时间都去哪儿了？——对一次工作不完美的思考

       题记：今天下午发生的一件事，是件很小很小的事，我都不知道值不值得写出来。但是晚上在我脑海里挥之不去，我认为它值得我好好反思、复盘和总结。通过这件事，我也明白时间管理不是一件简单的事，真正的高效，除了快速的执行力之外，更重要的使思维方式的改善和优化。

一、事件背景

今天下午快下班的时候，接到大老板的电话，然后给我安排了一件很简单的工作，说是昨天给公司做包装的供应商到货30万条包装袋，实际已经入库，但财务还没有做账，迅速给公司一家供应商付款十万元，让我快速走一下财务流程，并跟主管领导沟通，我欣然受命。

可是到下班时，我没完成这件事，出纳提前下班了，但我接到任务的时候，还没有离开公司。财务总监未签字，主要理由是要先提供发票，并要在财务上确认供应商的货入库后才能签字，要明天上午才能办，因此，这项任务没有按时完成，虽然没有挨批评，但是让我心里很不舒服。

按照公司付款操作流程，要付款必须填付款申请单，附上需要付款的说明文件或复印件如合同、入库单等。同时填写的付款申请单上要主管领导签字、财务总监签字、总经理签字，这样出纳才会付款，最后客户确认。

因此，要完成这项工作，涉及到这些人和步骤：

1、总办（要迅速找到供应商的合同并复印一份）；

2、仓储部（确认开具入库单）；

3、财务会计（根据仓储部入库单在财务系统入账）；

4、填写付款申请单（快速找到供应商的单位名称、联系电话、银行账号和开户行）；

5、主管领导审核（直接领导，营销副总）；

6、财务总监审核签字；

7、总经理审核签字；

8、出纳付款。

9、供应商确认收款。

二、我的错误做法和当时的具体情形

1、先到仓库找仓库主管，拿到包装入库单（具体情形是仓库主管不在仓库，刚从外面回来）；

2、到总办让文员找客户合同并复印（文员已经收拾好东西准备下班了）；

3、寻找客户的账户信息，开始填写付款申请单；

4、因主管领导出差了，打电话向主管领导申请，得到批准；

5、拿着粘贴好的付款申请单、入库单、合同到财务部找财务会计确认入库，此时发现出纳已经下班了，财务会计正准备去食堂吃饭，财务总监到食堂吃饭去了。

于是，这件事儿就卡在这儿了。

三、对这件事的复盘和正确做法

从整个事件来看，如果在平时，这个流程和做法是没有问题的，但我忽略了一个问题，就是时间。当时估计大概还有十分钟左右要下班了，遗憾的是只能是估计了，因为当时我没有看时间，因此，也没有进行分析。这是关键问题。另外，在办理过程中，事项之间的优先级没有进行统筹考虑。

通过对这件事分析和复盘，我得出正确的操作办法应该是这样的：

1、先到财务部跟出纳、财务会计知会一声，有一个重要的单子要付款，并强调是老板亲自安排的。同时，询问财务会计，关于昨天30万条包装袋是否已经入账？确认是否需要找仓储部要入库单。（虽然确实还没有入账）

2、到总办告知文员，迅速找出供应商的合同，并复印一份。

3、填写付款申请单，同时打两个电话（必要是可以用免提，同时进行）第一个电话是打给仓库主管，确认主管的所在位置和入库单的开具情况。另一个电话是打给直接领导，沟通付款申请。

4、拿着填好的付款申请单，去总办拿合同复印件，去仓储部拿入库单，然后去财务会计那里

5、先让财务会计签字，确认包装袋已经入库，再找财务总监签字

6、最后找总经理签字，把付款申请单交给出纳。

有没有更合理的办法，请各位大咖、高手留言指点。

四、教训和启示

接受任务后，有一个很重要的环节没有做，那就是没有整体系统思考那些是主要矛盾，哪些是次要矛盾，哪些紧急，哪些关键，哪些耗时，哪些可以同时做，哪些可以授权委托给别人做，估算大致需要多长时间可次完成，以及如何配置时间资源。这个重要环节没有做，造成了后面的被动。

这个环节的忽视，本质上是思维意识的缺失。这个环节的思考是一个项目经理必须具备的思维能力。要改善这个问题，要从项目管理思维和结构化思维方面进行刻意训练。关键问题不是会不会做，而是在遇到这样的事的那一刹那，有没有这样的思想意识。这种意识除了跟经历经验有一定关系外，更重要的事需要通过不断优化形成一种习惯，这种习惯还要具备更新功能。