Excel操作技巧

1 快速选择Excel工作表

在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表即可（）。

2 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。

3 快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu/Programs/启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。

4 快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

5 给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

6 在Excel中选择整个单元格范围

在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。

7 快速移动/复制单元格

先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

8 快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

9 彻底清除单元格内容

先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

10 选择单元格

选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。

11 为工作表命名

为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。

12 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:/Windows/Application Data/Microsoft/Excel/XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:/Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 在Excel 2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

13 快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

14 选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。

15 快速查找

在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。

16、不使用方向键也可上下左右移 动所选定单元格

　　因工作需要，笔者在Excel多个单元格中输入大量文本，大家都知道，在Excel中，如果要选定已选定单元格右侧的单元格，可以按下方向键进行移 动，可为了节省时间，让操作的速度更高，可以按下Tab键，这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了，因为打字的时候两只手都在主键区上工作，如果要按方向键，则必须把右手腾出来，这样无疑会降低效率；

　　那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢？笔者经过试验发现，可以同时按下“Shift+Tab”组合键，这样所选定的单元格就会左移了。

　　上面我们知道了快速向左和向右移 动所选定单元格的方法，那向下选定单元格是按下“Enter”键，相同的道理，如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了，怎么样，这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。

　　17、选中包含超链接的单元格

　　在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址，默认状态下此单元格就会自动转化为超链接，用鼠标点击它就会打开超链接，这样一来，如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢？方法很简单，用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放，就可以选中它了。

　　18、持续显示单元格内的公式

　　在Excel中的单元格内任意输入一个公式，如=1+1，按下回车键，这时此单元格就会不再显示公式，而显示出计算结果2，可有的时候我们并不想马上看到结果，而是希望此单元格能继续显示出公式，如何解决这个问题呢？方法很简单，在单元格内输入公式之后，依次点击菜单栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”，这样就可以使公式继续保持原样；而如果想显示出公式计算结果时，可以再次点击“公式审核模式”即可。

　　19、快速计算出矩形对角线长度

　　已知矩形的长和宽，现要求计算它的对角线长度，用Excel就可以快速计算出答案。如何操作呢？
　设矩形长为X，宽为Y，对角线长度为Z，那么 ，从这个公式可以看出，要求出Z，有两个步骤。一，算出X的平方值和Y的平方值，并把它们相加；二，把第一步求出的值开方，所得出的数字就是Z。很明显，我们要使用到Excel中的两个函数，一个是计算某个数值的平方，即对数字进行幂运算；二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。

　　■返回给定数字的乘幂：POWER

　　POWER函数可以对数字进行乘幂运算，它的语法是：POWER(number,power)

　　其中Number是底数，可以为任意实数。

　　Power是指数，底数按该指数次幂乘方。

　　比如我们要求5的二次方，也就是平方，就可以在单元格内输入：“=POWER（5，2）”，即可得出答案25。

　　■返回给定数字的正平方根：SQRT

　　它的语法是：SQRT(number)

　　其中Number是要计算平方根的数。

　　比如我们要求出16的平方根，就可以在单元格中输入：“=SQRT(16)”，即可得出答案4。

　　知道了这两个函数的用法，我们就可以轻松的得出Z的值了。

　　先分别求出X和Y的平方，然后把它们相加，再相加得出的值开方，就可以得出答案。

　　如果你还是觉得这样的速度慢，还有更好的方法。下面介绍一个函数：SUMSQ

　　■返回参数的平方和：SUMSQ

　　它的语法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30个以内的数，用此函数可以求出它们的平方和，这样一来，只需输入X和Y的值，就可以求出它们的平方和了，再用SQRT函数一计算，最后Z值就可以求出。
最好的方法是只在一个单元格内输入函数，就可以求出最终的Z值。

　　上面介绍过了返回参数的平方和的函数：SUMSQ，假设X，Y的值分别是3和4，在一个单元格内输入SUMSQ（3，4），然后按Enter键，单元格内就会显示出数字25，这就是X和Y值的平方和，我们要算出25这个数的正平方根，就需要另外一个函数：SQRT，这样一来，函数SUMSQ成了函数SQRT的参数，这在Excel里面叫做嵌套函数，即某个函数成为另一个函数的参数，要想在一个单元格内输入X和Y的值，并求出Z值，经过笔者试验，是完全可行的，因为这里使用了嵌套函数。假设X和Y值分别为3和4，在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4))，并按下回车键，就可以马上得到Z值——5。输入此嵌套函数后，SUMSQ函数的参数3和4外边的小括号会变成绿色，而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化，这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。

　　有兴趣的读者可以亲自试一下，在Excel的任意一个单元格中，输入“=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意这里可以把X，Y换成任意两个正数，然后按一下回车键，就会得出Z值了。

　　另外说一下，Excel可以支持多级嵌套函数。

　　20、让数值完全或部分替换公式

　　在一个单元格任意输入一个公式，如=1+1，再按回车键，此单元格的值就是自动计算出是2，能不能把这个公式删除掉，而永久转换成数值呢？

　　就以1+1这个公式为例，我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法：先选中包含公式的单元格，然后点击“复制”，然后再点击“粘贴”，这时再点击 右侧的箭头，再点击“只有值”，这样一来，单元格中的公式就永久性转化为数值了。

　　如果已经执行了上面的步骤，又想把数值变回公式，该怎么办呢？方法很简单，点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。

　　有时候我们并不想把整个公式都转换为数值，而只是想把公式的一部分转换为数值，如何做呢？

　　先选中包含公式的单元格，然后在编辑栏 中，选定要转换为数值的部分，然后按下F9，再按回车，这个部分就转换为了数值，而不再是公式了。

　　21、去除“最近使用过的工作簿”列表

　　在Excel的“文件”菜单下，有几个最近编辑的工作簿，有时候我们不想让它显示出来，如何隐藏这些工作簿呢？

　　点击“工具”菜单中的“选项”，再弹出的对话框中点击“常规”选项卡，然后去除“最近使用的文件列表”前面的对勾。

　　如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目，可以先选中此复选框，然后在后面输入项数。

22、显示出包含公式的单元格
　在一个Excel 工作表中，有大量数据，这些数据有的是直接输入的，而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。

　　方法：先选中所有待选单元格，然后点击菜单“编辑”——“定位”，这时弹出“定位”对话框，点击“定位条件”，选中“公式”，再点击“确定”，这样一来，包含公式的单元格就会被显示出来。
23、简单方法移 动复制工具栏按钮

　　根据工作需要，我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移 动工具栏按钮，这是非常容易实现的，要想移 动工具栏按钮，可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮，把它移 动到其它位置。

　　而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。

　　这里要注意的是，移 动和复制工具栏按钮的时候，必须先按下“ALT”和“ALT+CTRL”组合键，然后再用鼠标进行拖动。

　　如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，怎么办呢？方法很简单，只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

　　24、用快捷键快速插入函数

　　在Excel中，如果想插入函数，可以使用快捷键“Shift+F3”，按下此组合键，就可以弹出“插入函数”对话框。