如何应对突发事件和有效跟踪项目-83-W4

上周刚开始使用GTD清单系统时，遇到了两个问题。读完整本书后，结合自己实际应用的情况，我找到了一些解决问题的方法。

1 如何有效跟踪项目

（1）快速找到要做的项目

虽然书中说不要在清单中排出优先级，但我还是把项目清单中最重要的事情标记了高优先级。我并不是所有的项目都标记优先级，因为那也是很耗精力的事，而且我也认同书中所说的，事情的优先级是在不断变化的。只标出最重要的，可以让我在回顾时立即获得提示，我现在最应该做的是什么。

另外，我将一些需要等待他人的行动结果才能继续推进的项目标记为等待。这样在回顾项目清单时，可以直接跳过需等待的项目。更快速找到我现在能够去推动的项目。

（2）选择最重要的事情

书中讨论了“不再需要每日清单的原因”，并得出以下观点

依我看 ，日程表是一块神圣的领地 。一旦在那里标记了某个行动 ，你就必须在那个特定的时间完成 ，而在别的时间则根本不用考虑这个行动 。

于是我每天先完成当天日程表中的事，再去做项目清单上的事。可是经常会因为去处理突发事件，一整天也没有推进项目清单的事。而项目清单中往往有比日程表中更重要的事情，如果拖延下去，项目清单中的事会变成紧急的事，并且具有一定复杂度，这时就会让哇感到焦虑。

我回顾了日程表，事实上有些标记为特定日期要完成的事，并不一定就必须那天完成。我只是为了提醒自己那一天需要开始做那件事了。可我记在日程表上，我就会被那种完成当天所有事项的成就感诱惑，弱化了项目清单和其他清单中的任务。

现在我每天先确认日程表是否有重要紧急事项，如果没有，就去浏览项目清单，找到最重要的事情去执行。这样试了几天，不仅每天项目清单上的事项都有所进展，也能完成当天日程表中的事情。

2 如何应对突发事件

每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断 。注意力是确保解决问题的必要条件 。这么做的另一个好处是 ，即使你的处理过程被打断了 ，也不会出现一团乱麻的情况。

每次只处理一件事。很简单的规则，从前觉得真的做到太难了，因为总是有很多人很多事打断我。事实上，被打断再正常不过了，谁也不可能在真空环境下工作。可是并不是被打断了就一定要去处理另一件事。

面对突发事件，首先应用两分钟规则，如果这件事两分钟内就可以处理，无论其重要与否，都立即执行。执行完后立即回到当前事项。

其次，应用四标准法。

确定某一时刻行动的四个标准 ：情境 、有多少时间 、有多少精力和重要性 。

这里重点考虑时间和重要性两个因素。问问自己，这件事真的重要到紧急到要马上处理吗？当前事项还有多少时间可以完成呢？如果等到当前事项完成之后再去处理突发事件可以吗？如果可以，将突发事件记录到下一步行动中，然后继续处理当前事项。

之前总是一有突发事件立刻去处理，整日处于一种紧张而混乱的局面，实际上并不是因为打扰我的人太多，只是因为自己没有找到处理突发事件的正确方法。

参考书籍：《搞定：无压工作的艺术》 戴维·艾伦。中信出版社

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