时间都去哪儿了?——对一次工作不完美的思考

       题记:今天下午发生的一件事,是件很小很小的事,我都不知道值不值得写出来。但是晚上在我脑海里挥之不去,我认为它值得我好好反思、复盘和总结。通过这件事,我也明白时间管理不是一件简单的事,真正的高效,除了快速的执行力之外,更重要的使思维方式的改善和优化。

一、事件背景

今天下午快下班的时候,接到大老板的电话,然后给我安排了一件很简单的工作,说是昨天给公司做包装的供应商到货30万条包装袋,实际已经入库,但财务还没有做账,迅速给公司一家供应商付款十万元,让我快速走一下财务流程,并跟主管领导沟通,我欣然受命。

可是到下班时,我没完成这件事,出纳提前下班了,但我接到任务的时候,还没有离开公司。财务总监未签字,主要理由是要先提供发票,并要在财务上确认供应商的货入库后才能签字,要明天上午才能办,因此,这项任务没有按时完成,虽然没有挨批评,但是让我心里很不舒服。

按照公司付款操作流程,要付款必须填付款申请单,附上需要付款的说明文件或复印件如合同、入库单等。同时填写的付款申请单上要主管领导签字、财务总监签字、总经理签字,这样出纳才会付款,最后客户确认。

因此,要完成这项工作,涉及到这些人和步骤:

1、总办(要迅速找到供应商的合同并复印一份);

2、仓储部(确认开具入库单);

3、财务会计(根据仓储部入库单在财务系统入账);

4、填写付款申请单(快速找到供应商的单位名称、联系电话、银行账号和开户行);

5、主管领导审核(直接领导,营销副总);

6、财务总监审核签字;

7、总经理审核签字;

8、出纳付款。

9、供应商确认收款。

二、我的错误做法和当时的具体情形

1、先到仓库找仓库主管,拿到包装入库单(具体情形是仓库主管不在仓库,刚从外面回来);

2、到总办让文员找客户合同并复印(文员已经收拾好东西准备下班了);

3、寻找客户的账户信息,开始填写付款申请单;

4、因主管领导出差了,打电话向主管领导申请,得到批准;

5、拿着粘贴好的付款申请单、入库单、合同到财务部找财务会计确认入库,此时发现出纳已经下班了,财务会计正准备去食堂吃饭,财务总监到食堂吃饭去了。

于是,这件事儿就卡在这儿了。

三、对这件事的复盘和正确做法

从整个事件来看,如果在平时,这个流程和做法是没有问题的,但我忽略了一个问题,就是时间。当时估计大概还有十分钟左右要下班了,遗憾的是只能是估计了,因为当时我没有看时间,因此,也没有进行分析。这是关键问题。另外,在办理过程中,事项之间的优先级没有进行统筹考虑。

通过对这件事分析和复盘,我得出正确的操作办法应该是这样的:

1、先到财务部跟出纳、财务会计知会一声,有一个重要的单子要付款,并强调是老板亲自安排的。同时,询问财务会计,关于昨天30万条包装袋是否已经入账?确认是否需要找仓储部要入库单。(虽然确实还没有入账)

2、到总办告知文员,迅速找出供应商的合同,并复印一份。

3、填写付款申请单,同时打两个电话(必要是可以用免提,同时进行)第一个电话是打给仓库主管,确认主管的所在位置和入库单的开具情况。另一个电话是打给直接领导,沟通付款申请。

4、拿着填好的付款申请单,去总办拿合同复印件,去仓储部拿入库单,然后去财务会计那里

5、先让财务会计签字,确认包装袋已经入库,再找财务总监签字

6、最后找总经理签字,把付款申请单交给出纳。

有没有更合理的办法,请各位大咖、高手留言指点。

四、教训和启示

接受任务后,有一个很重要的环节没有做,那就是没有整体系统思考那些是主要矛盾,哪些是次要矛盾,哪些紧急,哪些关键,哪些耗时,哪些可以同时做,哪些可以授权委托给别人做,估算大致需要多长时间可次完成,以及如何配置时间资源。这个重要环节没有做,造成了后面的被动。

这个环节的忽视,本质上是思维意识的缺失。这个环节的思考是一个项目经理必须具备的思维能力。要改善这个问题,要从项目管理思维和结构化思维方面进行刻意训练。关键问题不是会不会做,而是在遇到这样的事的那一刹那,有没有这样的思想意识。这种意识除了跟经历经验有一定关系外,更重要的事需要通过不断优化形成一种习惯,这种习惯还要具备更新功能。

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