《说文解字》对表达的“达”字的解释是这样的:“达,行不相遇也”。意识是,“大道宽畅,行人互不相遇”。原来“达”字在产生之初先有“不达”的意思,我们的老祖宗已经清醒地认识到“相遇”不是件容易的事。
走路相遇不容易,表达要想搭通天地线就更加不容易。如何准确地说出、写出自己想要表达的意思,减少人与人之间可能产生的误会,向来都是令人头痛的难题。
《精准表达》教给我们的就是在人的社会当中,如何做到精准表达。
虽然用汉字开头,但《精准表达》的作者却是一个日本人——高田贵久。高田贵久是日本某公司创始人兼CEO,曾在咨询公司从事企业改革、战略立案等工作。深知企业合作和商务运作的核心秘密,也掌握了不少能够提升人际沟通和商务提案成功率的要诀。因此,他为我们传授的商务技巧扎根于现实,且兼具通俗性、实用性和趣味性。
《精准表达》采用了总分总的清晰逻辑结构。每章都有序言和要点总结。在全书的序言里,还简单交代了全书的结构以及本书的用途。易读、易记、易归类。
一个贯穿到底的虚构企业故事和两三位主人公,新颖的形式让本应枯燥的理论略显有趣。从提案、报告、交涉合作、会议,到最终通过方案,如同一出情景剧。
在虚构故事中设置种种问题,然后再解决,从而带出商务工作中所必备的能力。主要包括:沟通能力、提案能力、逻辑思考能力、验证假说能力、会议设计能力、制作商务文本的能力。
提案能力强调了书面资料的重要性以及如何提高,分为合理思考和妥当表达两大部分。
逻辑思考能力主要讲述逻辑是什么,以及常见的不合逻辑的情况。以纵向逻辑和横向逻辑分别展开,论述缺乏逻辑的原因,以及如何增强这两种逻辑,并最终形成金字塔结构。
而增强验证假说能力,是为了打消对方的疑问、消除误会。《精准表达》将假说验证分为五个步骤展开,分别是理解目的,把握论点,构建假说,实施验证,提取启发。
如果说《精准表达》的前半部分重在思路启迪,后半部分就多为实用技巧。
会议很无聊,怎么改善?可以从着陆点和着陆形式两种角度来提升会议设计能力。
而运用好制作商务文本能力,则可以让我们准备出更有说服力的文章和图表。实用技巧包括写作商务文本的步骤、注意事项等;制图表的方法,配置幻灯片的技巧,以及资料包、资料群的构建整合等。
一、纵向逻辑:因为,所以
逻辑简单来说就是“把语言合理的组织起来。”这在任何一类书面写作,甚至口语交流中都有极大的用处。
《精准表达》在提升逻辑能力的理论知识基本沿用了《金字塔原理》的观点,将逻辑分为纵向逻辑和横向逻辑。其中纵向逻辑主要指的是因果关系,纵向逻辑弱容易给人以跳跃之感。
“因为,所以”如此简单的逻辑关系似乎更应该出现在中小学课本中。但事实上,生活中和工作里,不符合因果关系的逻辑语病却比比皆是。
《精准表达》总结了造成纵向逻辑薄弱的三个主要原因:
前提条件不同
不同性质的东西混为一谈
偶然的必然化
下面我们就主要谈谈“前提条件不同”这一原因。
生物遗传有“隐性基因”,职场上有“隐性知识”,人类的大脑里也有“隐性前提”。
在沟通中,看得见的问题好说,看不见的问题难办。
跟我们沟通的人,可能与我们的生活背景不一致,或者价值观不同。所以,我们所认为的合乎逻辑未必与对方所认为的合乎逻辑一致,前提条件不一样,逻辑就不一样。如果我们不了解对方的前提条件,就会造成理解的差异。
举个例子。推销员向客户推销某“热销”新产品,说因为卖得好,所以你要买。但客户并不认为卖得好,我就应该购买,他可能更关心产品的功能。
推销员由于天天被各种产品的良好反馈数据包围,脑海中还有些“隐性前提”是产品功能好、用户评价好、价格低廉等,所以才会向客户强力推荐。但其实,客户此前并不是家中牙膏的主要购买者,没有了解过相关知识,更没有关注过同类产品的价格。
在这个例子中,推销员没有了解到客户心里的“隐性前提”,又把自己脑中的“隐性前提”当作已知事实,没有提出来,因而显得缺乏纵向逻辑。最终导致表达失败,营销失败。
“最好的纵向逻辑是达到任何人都认同的状态。”也就是说,从一件事可以很直接地推论出另一件事,没有隐性前提,不需过度思考。
所有表达的逻辑都要围绕人来展开,无论纵向还是横向逻辑,都要根据不同对象灵活调整。最终,“逻辑合理与否,由对方判断。”自己私心认为的逻辑性强在表达中可是毫无用处的。
二、验证假说能力之第一步理解目的
验证假说能力的五大步骤中的第一步就是理解对方的目的。我们首先要弄清楚别人想要什么,才能在表达中避免说了半天都说不到点上的情况。
而理解目的的首要前提就是明确对方的立场。关于立场的讨论包括两种情况:一种是要求对方作判断,这种情况下对方想要听你的实质性建议,在工作中比较常见。而另一种是只想让对方倾听,俗称抱怨或宣泄,这在生活闲聊场景中比较常见。
书中给出了一个上司和下属沟通的例子。如果员工只是想发发牢骚,老板却给出了一大堆工作指导意见,员工自然感到头痛,以后再也不会找老板谈心了。如果下属需要上司提出实质性的意见,然后简单地直接照做;但上司却只是喊口号,鼓励下属加油努力,下属只会迷茫不知所措。这就是上司没有摸清下属的立场和需求而造成的表达失败案例。
当然,反过来,员工摸不清老板的立场,更加不会有什么好结局。
而如何摸清对方的立场和目的,除了根据经验之外,感性思维也是不可或缺的一环。“有逻辑地讲话”与“让对方接受”从来都不是一回事。在沟通过程中,可以通过观察对方的表情、小动作来探知情绪,从而猜测对方的心理状态。从各种角度猜测表达的内容是否与对方的立场一致,然后随时进行调整。
《精准表达》强调,商务表达中,结果永远是由对方决定。
三、三行文字讲清内容,别说多余的话得罪人
《精准表达》提出,商业文案写作要“文字信息简单明了,三行文字讲清内容”。三行文字分别是题目、开头句和总结句。越简单、越直接越好,只需要保留“最想传达给对方的内容”,其他的能减则减。这与谈话中的“吊胃口”形成鲜明反差。
《精准表达》中提到筛选信息的四大原则是:目的性,崭新性,明确性和方向性。
而且,书写文字信息也要注意照顾对方情绪,避开得罪人的表达方式。通俗点来说就是,“当着矮人别说短话”。
书中举例,“这处房屋是专门为低收入人群设计的,所以特别划算。”本来是为了突出房屋价格低廉的优势,但反而得罪了人,起到反效果。首先不知道客户是否真的属于低收入人群,又是否认为自己属于低收入人群。如果真的收入不高,听到这句话,又怎么会开心呢?“其实,只要简单的说房屋价格很便宜就可以了。”
类似的例子生活中也很常见,曾看到专为胖人设计的衣服,胖子朋友说:“看见就生气,这怎么能卖得出去呢?”的确,哪个胖子愿意承认自己胖呢?
甲骨文的“达”字一边是“行”,另一边是“人”。
精准表达的核心就是“人”,好的逻辑是要让对方理解,好的文案是要让对方明白。
表达从来都不是一件容易的事,由于“不精准”地表达,我们已经在生活或工作中吃到不少亏了。如果多做些准备,就可以让人与人之间搭通天地线,多一些理解,少一些误会,那又何乐而不为呢?
大脑与大脑的相遇,是一种奇妙的缘分;
而精准表达,正是在为我们创造这样的缘分。