的工具。市场上有很多免费的工具，例如 Fun Retro。付费的工具有 Mural，甚至是 Google Sheet。
• 准备好会议章程，并确保大家知道谁来主持以及如何进行。

　　允许每个人都能表达他的观点。没有什么比在会议上插不上嘴更让人受挫。（我从 Center for Purposeful Leadership 学习到一些很棒的技巧）

• 请每个人打开摄像头
• 在大家进入“会议室”时打招呼（这不仅显得亲切，同时还能够测试大家的音频）
• 在会议开始时让每个人介绍自己的名字和所处的地方。这样既能为会议开场，又能抓住所有人的注意力
• 让大家轮流陈述有关某个特定话题的想法（在聊天窗口中列出发言顺序，详见下文“时间盒”）
• 偶尔允许人们进行自由讨论。我说“偶尔”，是因为会议常常自然而然的演变成自由讨论，这并不是不好，只是这不应变为会议的唯一形式

　　时间盒。非常有意思的是，当你对着视频中的人讲话时，你常常会觉得自己在表演《哈姆雷特》，念着自己的独白，而忘记了应当轮流进行简洁的发言。

• 为每个人的发言设置时间限制；人们在一两分钟甚至三十秒内表述的内容会让你惊讶。
• 可以使用有声音提示的计时器以示公正。不过没有必要对此过于紧张：当人们听见倒计时响起时，他们自然便知道该结束发言了。
• 切实的为你所需要讨论的话题规划好时间盒。当你需要更多时间的时候，你可以征求小组的意见。

　　合理使用聊天窗口。

• 对观点表示赞同
• 补充细节和重新措辞
• 有趣的笑话和双关语（有时这也会很有趣呢）

　　允许静默的空间。

• 在人们交谈中出现短暂的停顿是完全没有问题的，实际上，有许多出色的点子会在此时迸发。
• 如果需要，可以计划或者安排一个反思时刻。

　　这个观点可能会令你感到不悦 – 请将其他软件静音。当你正在进行视频会议的时候，你自然而然的会去查看邮件或者聊天内容。许多人甚至已经是“视频脸”的高手了，因此你能在假装参加会议的时候回应其他事情。请不要这么做！弄清楚现在需要做什么，让大家能够将注意力放在本次会议上。

• 有明确的目标和议程。
• 倾听他人 – 你也希望大家认真听你说话，同样的，他们的话语也可能启发你。
• 如果会议过长，请在中间适当的安排茶歇时间。

　　我正在计划一些治理类型的会议和工作坊，在过去，他们通常是面对面的形式，而现在则完全是线上的。如果你使用过一些非常棒的技巧，请与我分享。我将非常乐意采纳他们。

---

　　更多精彩洞见，请关注微信公众号 ThoughtWorks 洞见