【专升本】计算机之办公软件操作整理

word中

1. 邮件合并 ：录取通知书、 邀请函、 准考证号等均可以使用 word中邮件合并功能制作。

   1.创建数据源
   2.打开主文档。点击【邮件】选项卡中的“选择联系人”下拉列表选择“现有列表”
   3.将光标移动到需要修改数据源的地方，点击“插入合并域”
   4.点击“预览结果”无误，点击“完成并合并”即可

    

2.    生成目录：（包含目录页和正文页数不一样的情况）

   1.首先需要设计标题级文字，点击【开始】选项卡中的【样式】分别为标题设置样式
   2.将光标移动到正文前，点击【页面布局】选项卡下的【页面设置】中的“分隔符”下拉列表选择，下一页
   3.将光标移动到正文前，点击【引用】选项卡下【目录】点击【插入目录】则会，自动插入目标。

    

3. 查找与替换
    

   1.点击【开始】选项卡下的【编辑】组中的替换，弹出“查找和替换”对话框
   2.在“查找内容”输入框中输入“XXX”，在“替换为”输入框中输入"XXX"，点击“全部替换”

    

Excel中

1. 条件格式：将满足条件的单元格设置为特殊格式，为了突出显示某些数据。（eg:将班上学生的成绩不及格（<60 分）的突出显示，设置为红色字体等。）

   1.选定数据区域
   2.点击【开始】选项卡【样式】组中的【条件格式】
   3.点击下拉列表中的，【突出单元格规则】选择，小于，在输入框中输入，60，格式设置为红色，即可

2. 排序（将一组数据按一定的顺序排好。eg:将总分按照从高到低的顺序降序排列，若总分相同，则按照计算机降序排序。）

   1.选中数据区域
   2.点击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【排序】，将【主关键字】设置为总分，
   点击左上方添加【次要关键字】设置为【计算机】，【次序】设置为【降序】

    

3. 分类汇总：分门别类的分析或统计。（在分类汇总之前，必须先以分类字段作为主要关键字进行排序。eg:统计班上男女生总分最高的姓名。）

   1.选中数据区域
   2.点击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【排序】，【主关键字】设置为【性别】，【次序】为【降序】
   3.点击【数据】选项卡【分级显示】组中的【分类汇总】
   4.设置【分类字段】为性别，【汇总样式】为最大值，【选定汇总项】为总分，点击确定

    

4. 筛选：只显示满足条件的数据，不满足条件的数据将自动隐藏。（普通筛选，一次只能针对一个字段。）（eg1:只显示专业为“舞蹈”的学生信息。）

   1.选中数据区域
   2.点击【数据】选项卡【排序和筛选】中的【筛选】
   3.点击【专业】右下角出现的小三角，勾选【舞蹈】

   【自定义筛选】）
    

   步骤：
   ①在【数据】选项卡中选择-【筛选】，标题行各字段单元格右下角将出现小三角。
   ②单击“计算机”单元格的小三角，在弹出的对话框中，选择【数字筛选】-【介于】。
   ③ 在弹出的“自定义自动筛选”对话框中，设置相关值为“100”、“120”，单击确定。
   （注：【数字筛选】中，除了“介于”，还有：“大于”、“小于”、
   “等于”等。）

    

5. 数据透视表

   【数据透视表】
   1.点击【插入】选项卡的【数据透视表】
   2.打开“创建数据透视表”对话框，“选择数据列表范围”和“透视表放置的位置”
   3.显示“数据透视表字段列表”任务栏，将分类的字段分别拖入到数据透视表的“行标签”
   和“列标签”出将作为计数的任何字段拖入到“将值字段拖至此处”就完成了