我在协会的那一年：开会其实没那么简单

好像地球人民都爱开会，对作为服务组织的协会来说，开会更是其工作的重要组成部分。开会谁不会呀，从小到大：班会、家长会、联谊会、研讨会、招聘大会.......参加的大大小小的会议简直多了去了。可是开会却真的没有那么简单。

（电话铃响......）
小洛：您好，这里是XXX行业协会。
电话：我是XXX的XX，邀请你们秘书长参加XXXX会议。
小洛：哦，请问具体的时间、地点。（同时记下XXX的XX、XXXX会议）
电话：时间是12月20日下周三，下午的2点整，在X酒店XX厅。
小洛：（快速记录）好的，请问会议是贵司组织的吗？本次会议的主要议题是什么？
电话：是我们组织的，主要是讨论海关进出口报关的流程和常见问题。
小洛：好的，我们可以邀请我们的会员企业免费参加吗？有没有人数限制？
电话：欢迎企业代表参加，每家企业1-2位吧，会场座位有限。
小洛：谢谢。另外请问我们秘书长参加本次活动要做什么准备吗？
电话：如果能做个简短的发言就最好了。
小洛：好的，谢谢您，我会向秘书长报告的，请问您的联系方式？方便和您联系。

如上述情景，被邀请开会是协会工作经常会遇到的。那么在接到会议邀约时，应注意：时间、地点、什么会议、谁组织的、邀请谁参加、会议议题是什么、需要准备什么，都是要问道的信息。在确认上述信息后，就可以向领导汇报了：

您好，秘书长。XXX的XX电话来邀请您参加他们组织的XXXX会议，时间是12月20日下周三，下午的2点整，在X酒店XX厅，主要是讨论海关进出口报关的流程和常见问题，并希望您能做个简短的发言。我们可以邀请咱们的会员企业一起免费参加，每个企业1-2位代表。

秘书长：小洛，咱们准备开个XX座谈会，你负责准备一下吧。
小洛：好的秘书长，请问会议的具体时间和地点定好了吗？
秘书长：就下周一上午吧，就在协会办公室吧。
小洛：好的秘书长，您看下周一上午9：30开始可以吗？
秘书长：可以。
小洛：在您看需要邀请那些企业呢？
秘书长：你去拟个10企业左右的名单吧，这次座谈会是谈XX问题的解决方案，找做这些产品的企业就行。
小洛：好的，需要邀请副总以上级别的企业领导吗？
秘书长：最好是副总以上了，如果是很熟悉这块儿的市场经理也可以。
小洛：好的秘书长，需要提前准备会议资料吗？
秘书长：资料我晚点儿发给你，打印一下。
小洛：好的，另外请问座谈会需要开全天还是半天？要准备茶歇吗？
秘书长：半天就行，准备点茶水、咖啡吧。

行业协会几乎每个月都会组织小型座谈会，其形式比较简单，同样需要确认：时间、地点、什么会议、邀请谁参加、会议议题是什么、需要准备什么。确认了上述信息，就可以向会员企业发出邀请了。但为方便工作，请制作一份报名回执，报名回执应包含参会人姓名、公司、职位、联系电话、邮箱等：

您好，我是XX协会的小洛。协会将于12月18日上午召开XX座谈会，特邀请贵司市场经理或副总及以上领导参加本次会议。详情如下：

会议名称：XX座谈会
时间：12月18日（下周一）上午9：30
地点：协会会议室（XX区XXX路XXX大厦6楼11室）
主要议题：针对XX问题解决方案的讨论。

请于本周四下班前填写并回传附件报名回执。
若有问题请随时联系，谢谢。

此外如果是举办评审会或其他需要邀请专家的会议，还应确定需邀请的专家人数、联系方式、是否要安排接送、外地专家的食宿、专家费等问题。