小团队在线协作的神器 - Tower

我跟无数人推荐过这个Tower.im这个在线协作工具。多团队、权限管理、App／网页／微信端同步、无限子任务、在线网盘、团队日程，基本上在线的小型团队协作需要的功能它都有，而且免费！

但是我发现这种协作工具并不是每个人都能够很快的上手，如果个人经常使用To do list类的工具，懂得一些简单的项目管理知识，上手都会很快。不过如果完全不懂我刚才说的那些都是啥意思（这样的人我还真遇到好多），就需要学习一下了。

首先，一些项目管理最基础的部分：人、时间、资源。有这些工作才可能进行，那这些在Tower里通过什么形式体现呢？

人：你自己作为团队一员，点击自己的页面可以看到自己被指派的任务，和日程。

在项目页面，也可以看到参加项目的成员。

Tower的项目成员页面

如果是团队管理员的话，还可以对团队不同的成员进行分组，设置其访问和编辑不同项目的权限。

还有最常用的，对具体任务指派负责人

时间：项目的推进通常采用时间节点的方式。

比如我们下周末要在某商场做一次推广活动，时间是周日下午三点。那么在这之前有多少任务呢？需要策划活动方案，跟场地方确认可行性，采购物料，现场工作人员任务分工，联系嘉宾或者演职人员，跟每个参与者确定现场流程以及相关联络人，确定进场时间，进场彩排，正式开始，撤场。这些任务环环相扣，其中任何一个环节出现问题都会对整个活动产生重大的影响。

这种需要短时间内协调多方的任务，时间的排期就显得格外重要，每一个任务后面设定截止日期，就会知道那些事是应该最先完成的了。

熟悉Tower这个项目其实是最好的教程

团队日历，也是一个非常好用的工具，工作中的重要节点和会议，都可以写在团队日历中，还可以通过iCalendar订阅，直接显示到我们的智能手机日历上。

资源：项目的执行需要各种各样的文件、以及碎片化的信息，我看到很多人在工作的时候，忙于不停的用U盘周转文件或者在微信里不停的翻聊天记录，好不容易翻到了，提示“文件过期”，然后只能给对方发个语音说：不好意思上次那个文件你再给我发一遍呗？哪个？就上次那个。。。

项目资料的整理是可以节约我们大量时间的，Tower的共享网盘以及协作编辑的文档，可以让每个人在上面找到他们需要了解的项目信息。共享盘之前存在容量限制，但是现在似乎开放了？我传过几次几百兆的PSD，暂时还没有遇到容量超限的问题。

到这里基本上能够理解整个工具是如何运转的了吧？另外再分享几个任务管理中的小技巧：

1. 把任务分解到具体的可执行项，具体到可以用具体的动词开头。比如“设计海报”、“测试付费流程”等等。
2. 暂时来不及具体处理的任务，先记下来。对于会议中产生的头脑风暴的想法，或者一个新项目，暂时还没有办法细化到具体的工作，可以先开个“讨论”做一个记录，有时间再做具体的调整。
3. SMART：Specific，Measurable、Attainable、Realistic、Time-based。
4. 尽量让别人看得懂。协作的任务管理跟个人的任务管理有所不同，每一个文件和每一个人任务都不仅仅是自己使用的，尽量写明每一个文件的用途和版本号，写明每一个任务的简略描述，方便团队的其他人，其实也是为自己节约时间，信息越透明，团队的效率就会越高。