时间管理 之 周计划

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以终为始


努力到无能为力,拼搏到感动自己。

本文建议阅读时间:慢慢品味,反复阅读


四代时间管理理论

第一代理论 着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。

第二代理论 强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

第三代理论 是目前正流行、讲究优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高效率。

第三代时间管理法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间绷得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外惊喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。

现在又有第四代理论出现。也是我们即将要学习的

与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。


别让琐事牵着鼻子走

使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看,我们对时间的使用不外乎以下四种。

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时间矩阵(柯维)

这张表告诉我们,紧急意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般来说接电话总要优先于私人工作。

他们不会让电话那头的人苦等,但却会让办公室里的人干坐着直等到他们打完一通长长的电话。

紧急之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣。却不一定重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。


第四代时间管理方法六标准


1.和谐一致

   个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。

2.平衡功能

   管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿其他方面的遗憾,但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、 孱弱的身体或性格上的缺失?

3.围绕中心

   理想的管理方法会鼓励并协助你,注重于虽不紧急却极重要的事。我认为,最有效的方法是以一星期为周期制定计划。一周7天中,每天各有不同的优先目标,但基本上7天一体,相互呼应。如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订立优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事。

4.以人为本

   个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为中心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。

5.灵活变通

   管理方法并非一成不变,视个人作风与需要而调整。

6.便于携带

   管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。


自我管理四步骤

如果能够以原则为基础,以第二类事务为生活中心,对一个星期内的事务进行具体安排,将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。

以第二类事务为中心的日程安排需要以下四大步骤

1.确认角色

第一步就是要写出自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题,那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体,你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色:丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿,大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶或者表堂兄弟姐妹等等。然后在写下自己在工作中的角色,列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情,还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。

你不必想的太复杂,好像在确立终身志向一样,只要考虑自己下一周的角色和任务,记下这七天时间里需要专注的领域即可。

举两个例子,总结不同的人在工作中生活中所扮演的一些不同的角色。

A(我):

1.作为个体

2.配偶

3.儿子

4.研发部 移动应用组负责人

B(他人举例):

1.个人成长

2.配偶

3.父母

4.房地产推销员

5.社区服务者

6.交响乐团董事

2.选择目标

第二步就是思考下一个周计划中每一角色下你最想做的一两件要事,作为你选定的目标。

这些目标中一定要有几个第二类事务,最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。即使你还没有撰写个人使命宣言,也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的,并为每个角色确立一个或两个目标。

                个人的奋斗目标→职责→具体任务

                                                       规划长期目标

3.安排进度

第三步是为每一项的目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言,那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天(或根据自己的信仰、生活方式、工作安排选择其他某个适当的时间)是进行个人思考和制定个人成长计划(包括周计划)的理想时间,因为这时候你有充足的时间思考、反省,寻求灵感,并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。

              职责→任务→计划(时间表、分配时间)

                                                      规划每周目标


如果你给自己定的目标之一是通过锻炼增强体质,那么就可以安排一周三到四天,每天一小时的锻炼,当然也可以每天锻炼,以确保达到既定目标。有写目标可能必须在工作时间完成,有些可能是其他时间,所以周计划比日计划好。

确认角色并制定目标后,你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子做了。或者将它列为一项重要活动,或者列为一个特别约会。你也不妨查看一下自己的年历或月历,看一下是否有什么事先定好的约会,并根据自己的既定目标确定这些约会是否重要。如果你决定履行这些约定,那么久为它们安排具体的时间,如果你认为它们无关紧要,那么取消好了。

这种以周为单位,以第二类事务为中心的日程表不仅能让你做到“要事第一”,还能让你有充分的自由和灵活性以应付突发事件,让你在必要的时候更改约会时间,让你从事一些联络感情和与他人交往的活动,让你享受到发自内心的乐趣。你会感觉很踏实,因为你知道自己已经安排好了一周的要务,照顾到了工作生活中的每一个重要领域。

4.每日调整

使用这种以第二类事务为中心的周计划之后,你就会发现原来的每日计划变成了每日调整,即根据突发事件、人际关机的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。


第四代个人管理理论的特点,在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾忌的便是自己。它比第三代理论高明之处在于:强调以原则为中心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。


第四代时间管理方法的优点

人们拒绝使用第三代时间管理方法,通常是因为不愿生活变得死板,缺乏灵活性,第三代管理时间的方法总是为了坚持原定的日程安排不顾及个人感受,与一个根本的原则相左,即不管什么时候,人总是比事情更重要。

第四代时间管理方法做到了充分尊重这个原则。同时,这种方法还认识到,就效用而不是效率而言,你首先要考虑的人就是你自己。它鼓励你将时间用于第二类事务,根据原则去认识你的生活,将你的生活建立在原则的基础上,明确表达出你的目标和价值观,精切用这些目标和价值观来指导自己的日常决定。

第四代自我管理的方法比之前的三代管理方法都要先进,这种先进性体现在以下五个重要的方面。

首先,它以原则为基础,切实地创造出一个核心模式,让你能够在一个更大的范围分配自己的时间,看清楚什么是真正重要的和有效的。

其次,它接受你内心良知的指导。这种方法让你有机会更好地安排自己的生活,并且最大限度地同你既定的价值观保持一致。同时,它也给你自由和变通,让你在牺牲既定日程安排,服从更重要的价值观的时候心平气和,不必内疚。

再次,这种方法确认了你的个人使命,包括价值观和长期目标。这样你在度过每一天的时候都用明确的目标和方向。

再次,这种方法帮助你明确自己的角色,平衡自己的生活中的各个方面。每个星期为自己每个关键角色确立要达到的目标,并做出具体的日程安排。

最后,这种方法以一个星期为单位计划生活(需要的时候可以对每天的安排作适当的调整),这让你拥有了更广阔的视野,不必局限于短暂的一天时间。通过审视自己的主要角色而让自己保持清醒,警察想到自己内心深处的价值观。

有一条主线贯穿这五个方面,那就是将人际关系和结果放在第一位,将时间放在第二位。


附图一张自己的周计划:

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周计划(软件:Teambittion团队协作工具)


感谢您的耐心观看,希望对您有帮助!

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再次感谢!

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