晨读感悟：小邮件，大学问

第一次切身感受到写作影响到日常是发生在工作上。如何写好一封邮件，真是大学问。细细回想这些年犯过的不大不小的错：

1.邮件忘了写主题。

实习期给领导发周报，领导就“友善地”指出过这个问题。当时自己收到回复邮件时，真是异常的尴尬。

2.围绕“收件人”的各种囧事

由于收件人名字相近将发给A部门的邮件发给了B部门。一开始自己还没发现，以为对方在推脱责任，差点就在邮件上吵起来了。我还试过由于重名，把邮件发给另外一家公司了。幸好没有涉及到保密信息，但是免不了挨领导一顿教育。

收件人或抄送人里面漏了必要知会人员。这个情况往往是邮件点击发送后，后脊背一冷，马上就意识到有问题了。也比较好解决，就是再追一封邮件告知遗漏人员相关信息就好。

还有一种情况说不清为什么会出错，但是结果就出错了。那就是，对收件人的称呼使用错误。比如，收件人姓张，下笔写正文的时候就变成“李经理，你好！”这个确实只是个细节。我自己也曾收到这样称呼错误的邮件，心里是会有种不被尊重的感觉。

3.邮件正文的——要简洁

写邮件不是写小说，更不是裹脚布，越长越好，如果收件人看了十秒钟还不知道你要表达什么，这并不是一封合格的邮件。为什么是十秒？因为企业的员工每天都会收到很多的邮件，经理级别一天一百封以上的邮件很正常。这样的邮件量，而受限于阅读邮件只是日常工作的一个小部分，能给处理邮件的时间真的不多。

因而邮件适合按文章提纲的方式去写。首先明确邮件的目的，是咨询，是确认，是需要什么资料？期待的反馈是什么？想清楚了，列点一一写出。如果要表达的需求比较复杂，详细的说明可以做成附页，这样即使再复杂的邮件，正文都可以做到简明扼要。

有一点我们要注意的是，邮件具有时效性。这个时效性并不如新闻，要尽可能快，而是发出的邮件，我们对反馈有时间期待。这个时间最好在邮件末注明，比如“请在08/10前确认并回复”，这样写，对方就能明了自己的时间需求，如果对这个时间有异议，大家可以继续讨论达成一致意见。

邮件发出前，要抓一抓“臭虫”。无论是用五笔中文，还是拼音中文，无论是中文邮件还是英文邮件，我们都需要检查错别字。邮件是工作联络上的“外貌着装”，错别字就是衣服或脸上的“泥巴点”。尽可能以最好的状态与人打交道吧。

无论何时，切忌撤回邮件。邮箱一般有“撤回”功能，但是不要去用。为什么？因为说出去的话如泼出去的水，不可能收回。硬是要收回，大家的关注点都会集中在为什么要撤回邮件这件事上，而不是后来发出的“正确邮件”上了。同时，“撤回”这个动作会引起很多“美丽的遐想”。请务必谨慎。

感谢阅读！

猫小开

2017.08.09