程序员Email礼仪

背景

已被主管当面抱怨邮件3次,充满“怨气”和“不满”。 尽管,发邮件出发点是,“分享自己发现的坑”, “赶快review code,我要deliver”。 怎么会得到不一样的反馈 ?

引言

为什么要沟通? 用对方能接受的方式听懂、明白你的意思以及ta/他们需要的行为。好像跟领导力的核心一样一样的。 

工作中交流可分为:<按效率排序>
    Face-2-Face
    Voice 
    Email

体态、语态,语调是沟通的三要素。真实要素越少,时间效率越低,但也越简洁,广泛、继续。 

虽在外企,上级都是中国人;即使其他人都是美国人,Email是沟通,沟通就需要“察言观色”。 

Email中如何做到 ?

Email中的礼仪

Email时,只能透过文字来传达感受,因此在文字上的表达就更显得重要。Email时,有以下几点需要特别注意的:

内容简单明了

大多数的人在看邮件时,都不太有耐心,没有太多的时间,所以所要表达的内容,尽量简单扼要、条理分明,避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject),将主题于主旨内简要说明,最好不要超过15个字,更易让对方一目了然。

语意清楚:

写信是一门艺术。所谓戏法人人会变,只是各有巧妙不同。无论如何,字句的段落分明、语意的清楚连贯,避免跳跃性的思考,以免对方产生误解或摸不找头绪。

避免情绪化用词:

建议在情绪不好时不要写信,此时的语意的表达上可能会较激烈,可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候,再来写信,可能会比较好点。另外,因为每个人的背景不同,对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上,可能需要小心斟酌。

最小打扰

工作中Email主要为推进工作。推进工作中有步骤、有领导层级的差别。完成到,需要更高级领导的步骤,才CC他们。这是垫高领导的细节也是专业素养细节。
“不是长者,不是级别高者,别同时给多人祝酒”同样适用Email。

适当的引言:

在信件往返之间,保留适当的引言,有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话,则可能会造成对方的困扰。

记得署名:

对不同的收信对象,可能会有不同的署名。但无论如何,在信件最后署名,以表示对对方的尊重。

文法/错别字检查:

在邮件寄出前,最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件,更要特别注意。

注意 SendTo/CopyTo/BCC

总之,Email也是给别人的第一印象,第一印象一旦建立,要改变却需要几倍,更多的付出。可惜,这个时代节奏太快,很多时候就是一次的机会。

邮件loop有生命周期

小组的Email, 不好随意Forward。无论小组是2个人还是一个team。 Forward前要获得授意。 

工作,谈专业不谈自我!

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