关于高效会议的一些建议

【声明】本文基于微软《The ultimate meeting guide》编写和整理，更多参见：https://clouddamcdnprodep.azureedge.net/asm/1057331/original

引言

高效会议是促成事业成功的必要因素。它们让团队保持同步，及时获得工作所需的信息。另一面，会议也是大家容易抱怨的对象。我们对会议即爱又恨。

01 你真的需要会议吗

71%的高级管理者认为会议是效率低下或没有效果的。那什么时候开会才是必须的呢？只有能节省时间和费用时，开会才是有价值。
没有清晰议程导致会议没有产出。在决定开会前，最好评估一下大家的时间，这是最基本的需要注意的地方。之后如果确实要开，则遵从下面的最佳实践。

• 谁是必须参加会议？
  识别关键利益相关者，只邀请他们。之后，通知相关人员，讨论了什么议题，结论是什么。
• 会议的行动项是什么？
  区分会议的目标是不是要做决定，还是只是信息公告？
• 会议的规模有多大？
  如果会议人数超过10人，它更适合定位为演讲，而非会议。
• 会议是否只是通知少数人？
  如果会议大部分时间是讨论情况或者盘问信息，你只需要整理一份纪要，发送邮件或张贴在组织内部的网站上。
• 会议能解决问题吗？
  判断一下这个会议能帮助你或其他伙伴达成一个重要的决定？或者说服特定的人员来支持提案？还是此次会议属于头脑风暴形式，用来收集产品、服务的新信息？如果你的答案都是“不”，很可能你并不需要这个会议。
• 是否有更好的替代方案，如使用微信群？
  如果是，使用这些方案，避免开会，不打扰大家的工作安排。
• 推迟或取消会议，是否会导致伙伴无法完成他们所承担的任务？
  如果是，则尽快召集会议。

02 简单、成功的会议的收益

高效的会议会按时甚至提前结束，当然它一定是遵循整个日程安排。会议的效率越高，你就有更多的时间去完成工作。换句话说，积极有效的会议体验会产生积极的结果。

• 出色的团队协作
  《哈佛商业评论》调研称，只有3-5%的人员能产生额外35%协作价值。然而，即使是高效的人员也依然面临有限的时间和精力的挑战，每次邀请他们参加决策，都会导致他们只有更少的时间去做他们自己的工作。另一面，挑战在于需要鼓励大规模的有效协作。
  交流是团队协作的基石，会议提供给团队成员一个传递信息的平台。当争论产生会拖延进程，影响士气，清晰规划的日程能减少对目标的干扰，保证会议按既定路线推进，从而降低无效沟通的可能性。
• 清晰可行动的方向
  盖洛普调查指出，受访雇员中只有一半清晰理解需要他们做什么。调研数据引人深思，公司需要持续雇佣顶级人才，帮助雇员拥有与公司目标一致的努力方向。其中一条方法是让会议预期变得清晰。
  如果运用得当，会议可以让重要的信息如水晶般透彻。少就是多：精简会议，聚集议题，传递直接准确的信息。当会议很容易参与时，参会者在会议结束时就能获得重要问题的重要答案。即使雇员对会议议程有一些疑惑，高效率的会议也能提供可行的方向，以便他们快速实施。
• 增加参与意愿
  议程清晰的短会帮助雇员推进工作，协调者也会更容易将跑题的讨论拉回正轨。最终，雇员们散会时，会更愿意参加后续的会议，因为他们感到时间花费的有价值。遵循TED演讲的做法。例如，TED演讲只给每个演讲者很短的时间（18分钟），而不论主题范围，从伟大的思想到产品演示，都一样对待。
• 更强的责任感
  雇员责任感增强可以减少对团队任务监督的投入，高效的会议恰恰能对此有帮助。结构良好、有效率的会议让所有成员理解讨论中各自的角色，帮助推进者让团队成员在项目过程中保持更多的责任感。
  伴随着有效、流畅的讨论，会议可以成为最好的项目管理工具，不再是时间管理的噩梦。
• 高质量决策
  有效的会议也会产生更好的决策，提供时间和空间来讨论相关问题。如今不同领域的团队需要保持紧密的一致性，尤其是在做关键决策时。有效的协作帮助每个都站在统一角度和层面来讨论和思考。

03 像专业人士一样开会

团队领导主持会议时如果认真筹备和有策略的推行，可以解决大部分参见的问题。下面是一些建议供参考。

• 确保合适的人参会
  确保最重要的利益相关者可以且有意愿参会。让他们理解参会的意义，对于他们而言最重要的是什么。另外，同时规划方案B，即如果关键人员缺席会议时，议题如何能继续推进。
• 提供清晰的议程
  没有议程的会议让人感觉是浪费时间。没有清晰的方向，参会者可能会讨论数小时却没有达成任何有价值的结论。按议程逐个讨论每个议题，指导讨论，明确每个人的职责。
  会前分发议程，包括议题、期望达成的目标。这有助于发挥群体知识，让会议更可行，而非纯信息通知。让每个团队成员准确知道了解需要做的事情和如何去做，观察他们的反馈和行动。
• 记住时间
  《哈佛商业评论》报道称，某世界顶级公司每周的周会一年累积占用30万工时，这还不包括准备时间。周会每周定期举行，逐渐让参会者不再关心时间和效率，延期结束会产生的多米诺骨牌效应，当天其他的工作效率也会降低。
  漫长的会议也会容易失去焦点，结束时也没有清晰的指示。提醒参与者可用的时间，并控制好，会有助解决这个问题。
• 提供视觉化辅助
  信息演示有助于抓住与会者的注意力，尤其是讨论到复杂细节时，或话题切换时，这样人们不会走神，错失重要信息。另外，很多人看到信息时，能更好的理解信息。
• 发送会议纪要
  人们一旦转移至下一项工作时，很容易忘记会上讨论的事情。大脑遗忘曲线表明，对于1小时的报告，一个月后大脑只记得其中2-4分钟的内容。会后，参会者又能记住多少呢？
  在会议开始时确定会议纪要编写者，能帮助其他人更好的参与会议。如果每个人都需要匆忙的记录信息，会导致误解或低效的多任务。
  会后的纪要帮助大家记录会议要点。会议纪要最好尽早发送，它帮助参会者记住讨论的信息，回顾关键内容，确保所有人站在同一层面。
• 清晰定义行动方案或成果
  再高效的会议如果没有确定行动方案，也是没有意义。所有参会者需要关注结论和行动计划。如果会后预期不清晰，参会者会对会议结果失望。

04 轻松管理在线会议

传统面对面的会议正面临越来越多的挑战。在线会议提供了更多的可能，如邀请异地人员参会，记录会议内容等。虽然有这些优点，但在线会议也带来了新的挑战。提前计划会让会议更有效果。

• 准备
  不要让准备、议题切换等占用会议时间。未来避免技术产生的延误，要确保每个人都拥有合适的技术、邀请和接入信息。
  尽早检查软硬件，不要等到最后时刻。验证URL、拨入的号码、麦克风、视频。