财务模块 - 采购、接收、应付会计分录和功能认识

一、企业采购业务
采购业务是一般企业都会有的业务，主要包括请购、采购、接收、入库、发票、付款几个步骤。分别对应采购、库存、成本、应付以及总账模块。
Oracle是财务业务一体化的系统，只要录入了相应的业务，则会自动生成相应的财务信息。

1、采购接收
采购模块主要功能是帮助业务部门管理采购订单，控制采购流程，审批层次，在请购单、和采购订单录入审批阶段是不产生财务信息的。

现假设企业采购两批原材料，价格50*2=100元。企业当前的银行存款为100元，库存成本为0。

在采购订单接收时，实际上表示物料采购已既成事实，我们将因此产生一笔因采购产生的应计负债，同时记一笔帐到我们的采购接收帐户。
采购接收的会计分录为：
商品采购             DR 100￥
应付帐款-应付暂估 CR 100￥

商品采购和应付帐款-应付暂估都是中转科目，相关科目的余额变化如下：
科目                  初 发生    末
商品采购             0 +100   100￥
应付帐款-应付暂估 0 +100   100￥
入库和创建发票分录后，这两个科目余额将会结平为0。

这里为了更直观显示财务变化境况，而实时计算了各科目的余额，并同时假设所有科目的期初金额为0，这样做的目的仅仅是为了更好理解一些中转科目的余额变化情况，EBS实际业务中科目余额的变动都是要在子模块传送至总账，并过账以后才发生的。

具体的分录产生流程如下：
1) 接收事务处理器
采购接收以后会自动运行“接收事务处理器”。接收事务处理器会在rcv_receiving_sub_ledger中产生采购接收的会计分录。
11i和R12中都会在rcv_receiving_sub_ledger中产生分录，可以通过附件po_rcv_ledger.sql查询 。
这也就是我们“接收事务处理汇总”界面查看到的分录。
2) 传送总账
此时，R12中运行“创建会计科目 - 成本管理”请求，会产生子模块的会计分录，可以通过如下po_rcv_xla_ledger.sql查询 。
再提交“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”请求，则会插入分录信息至总账接口，则可以导入日记账过账。
注意：
11i中，采购接收在总账日记账中的来源是“Purchasing”，类别是“Receiving”；而在R12中，采购接收在总账日记账的来源为“Cost Management”，类别是“Receiving”。

2、交货入库
采购接收以后则可以进一步交货入库。同样会执行“接收事务处理器”，不过这一次做的事情更多，取成本（成本核算方式不同，取成本的逻辑亦不同），插入记录至mtl_material_transactions表等。
此时还不会立刻产生入库的分录，成本管理器运行以后，则会产生库存模块的分录, 将商品采购科目的余额转移至库存成本帐户。
同时，如果采用标准成本，采购价格和入库成本的不同则可能产生PPV（采购价格差异Purchase Price Variance）。假设物料的标准成本为80￥，分录如下：
库存商品成本  DR   80￥
PPV             DR   20￥
商品采购       CR   100￥
相关科目的余额变化如下：
科目            初        发生      末
库存商品成本 0         +80      80￥
PPV            0         +20      20￥
商品采购      100      -100      0￥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。

具体如何查询分录参考如下sql。
1） 子模块
所有的库存物料事务处理（包括采购收货、字库转移、组织间转移、销售发放等等）的会计分录信息都在mtl_transaction_accounts表中，采购收货的分录信息则可以如下查询po_rcv_inv_ledger.sql 。
同时，xla中的分录可以从如下sql查看po_rcv_inv_xla_ledger.sql 。
2） 总账
提交请求“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”，将子模块分录传送至总账。
此时总账将生成来源为je_source=’Cost Management’ and je_category=’Inventory‘的日记账分录。
到这里，东西已经买到并入库计入成本，接下来到付钱了。

3、应付发票
应付发票可以手工录入。与采购有关的发票需要通过匹配采购订单生成应付发票。根据采购项目的税码，会自动或手工产生税行。

如果收到的发票价格与采购价格有差异，还将产生IPV（发票价格差异Invoice Price Variance）。这里我们假设供应商给我们开出发票的价格为80￥，与我们的采购价格产生了20￥的IPV。税码为VAT17。
因此采购匹配的应付发票会计分录为：
应付帐款-应付暂估         DR    100￥
暂估与发票差异(IPV)      DR    -20￥
进项税                       DR     80*0.17￥
应付帐款-发票款           CR     93.6

相关科目的余额变化如下：
科目                         初        发生      余额
应付帐款-应付暂估       100       -100     0￥
暂估与发票差异(IPV)     0          -20      -20￥
进项税                      0          -13.6   -13.6￥（应交税费属于负债类科目）
应付帐款-发票款           0         +93.6    93.6￥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。同时，由于供应商开出的发票价格为80，存在-20的IPV，因此我们实际的应付账款为80+80*1.17=93.6。

1） 录入发票
AP发票的分配记录了所有应付暂估和预付款核销的科目，再加上应付发票本身的应付账款科目，此时可以如下查询分录ap_inv_ledger.sql 。
2） 创建会计分录
创建会计分录后，会在xla中产生分录信息，可以通过如下sql查询ap_inv_xla_ledger.sql
3） 传送总账
接下来，运行请求”将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source=’ Payables’ and je_category=’Purchase Invoices‘。

4、应付贷项通知单
应付贷项通知单与应付借项通知单与对应应收的概念并不等同，可以参照我之前的<<应收业务与会计分录>>文档。

应付贷项通知单：指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清
应付贷项通知单常用于做采购退货业务，发生采购退货业务后，在应付录入应付贷项通知单，同时匹配退货生成贷项通知单行。

为了更容易理解，我们结合整个退货流程来认识贷项通知单业务。
退货流程：
1) 接收->退货
假设我们交货后发现2批原材料中一批由于某种原因需要退货，通过接收->退货导航录入采购订单，执行退货业务。保存以后触发接收事务处理器，生成如下分录（与采购接收的分录方向恰恰相反）：
商品采购             CR    50￥
应付帐款-应付暂估 DR    50￥
冲减商品采购中转科目的余额，同时减少应付暂估中转科目的余额。相关科目的余额变化如下：
科目                   初       发生     余额
商品采购              0        -50      -50￥
应付帐款-应付暂估  0        -50      -50￥
以上分录可以通过前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查询。

同时，在成本管理器运行以后，退货产生库存成本变动的分录，如下（与采购接收入库的分录方向恰恰相反）：
库存商品成本        CR         40￥
PPV                   CR         10￥
商品采购             DR          50￥
减少库存成本和PPV，增加商品采购，相关科目的余额变化如下：
科目                  初          发生        余额
库存商品成本       80          -40         40￥
PPV                 20           -10         10￥
商品采购           -50          +50         0￥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。
以上分录可以通过前面的po_rcv_inv_ledger.sql 和po_rcv_inv_xla_ledger.sql 查询。

2) 贷项通知单匹配退货
通过应付款发票界面录入类型为贷项通知单的应付发票，然后通过匹配采购退货产生贷项通知单行。
对于采购退货业务的分录如下(与应收发票的分录方向恰恰相反)：
应付帐款-应付暂估            CR           50￥
暂估与发票差异(IPV)         CR          -10￥
进项税                          CR            40*0.17￥（应交税费属于负债类科目）
应付帐款-发票款               DR            93.6/2￥
相关科目的余额变化如下：
科目                            初           发生        余额
应付帐款-应付暂估          -50          +50          0￥
暂估与发票差异(IPV)       -20          +10         -10￥
进项税                        -13.6        +6.8        -6.8￥
应付帐款-发票款              93.6       -46.8        46.8￥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。
这样，退货的最终结果就是使库存成本和应付账款-发票款相应减少。
可以通过上面ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询贷项通知单有关的分录信息。

5、应付借项通知单
借项通知单，指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清。
我个人的理解是，应付借项通知单，适用于发票做错后的反冲。功能上它与贷项通知单基本相似。也可用于退货业务。在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框，通过采购系统选项控制是否启用。
付款
发票生成并验证通过以后，可以对发票进行付款。
可以在发票界面通过快速付款，付款界面录入人工付款，或者进行批付款对发票进行批量付款。批付款常应用于员工报销付款。
在付款界面，将蓝票（应付发票）和红票（贷项通知单）选入到同一个付款，先进行核销，再进行付款。

对发票付款，实际上就是用现金支付应付欠款，现金与应付款都减少，由于我们产生过退货业务，因此，产生分录如下：
应付帐款-发票款         DR      46.8￥
银行存款                  CR      46.8￥

相关科目的余额变化如下：
科目                        初       发生          余额
应付帐款-发票款         46.8     -46.8         0￥
银行存款                  100      -46.8         53.2￥

可以看到，经过各个阶段的业务流程，最终形成的分录实际上等效于如下分录，在企业仅上线财务而没上线业务模块的时候，需要手工做如下分录，由此可见，财务业务一体化提供了很大的便捷性：
库存商品成本             DR         40￥
PPV                        DR         10￥
IPV                         DR       -10￥
进项税                      DR        6.8￥
银行存款                   CR         46.8￥

最后，到月底，企业结账，手工做如下两笔分录调整IPV和PPV差异
1）
库存商品成本      DR      10￥
PPV                CR       10￥
2）
库存商品成本     CR       10￥
IPV                DR       10￥
调整后PPV和IPV分别结平为0。

1) 对发票付款
创建会计分录以后，可以通过如下sql查询到分录信息。ap_pay_xla_ledger.sql
2) 传送总账。
接下来，运行请求” 将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source=’ Payables’ and je_category=’ Payments ‘。

二、其他应付业务
其他应付业务，以及部分FA业务。
1、费用报表
费用报表是网上报销模块导入的一种类型的应付发票，当网上报销流程结束并审核通过后，可以通过请求“导入费用报表”导入应付发票。
除了与标准应付发票的科目有所不同。其他作用等同于标准应付发票。企业员工报销的分录通常如下：
员工报销科目          DR
其他应付款-报销      CR
具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。

2、手工应付发票
应付除了用于与采购模块集成外，还可以通过应付发票做些其他的杂项业务。记录些与采购无关的业务。
例如，企业招待客户时，员工张某代为支付客户招待费100元，为了之后偿还该员工供应商张某这100元，可以如下建应付发票：
直接用手工录入发票分配：招待费 100元；并指定负债帐户为：其他应付款。产生分录如下：
招待费             DR     100￥
其他应付款        CR     100￥

未上线网上报销模块时常常如上手工建立应付发票实现员工报销。

具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。

3、应付发票导入固定资产

应付发票可以成批增加为固定资产。有两种方式建立应付发票：
1） 直接定义固定资产型物料，其属性不可库存，并制定它的销售费用科目为固定资产中转科目。
该种类型物料接收、交货通常不会产生会计分录，然后通过应付发票匹配采购订单。这时候，应付发票的分录应为：
DR       固定资产中转
CR       应付帐款  
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
2） 手工录入应付发票，并指定发票分配科目为固定资产中转科目。它的分录同上（1）。

最后，在应付模块提交请求“创建成批增加”后，则可以在FA模块成批增加资产。最终过账后，会形成如下分录。
DR  固定资产
CR  固定资产中转
固定资产中转科目结清为0.
FA创建会计分录后，有关固定资产的分录信息，可以通过fa_add_derp_ledger.sql查询。

4、预付款发票

预付款发票可以用以核销标准发票，他与标准发票的分录有所不同，不过技术实现上是一样的。它的分录通常是：
DR   预付账款
CR   应付帐款
当核销时，他的分录为
DR   应付账款
CR   预付账款
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。

关于如何从总账追溯子模块，在另一个文档中已有描述，不再赘述。