2017-08-09 电脑文件及桌面管理V1.0

一、电脑文档分类和整理

目标：

此图来自于“@沉默echo”

1.1 电脑盘符标准规划为：

此图来自于“@沉默echo”

1.2 文件夹结构（分级层次）科学化

原则：分类深度不宜超过三层，即文件夹-子文件夹-孙文件夹

此图来自于《图解整理术》

1.3 文件夹命名规则

1.3.1.1 文件夹分类方法一：按主题对文件夹进行分类

此图来自于《图解整理术》

1.3.1.2 文件夹分类方法二：按时间顺序对文件夹进行分类

此图来自于《图解整理术》

1.3.2.1 文件夹分类原则一：建立泛用性高的命名方法；

此图来自于《佐藤可士和的超级整理术》

1.3.2.2 文件夹分类原则二：统一文字种类和书写顺序及关键词

此图来自于《佐藤可士和的超级整理术》

此图来源于“@沉默echo”

在所有文件夹下面建立一个“暂存”文件夹，用于存储暂时不确定改把文件放到哪个文件夹的文件。在第二次清理时，删除那些仍然难以判断或不在需要的文件。

1.4 文件命名规则

1.4.1 公司文件命名规则

公司文档命名规则：公司简称-维度-文档名-日期-版本号

eg：如：KMC-咨询-质量控制-20090318-1.5，意思是KMC公司咨询业务单元质量控制文件，定稿于2009年3月18日，版本号位1.5。

1.4.2 公司项目文件命名规则

公司项目命名规则：年-项目号-客户名-项目名-日期-版本号

1.4.3 个人文件命名规则

个人文件命名规则：标题-机构（或作者）-分类（用途）-类型

eg:下载的德勤公司演示文稿的模版，是一个PPT文件，他的命名方式是“PPT模版-德勤-个人工具-ppt"，从分类的方法看，将ppt模版作为个人的工具，文件类型为ppt。

备注：以上1.4部分的内容来自于《你的知识需要管理》

另外一种命名方法

此图来源于“@沉默echo”

二、电脑桌面的分类和整理

2.1 在桌面新建文件夹

2.1.1在桌面建文件夹立一个“Inbox”的文件夹

作用：把所有接收的或不同下载工具下载的文件先全部放置到此文件夹。

2.1.2 在桌面建立一个“快捷键”文件夹

作用：存放所有经常需要使用的软件快捷键 

2.1.3 在桌面建立一个“待完成”和“已完成”的文件夹

作用：存放项目文件，文件夹名字按“01-项目号-客户名-项目名-日期”命名

三、电脑文件的整顿或清理（适用于电脑盘和桌面）

3.1 整顿理念

把有用户和无用的文件分开，再对无用的文件进行处理！

3.2 整顿步骤

1、对已经“已完成”的文件夹里的内容进行筛选。

2、将不再需要的文件进行清理。

3、需要保存的进行归档，归档的类型可以按照你的日常工作内容来划分。

此图来自于彭小六

3.3 清理标准

1、清理对象：一年以上未使用或过了保存期的文档

2、定期进行清理作业：将清理文档的时间安排到日程表里，确认新建文件的频率，一一个月或一周或一天的间隔进行清理。

3、对该不该删除拿不准时：在每个文件夹里设一个“暂存”文件夹，把对该不该删除拿不准的文件移到里面，这时，还可以用压缩文件的方法来减少容量。下次清理时删除那些仍然难以判断的或不再需要的文件。

3.4 清理的范围

1、电脑产生的临时文件。

如系统临时文件、IE缓存文件、回收站文件、Windows预读文件、Office的安装文件

此图来源于“@沉默echo”

3.5 清理频率

每日一清：删除不需要的临时文件，清空垃圾箱；

每周归档一次：把各种文件处理并归档；

四、清洁

此图来源于“@沉默echo”

此图来源于“@沉默echo”

五、素养（电脑文档管理的好处）

此图来源于“@沉默echo”

此图来源于“@沉默echo”

六、最大的问题

此图来源于“@沉默echo”

七、信念

此图来源于“@沉默echo”