档案数字化工作要谨防失泄密

档案数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档保存的电子档案，系统组织成的具有有序结构的档案数字信息库。与纸质档案等传统介质的档案资料相比，数字化档案资料具有节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等方面的优势。近年来，档案数字化工作在党政机关推进较快，在发挥积极作用的同时，也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现，部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作，导致失泄密案件时有发生。

档案数字化工作中常见的失泄密环节

档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节，其中存在很多共性的失泄密隐患。

1.生成环节：违规外包扫描

案例1：2014年10月，有关部门检查发现，某部档案管理系统服务器上存有大量涉密文件扫描件，档案室1台连接互联网的计算机存有该部涉密档案扫描文件。经查，2014年4月，承担该部档案数字化工作的甲公司工作人员何某，因担心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作）扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取遇到问题导致数据损坏，便私自将全部原始数据备份保存在了档案服务器的D盘上，准备运行正常后删除。2014年4月档案管理软件系统升级后，系统中的图片文件命名需重新进行统一后才能正常使用，何某在帮助修改涉密扫描件文件名时，违规在连接互联网计算机上操作，且修改完成后忘记及时删除，导致泄密。案件发生后，有关单位对何某予以辞退，甲公司项目负责人王某调离数字化项目组，职务降为副职，扣发3个月奖金；对该部保密办主任某通报批评，并取消当年评优资格。

评析：档案数字化工作大都是对纸质档案进行扫描加工，这项工作通常由档案管理部门外包给有关公司进行。这其中，外包公司是否具备处理涉密档案资料的相关资质、档案管理部门是否对数字化工作进程进行了全程监督管理、是否完整记录数字化工作的各个环节以备倒查，对于保密管理至关重要。上述案例中，正是档案管理部门未对外包公司进行保密审查和监管，对数字化工作不闻不问，为最终的泄密埋下了隐患。

2.流转环节：档案数字化资料流转不登记

案例2：2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。经查，发布者系某省档案局服务人员孙某，该局在当年的档案数字化工作中，在对原始纸质档案资料进行拆封扫描的过程中，因现场工作人员的疏忽，未对档案的复原逐项检查，导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍成图片格式，发在家庭微信群中，造成泄密。案件发生后，有关部门对孙某作出辞退处理，给予该档案局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。

评析：档案数字化工作具有数量大的特点，往往需要多人同时进行，要求对原始档案的拆封和复原严格登记造册，做好记录，交接过程也要认真进行清点，并出具相关手续。上述案例中，作为数字化工作负责人的高某，未制定和实施严密的数字化工作安全制度，原始档案的出库入库也未进行仔细检查，直至涉案文件被上传至微信群才恍然大悟。

3.存储环节：存储载体丢失

案例3：2015年12月，某市档案局工作人员在工作中发现，在对相关档案资料进行现场数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，随即向上级档案局和该市国家保密局报告。经该省国家保密局对硬盘内的备份数据进行密级鉴定，硬盘存储的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。案件发生后，有关部门对该档案局数字化加工场所现场负责人胡某、李某作出辞退处理，并在单位内部开展保密整改。

评析：上述案例暴露出有关档案部门保密工作缺乏全程性、跟踪性的问题，胡某和李某作为数字化加工现场负责人，一方面未能妥善保管涉密移动硬盘，另一方面未对档案数字化工作场所的保密管理采取相应措施，导致存储硬盘丢失后无迹可寻。提前安装监控录像设施、加强对进出档案数字化场所人员的检查，能够最大限度地避免此类案件的发生。

4.利用环节：违规复制扩散

案例4：2002年12月，有关部门监控发现，两份秘密级档案资料通过互联网电子邮件被传递。经查，发件人系某州档案局职工李某，其好友印某和刀某以要写论文为由，向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便，在档案局系统中找到7份相关档案资料（其中包括2份秘密级国家秘密），并擅自导出至非涉密电脑，通过互联网电子邮箱传递给印某，随后印某转发给刀某，造成泄密。案件发生后，有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。

评析：上述案例一方面暴露出有的档案部门工作人员保密意识薄弱、责任心不强等问题，另一方面也能看出数字化档案资料易于复制和传播、且不容易被监控的缺陷。与传统纸质等其他介质的档案资料一样，涉密的数字化档案资料同样应该被严格控制知悉范围，很多别有用心的人正是利用其形式虚拟化的特点，非但不尽职尽责对数字化档案资料进行妥善保管，反而“监守自盗”，以为没有实体档案的流转，就不会留下“罪证”。同时也提醒档案部门要建立后台管理机制，数字化档案资料的使用要“有迹可循”，并严格控制工作人员相关权限，堵住非法复制、传播的口子。