无纸化会议类型与会议流程

http://www.brtv.com.cn/xinwenzhongxin/1105.html

信息消费时代已经来临，越来越多的企业和机构正准备采购无纸化会议系统。面对市场上眼花缭乱的无纸化会议软件，大家关心的是：无纸化会议系统哪家好?目前国内做无纸化会议软件的公司非常多，涌现出一批无纸化会议品牌，较为知名的有康拓普、台电、拓维等，每家都各有优劣，难以选择。本文将从三个角度分别进行阐述，为您的选择提供一个大概指引。

1选型一般来说，无纸化会议系统是基于移动互联网技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。符合这些特点的无纸化会议系统通常有两种：一是升降式无纸化会议系统，二是平板无纸化会议系统。目前比较流行使用安卓系统平台运行的无纸化会议系统，其中平板电脑的无纸化会议系统应用场景比较广阔。因为升降式无纸化会议系统需要固定在会议室座位上，缺乏移动性，使用起来极为不便，不符合移动办公的时代趋势。因此在无纸化会议系统的选型上，应平板式无纸化会议系统。

2扩展性无纸化会议系统是基于操作系统开发的，目前有安卓、IOS、windows三个版本，其中安卓系统是目前主流的。大多数软件企业在开发无纸化会议系统时，出于成本考虑，一般只开发安卓系统版本。这就要求企业在采购无纸化会议系统时，必须采购安卓的平板等移动终端，公司其它系统的硬件终端派不上用场，无形中造成了资源的浪费，给企业加大了成本。所以在选择无纸化会议系统时，一定要看它的拓展性，支持的操作系统越多越好。

3品牌服务无纸化会议系统作为一种高科技产品，对功能、性能、稳定性的要求非常高，所以产品的背后一定要有强大的品牌实力支撑，有完善的实施、售后服务，才能保证企业在采购会议系统后的正常运行和维护。

无纸化的视频会议的类型取决于一个企业最关注的需求，无纸化的软件也是必不可少的，与此同时了解会议流程也是非常重要的。

无纸化会议系统软件：包括会议管理端和客户端，管理端一般由会议秘书或者会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。客户端通过加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会者使用客户进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。

▶会前准备

会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、系统公告、座位排布等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传此次会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会者，参会者使用平板电脑，即可自由查看、标注会议资料。

会议助理设置客户端相应的参会者姓名，设置完成后可将全体参会者的座次显示到大屏幕，方便参会者对号入座;同时设置摄像机预置位，使得在会议过程中，此位参会者发言时，摄像机可以准确拍摄到发言人的视频画面。

▶会议签到

参会者进入会场后，根据大屏幕提示寻找对应座位，每个座位的客户界面显示此座位的参会者姓名，点击界面中的签到按键，客户端将签到信息发送给管理端电脑，实现会议签到。会议结束后可以将签到信息导出为excel表格。

▶会议开始

会议开始后，客户端自动加入到对应的会议室，显示当前会议的主题、与会人员、 会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。另外，会议助理设置某位参会者为当前发言人，发言人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。

▶会议进行

会议过程中可以由会议助理发起投票，全体参会者通过客户终端参与投票。同时，会议助理可以将会议中的视频、声音、会议议程、资料文档、投票表决、会议考勤等全部内容，统一录制为一个文件，录制好的文件可以作为会议资料进行存档保管。

有紧急事件需要请示领导时，可以在不中断会议的情况下，单独向领导发送消息，做到紧急事件及时处理，工作会议顺利进行。

▶会议结束

会议结束后，会议助理的主要工作是将会议资料、考勤签到、音视频录像等打包存档，以及会议记录、保密文件的销毁与清除。