作为一种企业信息化管理的工具，目前 “文档管理软件”已经成为各企业 “又爱又怕”的对象，“爱”是因为文档管理软件的先进的管理理念可以为企业的发展提供了良好的发展助力，但是同时由于企业看到的文档管理软件的优点比较片面，导致了企业在谈到上线文档管理时不得不慎重考虑或者直接忽略了其中的好处。随着市场环境的变换，企业实现信息化建设成为了生存和发展的必经之路，而据有关机构的统计，企业在实施文档项目常遇失败的困局大概可以归纳为三个方面：对文档管理认识不足，实施方案存在着隐性的缺失，服务链不够完善。
一、文档管理认识不足束缚了发展
其实，企业决定要实施文档管理，在上马前，必须对其要有一定的认识，知道文档管理是什么，怎么实施，难度在哪，如何配套等等。
但目前企业并没有对此做好充分准备，在认识上，国内企业存在四个方面的不足：一，企业的主体地位认识不足。“当前很多企业往往形成理论主体化或供应商主体化”，“企业只是掏钱者，在实施中出现管理旁落”，导致很多项目成了马拉松工程；二，对机构重组的艰难程度认识不足。许多企业或许因为内部整合重组较难，因而在文档管理实施中，造成组织架构安排上缺乏准备；三，对一把手的战略定位认识不足。事实上，一把手的责任和职责就在于，在实施文档管理中，着手解决新矛盾，填平新旧关系等；四，对文档管理实施中的“战略对应要求”认识不足。专家认为，企业文档管理实施中，既要求标准化，同时要求柔性调和，但企业往往强调一方，忽视另一方。
二、方案缺失埋隐忧
在所有造成企业文档管理失败率高的原因中，项目实施方案存在重大缺失成为最为关键的因素。根据了解，相当一部分方案与实施构成也失调现象，写出来的方案往往没有真正投入到实施当中。“好方案太少”，以致于不能真正为客户排忧解难。目前国内企业文档管理在方案上缺失主要包括功能性不足、安全性不够、扩展性不保等，统计显示，有这些问题的方案约占四成左右。
三、服务链亟待完善
企业信息化的建设，服务质量的高低直接影响到一家企业的发展。但是就国内目前的情况来看，企业在实施文档管理的过程中会出现服务链断裂的困局。
根据相关机构的发表的文章显示，企业服务链文档管理的实施应该具备以下三个层次：一，环境服务链。现阶段国内的服务环境还有待完善，在国外，企业实施文档管理项目都是通过风险评定和风险评估后再进行的，但是在中国风险评估系统根本不存在；二、实施服务链。目前国内的企业在这方面还不习惯聘请第三方实施顾问，俗话说“当局者迷，旁观者清”缺少了一个客观的声音；三，运行服务链。目前就国内的文档管理环境很多企业都经过了文档管理实施失败，再继续，再上马，沦陷在死循环中。很大可能是因为服务链在运行当中出现了问题。因此，企业在运行之前要对员工或者是操作人员进行相应的培训，保证流程的完整性。
其实，企业文档管理对于成功的定义，根据个人的不同也有不同的理解，没有一定的标准的答案。但是总体来说都需要具备以下三个方面：一、满足企业信息化的发展战略；二、可以实现预期的目标；三、实现企业预期的收益。如果按照这三个标准，国内的企业在实施文档管理时都会忽略：应用目标和服务目标导致失败。