搞定-无压工作的艺术

关于时间管理,这是一本鼻祖书籍《搞定》。作者戴维·艾伦,是世界上最具影响力的个人与组织效率思想家之一。根据30年的咨询经验和个人探索,提出GTD(Getting Things Done)自我管理方法。戴维因此被赞誉为提升工作效率方面的顶级思想家。

《搞定-无压工作的艺术》已在33个国家出版。全书通过三部分带领读者来到提升自我的策略宝库。这三部分是:通向从容之道、远离压力,提高效率和三个关键原则。

part 1  通向从容之道

通向从容之道,作者介绍了两种两种方法:

001  横向管理工作流程:

      职场人总是特别需要时间管理,李笑来老师认为:每个人的时间都是一天24小时,你管理不管理,时间对谁都是这样的公平。而我们真正需要管理的是人。

      横向管理工作流程介绍采用自下而上的方法--即从当前活动和任务的最底层入手处理事务。首先把工作清单详细的列出来,然后确定如何处理这些事情。

理清工作流程

• 这个行动两分钟之内能完成吗?

能,就立刻执行。

• 这个任务必须由我来完成吗?

是,归入日程表,设定完成时间点。

• 这个任务必须我来做,却不能马上做完?

加入延迟完成&下步行动清单。

002 纵向管理项目:

当你把全部精力聚焦在某个项目时,就是纵向管理。人的大脑在面对任何一项任务时,会使用自然计划法,需要经历5个步骤:

• 定义目标和原则
• 展望结果
• 头脑风暴/集思广益
• 组织整理
• 明确下一步的行动方案

以计划出去吃饭为例:按照自己的意愿外出吃饭,以加深朋友感情为目标,对餐厅的食物和服务为原则,结果是吃饭在宁静的环境下,朋友间谈心愉快,加深感情。在大脑中排列:联系朋友,选择餐厅,聊天内容,价位等等组织整理的工作,规划出具体流程,然后确定下一步的具体工作。

part 2 远离压力,提高效率

提高了工作效率必然远离了工作压力。书中介绍提高工作效率的方法

001 准备好一切工作中可能用到的工具,归拢外在的工作环境,无论办公区还是家中。

002 清空你的大脑,使用自下而上方法用最短的时间完成只有你可以完成的琐碎事务后,预留整段时间做最重要的事情。这样,你的大脑将不在受琐碎事务干扰,全神贯注。

提高处理事务效率的另一个方法就是把清单分类,同时使用纸质和电子邮件这样的事务管理软件,并且核查清单,对项目和行动做到心中有数。

对待2分钟内无法完成的任务,确立事务的先后顺序,轻重缓急。对待一天中的工作有“三分类法”:

• 执行事先安排好的工作
•处理突发事件

•安排自己的工作

对于突发事件,需要利用预留时间。时刻保持自己的平衡,提高工作效率。

part 3 三个关键原则

• 养成收集的习惯

    在与人交流过程中,如果你在接收信息,组织整理以及管理的过程中都做到无懈可击。自然会得到别人的信任,更重要的是给自己带来自信。当你习惯了收集,自然会体会收集带来的好处。

• 确定“下一步行动”

下一步行动是什么?拥有明确的下一步行动可以显著的提高你推动事务发展的能力,同时增强你的自信心和前瞻能力。

提出下一步行动可以帮助你摆脱困境,下一步行动可以在无意识下促进工作,激发更大的能力。

•  学会关注结果

人类一直在不断发现问题,解决问题。生活中存在两个问题,你知道目标和你不知道目标。对于你知道目标找到具体的办法。对于你不知道的就去找到目标。

找到目标是结果,具体办法就需要行动。集中精力关注结果,就会有具体行动的办法。

总结一下,GTD方法翻译过来是“把事情搞定”。横向管理任务,使用自下而上的方法,纵向管理具体的项目,使用自然计划法,坚持三个关键原则解除精神上的负担,把事情做好,只有轻松,才能高效。

管理时间的本质,是管理我们的心智和行动!

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