麦肯锡公司(McKinsey&Company)是由美国芝加哥大学商学院教授詹姆斯·麦肯锡(James O’McKinsey)于1926年在美国创建,现在麦肯锡公司已经成为全球最著名的管理咨询公司。
这本书是作者是大岛祥誉,曾在麦肯锡公司从事新事业开拓战略、公司战略以及经营战略的制定等咨询项目。本书以实现“品质×效率”为主题,介绍麦肯锡内部人士重视的“39个工作习惯”;只要掌握这些习惯就能提高职场人士解决问题的能力。
一、解决问题的习惯
“解决问题的基本在于保持疑问。怀疑这个结论不是最佳的结论。这样一来就能够找到解决问题的线索。”
——大前研一(经营顾问/麦肯锡日本支社长)
在解决问题之前,首先要了解问题是什么:
我们绝大数的工作都是为了解决问题,这是工作的实质。麦肯锡解决问题的方法是以下流程:
1)掌握真正的问题
2)对问题进行整理
3)收集情报
4)提出假设
5)验证假设
6)思考解决办法
7)实行解决办法
解决问题过程中需要注意两点:
1)准确把握发生的问题,并且对其进行分析
2)尽可能快速地解决问题
1. 解决问题的第一步是保持从零开始的思考。
从零开始思考问题,即思考这个问题本身是否真的需要被解决:
举例:传单是真的必不可少吗?如果发了传单,任然没有顾客来,这时候应该继续发更多的传单吗?还是改变传单的设计样式?这些思考都是不全面的;如果从零开始思考,在报纸或者媒体上宣传效果会不会更好?开店的位置是否存在问题?
从零思考首先是否定问题的存在,使其能够帮助发现问题的本质,因为有的问题即使解决了还是没有效果。
2. 摆脱自我视点,从多个立场去分析问题。
很多事情都不是像眼睛看上去的哪么简单。
3. 进行批判性思考,不断问为什么,不断分析结果和原因。
4. Frame work:空、雨、伞思考方法:
【空】:天空中都是乌云——现在的状况(事实),提炼各种有用信息,分析目前所处的状态
【雨】:随时可能下雨——具体的意义(解释),根据事实作出推理和判断,事实所带来的的结果和影响
【伞】:带伞出门——实际的解决办法(行动),了解现状之后采取具体的行动,提出解决方案
发现现象——寻找本质——解决方案形成闭环,使问题得以解决才能使工作有意义。
5. 学会Research:收集情报
1)明确收集目的
2)海量调查
3)去现场
4)总结共性和差异点
6. 提出假设
为了掌控问题的整体情况,来建立逻辑树,层层递进建立假设,依次实行,进行排除。
7. 重视成果
不管在办公室工作多久,只要没能取得好的成果,就无法得到别人的肯定。
8. 分清重视效率的工作和重视思考的工作
应该更有效的完成手头工作还是仔细地进行思考?
【重视效率】那些花费时间也毫无意义,越快做完越能够提高生产力的工作;尽可能的减少问题,减少时间
【重视思考】需要花时间去探讨本质
9. 建立“紧急度-重要度”模型
紧急且重要 >紧急但不重要 > 不紧急但重要 > 不紧急也不重要
适用于安排工作任务,也可以安排生活计划,规划时间。
二、精英部下的习惯
“总是表现出积极的态度,是精英部下的特征,上司最喜欢这样的部下。就算能力稍差一些,只要有积极向上的进取心,自然能够得到上司的好评”
——小山君哉(经营学家/麦肯锡出身)
许多工作都需要得到上司的许可才能够有所进展。工作能力强的人,总是能及时地得到上司的首肯。所以,他们的工作效率也很高。
10. 保持PMA:保持积极向上的工作态度
和上司交流时,不能过于扭捏和犹豫,显得没主见;保持回答“是”。
“真诚、正直、明朗的人是无敌的”。
11. 摸清上司的类型
根据上司的类型来配合和上司的沟通能建立良好的关系
1) 情感型 vs 理智型
【情感型】直率、感情丰富、有气势、重视共鸣、容易感动,不只追求结果同样重视过程,用自己的感性来描述自己的经验和方法。
如何配合:
谈话前的准备:正式对话前以寒暄方式拉近距离
谈话时的节奏:把节奏交给对方并跟着节奏进行交流
谈话内容:坦诚的说明自己的看法和意见以及不清除的地方
感情表现:使用有情感共鸣的词语,适当表达感谢,产生情感共鸣
【理智型】自制、重视理论、准备周全、沉着冷静、讨厌借口和浪费时间、喜欢逻辑讨论
如何配合:
谈话前的准备:可省略,准备好清晰的方案和问题
谈话时的节奏:得到指示时自己决定节奏
谈话内容:让上司做选择题,直接寻求评价和指示
感情表现:省略
2)独立型 vs 复合型
【独立型】不擅长处理多个工作,会集中于一个工作,当一件工作结束后才会开始接下来的工作。
如何配合:集中在一件事情进行讨论,同时提出多个问题会是其感到混乱和愤怒。
【复合型】擅长同时处理多项工作,就算遇到新的工作也不会产生压力。但由于工作同时开展比较多,会造成遗忘使问题搁置在一边。
如何配合:适合同时提出多个问题进行讨论,乐于接受新意见和看法。
12. 使用“只占用您1分钟时间可以吗”作为开头
对于工作繁忙的上司,报告时需要让上司觉得不需要太多的时间成本;问题是什么,需要占用的时间必须表达清楚;可以套用语句:“主管,关于××的事,我可以占用您一分钟的时间吗?”
13. 电梯游说:用30秒时间提出3个要点
1)现状
2) 对现状的解释,理由
3) 结论和解决办法
14. 以事实为基础提出假设(观点)
事实vs意见:
明确上司需要的是事实还是意见,即使是意见,也应先说明事实再提出意见。
15. 观察上司的桌子
观察上司的桌子可以看出上司的喜好和繁忙程度。
16. 邮件主题应该怎么写
想让邮件被上司优先阅读,可以取一个吸引人邮件名称:
【商谈】A项目的进展状况
避免使用【重要】、【紧急】词语,这些程度性词语上司更有判断权。
17. 工作过程中与上司进行确认
在安排任务时,需要与上司确认三点:
1) 任务期限
2) 工作的意图和方向
3)完成的质量
确认时尽量在安排工作的当天;下午布置的任务可以等傍晚或第二天确认。当任务出现偏差时进行修正才不会浪费时间。
三、善于安排工作过程的习惯
“最重要的是亲身体验。只在脑海里想,实际操作时很容易出现偏差。被线现场的人认为‘这个人根本不懂啊’,就是纸上谈兵造成的。
另一方面,具有优秀直觉的人,会根据自己在现场学到的经验,经过逻辑的思考做出决定。”
——小暮真久(社会企业家/麦肯锡出身)
良好的安排能使工作得到大幅度的改善。
18. 确认委托人的意图
委托人、上司安排的任务的目的是什么,客户真正想要的是什么
19. 在模型上安排任务
使用紧急度重要度模型安排并执行任务,越是复杂的内容,可视化效果越明显。
20. 保持办公桌的整洁
办公桌的状态可以影响头脑中的状态;
善于安排工作的人办公桌都非常整洁。
21. 战略性使用邮件CC和BCC功能
三种邮件收件人:
1)【To】邮件的主要收件人
2)【CC】希望了解邮件内容与主要收件人
3) 【BCC】希望了解邮件内容,只能看到发件人和BCC的收件人
四、 抓住顾客心理的习惯
“Oisix的经营出发点就是让顾客感到满意。我每天不断地努力工作,为的是让社员也都具备这种意识。”
——高岛宏平(Oisix创业者/麦肯锡出身)
很多顾客不知道自己究竟想要什么,学会让用户说出“这正是我想要的”。
22. 灵活运用面谈、邮件和电话
负面的内容必须面谈解决;
紧急的事情也应该当面谈,必要时使用电话;
邮件和通讯信息无法传达紧张感和迫切感
23. 诱导对方自己找出共同点
共同点可以消除双方的隔阂;
给对方提示可以让对方主动找出共同点
24. 选择对方容易说出真心话的场所
准备舒适的场所,适当营造气氛;
仔细倾听对方的讲话,适当重复对方的内容
25. 不要和对方站在相同立场上
分清自己的观点、对方的观点、俯瞰的观点;
意识到自己在用什么观点倾听对方说话,再站在与对方不同的立场上更加全面的地审视问题,思考解决办法
26. 将自己的主张放在疑问里
以提问的方式引导对方说出自己的想法,让对方寻找答案
五、 精英上司的习惯
“领导有三种责任:
第一:给部下自信,让部下拥有荣誉感
第二:约束部下的行为规范,提高部下的道德水平
第三:让部下成长为拥有使命感的人”
——马文·鲍尔(麦肯锡创始人)
成为上司之后,不知要承担自己的工作,还要安排部下的工作,让自己带领的团队拿出成果;有效地管理部下,能提高部下的工作效率才是一流的上司。
27. 称呼部下为“XX先生/女士”
不因为自己的职位高而狂妄自大,指手画脚,不将自己的意志强加于人;
上司与部下的基准是成果;
取得成果的人会被刮目相看,受人尊敬;
不提及成果之外的要素;
对于一个专心于工作的组织来说,职位只具有其本来的作用。
28. 优秀上司的特征:认可、共鸣、激励
1)认可部下:承认这个人的存在本身,了解其过人之处,列出部下的优点。
2)与部下产生共鸣
3)激励部下
认可部下可以激发其工作热情
29. 训斥时让部下提出假设
训斥的三个要点:
1) 控制情绪
2) 不要当着别人的面训斥
3) 让部下建立假设,思考具体的工作方法:
“为什么做不好?”
“你认为改善点和能够进一步成长的空间在哪?”
“今后应该采取怎样的行动?应该如何驱动?”
内容必须具体化,以引导得出具体的解决方案
30. 与部下交流,消除困惑
很多人认为身居高位者必须战胜孤独;
对部下说出自己的困惑,适当地提出问题,激发部下的聪明才智是更好的选择;
上司坦诚的态度能使团队更加团结
31. 给部下布置任务
成为上司后要彻底放弃“自己做比较快”的想法;
精英上司的表现之一是非常善于给部下安排工作;明确各人的分工,清楚地说明工作目标和期限,激发每一个员工的工作热情;
安排工作时,提供一些意见和建议可加强对方的信赖关系
32. 会议分为4种
4种会议:
1) 报告类
2) 评审类(工作进展情况、分析和探讨、人事考察等)
3)寻找灵感类
4) 提高团队凝聚力类
会议由过程和内容组成:
过程:会议内容之外的部分;地点、气氛、参加者的态度、进展方式等
内容:会议本身讨论的内容
33. 明确会议的目的和目标状态
使会议有意义的3个要素:
1) 会议目的
2) 目标状态(会议想要实现的目标和状态)
3) 参加会议的原因
对老员工说明会议目的和状态,对新员工说明会议原因;
34. Chic in:会议可以进行闲聊
会议前chic in目的:
1) 引出个人状况,提高讨论的集中度,更早得出结论;
2) 营造出讨论的氛围
3) 可从侧面检查参会人员的状态
check out:会议评价、课题、反省点的交流
六、提高工作热情的习惯
“每当看到那些拥有很好的创意,并且将注意力完全集中在工作上的人,我的心情就会变得非常舒畅。只要团队中有一个这样的人,那种一定要实现某种目标的气氛也会随之高涨起来。”
——南场智子(DeNA创始人/麦肯锡出身)
提高工作热情保持工作热情的方法,关键问题在于“被谁”“被什么”刺激。
35. 寻找良师
什么是良师:
倾听自己说话的人
能够俯瞰自己的人
给自己提供灵感的人
激发自己潜能的人
给自己提供刺激的人
提醒自己错误的人
与自己一起思考假设和解决办法的人
为什么要寻找良师:
可以帮助发现之前从未意识到的素质和能力;
通过良师提高自己的能力可以提高工作的品质与效率;
通过他人的视角发现问题可以帮助接触到问题核心与本质
36. 像专业的人员学习专业知识
判断良师的标准:
1) 不人云亦云
拥有独特思考的人
2) 直觉敏锐
不受他人因素影响和先入为主观念的影响,有强大的判断力,能够很快地发现问题,没能说完详细内容就立刻做出准确回答的人
3) 专业性强的人
找一个不会打高尔夫的人请教高尔夫球技巧永远得不到提高
37. 学会读书
知识上的细微差距能导致完全不同的结果;
38. 花时间反思自己
生活中反思:
“我现在最关心的问题是什么?”
“最近最刺激我的话是什么?”
“为什么我最近心情浮躁?”
“为什么那时我会生气?”
工作中反思:
为什么开会总是没有效率
为什么任务总是延期
...
反思是为了让自己像葡萄酒一样成熟
39. 调整身体与心理
享受休息的时光,保持身体与心理都在最佳状态,才能实现工作上的“品质×效率”