2018-20 ：当项目有多方参与时的一些注意事项

最近在工作中，又一次遇到了2年前的项目的同事打来电话，询问一些项目问题。
当时已经将所有的项目资料进行的留档保存,依然出现了接手的同事不清晰的情况。
并且，该同事的问题均在留档的资料中有体现。
所以我觉得项目的管理上一定是出现问题了。

经过简单了解，大致有以下两个原因：

1. 该同事并不知道有留档的资料存在。
2. 整体项目的过程管理等级跌落到了CMMI1的级别，即对项目人员有依赖性。

然后翻出一封好久之前写的邮件，虽然是针对一个项目有多方参与者的情况，
同样对于一个独立的项目组也有很好的借鉴意义。

各位同事：
大家好。

一周前，我参与进了XXXX项目组。
观察到，由于本次项目的特殊性，需要三个公司来共同协作。
    1.公司A
    2.公司B
    3.公司C

1.可能会遇到的问题
一般多家公司共事的项目，根据个人以往的经验。
极易出现下列的问题。
    1.信息沟通不及时
        （比如需求的变化设计人员和开发人员不知道，数据库的变化开发人员不知道等等）
    2.文件共享不整合
        （比如利用微信传文件，文件版本过久，某些文件无法追索）
    3.个人对自己的任务不清晰
         （比如设计人员虽然说了设计有变化，但是开发人员并没有反映到编码中去）
    4.“一锅粥式的会议”
        会议越开越长。会议上的讨论变成七嘴八舌的一锅粥。
        无法形成结论性的共识，也就造成了无法有效的推进项目的前进。
    5.个人时间和项目时间冲突
        比如，一个人身在多个项目组，在本项目进行的过程中，
        其他的项目会有相关的问题来占据个人时间，而造成本项目的损失。
    6.整个项目的可持续发布，自动化测试未构建。
        
2.一些小建议
上面的任何一项都有可能对项目造成极大的伤害。
所以，根据以往多家公司共事的经验，
给咱们项目组提一些小建议。

可以参照互联网公司的方法，引入“任务池”制度。
这里面的任务可以是一个画面的CODING，可以是一次会议。可以是一项重大式样变更。

每一项具体的任务都在任务池中登记，分配到人。
任务的实施者定期修改任务状态，进行汇报。
每完成一项任务，由该项任务的领导来确认，当任务确实完成后，再进行关闭。
项目经理和部门经理定期的对任务池来进行确认，跟踪。
这样可以保证整个项目组不丢，不漏，不重。

3.工具的选择
任务池的工具有很多。
我使用过的比较熟悉的是
       redmine（可自建服务器，对外映射，数据都在公司内部服务器上）。

国内的主流使用
        禅道（可直接购买企业版，因为个人版只支持3个用户），
        Worktile（免费 ）  https://worktile.com/
        teambition （可能有些庞大，用不上那么多功能，企业版 一人一年249）。

采用任务池的好处是，未来的项目慢慢都会变得更易管理，成员可以分属各地。
尤其是大连分公司作为总公司的一个离岸支援点，
更多的项目可以通过这种方式来进行双方的沟通与协作。

综上
现在是本项目还没真正大规模铺开的时间点，
正好可以抽出时间来进行一次【项目管理】方面的有益尝试。
如果效果好，未来可以将这方面的经验分享推广到其他项目组。