熟悉办公软件，更需要熟悉职场书面沟通

     PPT、excel、word等是我们读书就开始学习的办公软件，在日常生活、学习、工作中都要运用到，基本是人人必会的软件。

        读书时期，我的office学得比较好的，总是自信满满的，认为工作中使用这些软件制作商务文本轻而易举。直到最近，协助一个评审项目，制作给评审专家看的资料，制作出的资料送给领导审阅，被批评的一塌糊涂，不断的重复修改、送审，最终是侥幸过关。这次事情也让我注意到职场书面沟通技能的重要，重新给自己充电。

        观察周围，类似我这样情况的人不占少数，大多的心态就是完成好任务就行，忽略职场书面沟通，让我们的职场书面沟通处于一种尴尬的地步，那要提高此技能，就应该向专业人士请教。

        吉泽准特就是一位有着多年咨询公司的专业人士，他在《职场书面沟通完全指南》中指出，商务文本主要就是制作者让客户快速了解问题，推进解决问题的进程，制作商务文本，是一个“绝望”又获得“希望“的事情。总结出70个快速提高技巧，让初入职场或者需要重新充电的人能够快速进入工作状态。

1.认清自己的水平

        在制作商务文本前，最重要的一步就是认清现在自己的水平。清楚的知道现在自己在制作商务文本时的优缺点。吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》中，给出一个自我测评表，可以通过测试得知自己制作水平是“分条罗列单一型“、”图表形式单一型“、”图解偏好型“、”信息图解型“中的哪一项。依据自己的制作水平，可以选择从不同的快速提高技巧开始学习。

2.熟悉商务文本制作流程

        在认清自己现有水平的前提下，咱们可以开始学习提高技巧了吧？不行，工欲善其事，必先利其器。我们还应该熟悉商务文本制作流程，避免做无用功或重复返工。

        制作商务文本前，首先应该明确商务文本的阅读者类型、商务文本的使用目标、商务文本阅读者对商务文本有无指向性三个问题，这三个问题决定了商务文本制作的方向，这样也避免了主观猜测和制作过程中的多余修饰。

        其次，站在商务文本阅读者的角度，思考对商务文本的内容期待和理解程度，同时根据阅读者有无指定的表现方式等因素，综合选择说服阅读者的表现方式。如演讲，需要使用PPT来表现；有较多的计算数值和统计项目就选择excel等等。

        然后，遵循“1.框架—2.草稿—3.定稿“三个阶段来制作商务文本。这里要说明的是用目标层级和概要说明的方式将商务文本的内容整理成框架，不论是采用PPT、excel或者word哪一种方式，都要明确PPT每张幻灯片、excel每个表格或者word每个段落的具体内容，以便得到正确的评价和意见。

3.采用适当的表现方式

       表现方式，吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》主要使用PPT、EXCEL、WORD三种常用软件举例，在你根据阅读者需求选择了合适的软件之后，更要注重软件里的文字字体选择、图表制作方式、颜色的选择等各种小细节的表现方式，细节决定成败，往往这些不起眼的表现方式，反而影响整体效果。

      可能有的朋友会说，这些不都是一些常识问题吗？道理我都懂，还需要学习吗？

      所谓的常识，也只是在学习软件时一些基本的知识，在实际的运用中，需要结合实际工作需求，这就需要重新学习了。

       如文字字体的选择，现在字体种类多种多样，可供制作者选择的方向太多，在工作中制作商务文本时，必须要求字体的美观，同时要考虑字体在数字、字母和文字之间的平衡关系。因为商务文本不仅仅是需要文字，还需要数字和字母等综合应用。合适的字体选择才能让商务文本更具有说服力，获得阅读者的信任。

4.检查

       检查是读书时老师都会不断提醒我们的学习习惯，当然在工作中也不例外。制作完成了商务文本，就需要检查来完善成果。商务文本一般是需要邮件传送，需要对文档进行检查，清除无法直接可见的信息，避免出现信息泄露。

同时避免对方改写文档，预防沟通出现问题，可以将文档设置成PDF格式或者文件保护。

有句流行的网络语“大道理我都懂，但我还是过不好这一生”，希望这句不要成为你在工作中的常用语。

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