如何使你的PMO成功？

使项目管理办公室（PMO）的职能适应特定业务的具体需求至关重要，无论需求是否明确。在推动变革过程中，PMO应满足企业的需求。及时完成并成功交付项目以及实现预期结果决定PMO是否“适合目标”。

无论是“同类最佳”还是最低成本，PMO领导者都会明确定义PMO目标。成功的PMO增加企业按时并在预算范围内成功交付项目的可能性。

PMO的支持程度反映企业的复杂程度、领导层的成熟程度、人员配备和满足业务需求的技能。当项目将业务从现有状态移动到期望的未来状态时，了解企业内促成变更的因素至关重要。

明确定义PMO的愿景

从你的职能目标开始，使其与企业目标保持一致。通过建立明确的PMO愿景，你可以创建共同目标，让参与和承诺的维持变得更加容易。你设置的PMO应该与更广泛的企业文化相联系，包括鼓励期望行为的有效奖励系统。

理想情况下，PMO必须充当企业内部的战略伙伴，了解企业当前的状态和战略目标，并根据企业内不断变化的需求不断改进PMO的运作模式。

传统PMO是流程驱动型PMO，现代PMO作为交付变更的新规范，持续改进应对变更的方法——应用灵活性、学习敏捷性和大幅缩短反馈周期，进而处理模糊性和不确定性。

对于作为战略合作伙伴的PMO，正确理解企业的相互依赖关系以及项目之间的约束至关重要。从企业的角度看待企业环境，积极消除重复的项目工作。这不仅是为了将未充分利用的资金重新分配，并迅速重新投资于其他项目，而且是为了从一开始就避免在错误的项目上投资。

有效的利害关系人关系和沟通同样重要，你需要获得协作和跨职能团队合作的支持。如果项目没有达到预期的时间或结果，鼓励预先提醒，这能避免资金的浪费——即便这意味着项目资源的不确定性。

建立项目管理信息系统

你的PMO应为企业建立统一的项目管理信息系统，收集、整理和报告项目情况，以供企业领导者和各项目团队使用。充分利用8MSaaS PMO等现代技术，能为关键决策者提供及时、准确和相关的信息。

尤其是多人异地开发同一项目时，使用8MSaaS PMO系统可进行任务的统一分发、完成情况的反馈，将信息流、资金流以项目为单位统一汇总、多项目数据分析等。8MSaaS提供实时显示组件以有效地显示和分析所有需求管理的信息，提供问题上报机制，帮助企业及时发现项目群和项目的范围沟通问题与需求不稳定的问题。

8MSaaS PMO让项目群管理者在一个页面监管所有项目的想法成为现实。系统内所有信息都是精准实时的，帮助项目和项目群尽量地减少误解，提高团队合作效率。

对于项目资源信息，项目人员可通过8MSaaS PMO清晰了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况，以便项目领导者更好地管理和调用资源。

有组织的结构和标准化流程

从各种电子表格模板转向更加一体化的协作工具，如8MSaaS PMO项目管理软件，帮助你的团队实现更聪明地工作。

拥有合适的软件是一回事，但它仍然需要积极主动的项目经理，他们能用这些信息预测和纠正失败的项目，以免为时过晚。实施经久耐用的标准化流程可以更好地评估项目是否按计划实现其成本目标、进度目标和范围目标。

当通往成功的道路不明确时，PMO会介入管理不确定性和模糊性。确保流程不会太过僵化，并允许调整适应结构，允许特定项目的需求——无论是需要线性方法、迭代方法还是混合方法。分配适当资源支持基于该结构和方法的项目。

更新你的技能

好的PMO需要适当平衡技能和经验。你既需要经验丰富的专业人士，又需要拥有恰当热情和态度的人，他们能够培养并发展成专业人士。

PMO需要不断更新自身。如果跟不上最新趋势，PMO或会失去影响力。通过持续的技术培训、指导和领导力提升，建立高效专业的团队。

你需要关注新技术和业务趋势，寻找推动PMO和企业组织向前发展的机会，并且继续质疑：保持传统基础架构是否仍有意义。

成功的PMO建立在信任和合作的声誉之上，必须长期保持影响力。PMO应被视为企业的组成部分。PMO在项目管理模式中的成功应用，将有利于提升企业项目管理水平，最终实现企业整体战略目标。