高效时间管理，要警惕“瑞士奶酪模式”陷阱
01 随时在线时代，人们的“忙碌”生活
上班，堵车堵到没脾气。一进办公室，不断响起的电话，不停振动的微信提示，频繁的会议以及不断闯入的同事，一整天都忙忙碌碌。等周五下午回顾整周的工作，仍然有那么多未完成的事项。……
手机微信一响立即拿起回复，一有通知马上看看是什么推送，朋友圈一旦出现个小红点就管不住手。拿起手机，等放下时往往是半小时甚至一小时后……
这就是这个随时在线的时代，人们工作和生活的常态。现代科技的发展，让我们和这个世界每分每秒都保持着联系，但是渐渐的，我们很多人变成了科技设备的奴隶——时时在线，听任调遣，甚至出现“铃声幻听”，生怕有人不能马上找到我们，即使这些信息大部分都与你无关。
02 警惕“瑞士奶酪模式”陷阱
仔细回想一下你的生活状态，如果你的生活陷入了这种随时在线，永远待机的状态，有可能就会陷入瑞士奶酪模式陷阱。
在风险管理当中，有一种理论叫“瑞士奶酪模式”，按照这种模式，每一级预防措施就是一片瑞士奶酪，这些奶酪叠放起来就会形成完整的安全系统。但是尽管每一层安全措施都试图减少或排除所有风险，但是总是会有漏洞的存在——若是奶酪上的漏洞连成一线，就会发生事故。
我们的大脑有四种“脑锁链”，这四种锁链不仅是奶酪上的大洞，而且这些洞之间还有着紧密的联系，一旦这四条锁链连成一线，会让你付出高昂的代价。这四种“脑锁链”分别是：一号锁链“随时在线”；二号锁链“多任务并行”；三号锁链叫做“慢性压力”；四号锁链“睡眠不足”。
一号锁链丨随时在线
科技的便利把我们变成了一个无时无刻都在接电话、发信息、看动态和收发邮件的人。67%~80%的的手机用户会时不时检查有无新的信息、提醒或电话，哪怕他们根本没有注意到手机有铃声或震动。
“必须在线”的念头更多的来源于我们自身——很多人不想离线或不敢离线。随时在线，每时每刻接收信息导致我们一直处在被动应激状态，这对夜间大脑进行整理和存储信息的机制也有影响。在线时间越长，处理持续信息流的效率越低，未经处理的信息堆积成山，最终促使我们不得不多任务并行，又加剧了效率低下。
二号锁链丨多任务并行
一些研究者曾经发起过一项贴近自然状态的调查，他们在商用车辆里安装摄像头和传感器，并让司机在不知情的情况下驾驶车辆，纳入调查的共有203位司机，总驾驶里程300万英里。结果发现，险些发生车辆事故的情况共出现了4452次，其中80%都是因为司机可能因为某些因素分心了。
我们的大脑在思考的时候，一次只能处理一个任务，一旦多任务并行会让我们的大脑不堪重负。现代的脑扫描仪显示，当我们在处理三个工作任务的时候，前两个任务就会从脑扫描仪上消失。对思考脑来说，唯一可行的多任务并行是在特定任务上与反射脑配合，将某些常规性任务交给反射脑自动处理，而思考脑则专注于有意识的思考。
三号锁链丨低水平压力
一些压力能够激发创意，提升个体的表现，在合适的环境下，定期、可控、短暂的压力可以增加耐压能力和抵抗疾病的能力，让人的头脑和身体维持在最佳的状态。但是在短暂的高压期结束后，我们会进入到放松恢复的状态，大脑和身体的分泌的压力化合物被分解中和，整个系统恢复健康的平衡。
但是精密的人体不是为了应付长期慢性压力而设计的，压力化合物如果长期处于较高的水平就会损伤我们的身体，带来慢性高血压、肌肉紧张、心率过快等问题，间歇期足够的间歇性压力才是健康的压力。随时在线会创造出持续的紧张状态，促使我们的人体做出典型的生理性压力反应，同时，随时在线还会削弱身体的恢复能力，使生活和工作的界限变得模糊不清。
四号锁链丨睡眠不足
睡眠有点像整理硬盘、清理碎片。当我们在进入休息、睡眠的状态时，大脑的存储机制开始工作，它负责判断哪些信息需要抛弃或保留。在睡眠时期工作的存储脑在神经细胞之间建立亿万新连接，同时擦除旧连接，这样我们的学习能力、概念思考能力和创造力都能得到了提高。通过脑部扫描，甚至能够看到在睡眠后，脑部的某些区域变得更加活跃。
低效的时间管理者往往4条脑锁链同时存在，因为随时在线，不断的从上级、同事、朋友、家人接收到一个个的任务，可能是参加一个紧急会议，可能是帮忙处理一个电脑故障，可能是约一个周末聚会，可能是接孩子放学，我们的大脑处于一种被塞满的状态，我们生活的快乐被耗竭，，我们的时间，贯穿了一个个大洞，让我们焦虑不已，疲惫不堪。
03 人们总是有诸多理由
由于“瑞士奶酪模式”的存在，许多人的生命处于一种被耗竭的状态，每天疲惫不堪，情绪不佳，看似忙忙碌碌，可是一旦坐下来安静的想一想，发现做的都是琐碎的小事，毫无成就感可言。而那些关乎职业生涯成就，个人长期发展的大事，就这样被扔在一边。许多人说，其实我也不想这样生活，但是现实就是这样。那我们来看一看，现实真的要求我们，必须随时在线吗？人们随时在线，往往有如下理由：
理由一：领导要求。我的领导随时给我分配任务，而且要求我随时回复，一旦找不到我，他就会抓狂，而我成了领导的待办事件收集箱，每天要花大量的时间回应他的要求，随时向他汇报时间进展。
理由二，我不懂得拒绝别人。我的性格决定了我不是一个拒绝别人要求的人，我想成为同事眼中的好人，所以虽然自己事情很多，但是一旦有人向我请求，我都会答应下来，这样我就会更加忙碌，像个陀螺一样。
理由三，我每天真的有很多事要做。每天一到办公室，就各个部门的人来找我，我需要协调各种琐事，与许多人交谈，打许多电话，我也想静下心来做些重要的事情，可是要处理的事情太多了。
还有许多小伙伴有更多的理由，如果要我来分类，其实人们陷入瑞士奶酪模式，要么就是外部的强制要求，要么就是我们内心潜意识的选择这种生活。如果是外部的强制要求，我们可以通过4象限法，授权，优先级排序，领导沟通，等多种方法解决。
在我看来，陷入瑞士奶酪模式的人，最根本的原因，去潜意识中选择这种生活。为什么会这样呢？
原因一，使人们往往把忙碌等于高效。感觉到只要我在忙，我就是有价值的。所以为了自己的价值感，人们会选择完成多个细小的事物，要更愿意把重要的目标放在一边，因为重要的任务难度更大，他也可以，因为我很忙，这个理由来欺骗自己。
原因二，是人天生躲避愿意躲避困难的事情。静下心来，去完成一份困难的工作，过程是辛苦而枯燥的，与其这样，我们还不如用其他简单的事情把时间填满，做完简单的事儿，再做难的事儿，可是最后你会发现，琐事永远是做不完的。
原因3，也和我们大脑的奖励机制有关。我们的大脑喜欢及时奖励，每完成一件小任务，例如回复了一封电子邮件，或者检查一下微信更新，大脑都会送出一份多巴胺奖励。多巴胺带来兴奋和满足，又和我们持续不断的追求这种感觉，甚至到了上瘾的地步。
04谨慎利用我们的大脑
好吧，不管你有什么样的理由，是你不得不随时在线，多线程并行，我们现在看看我们大脑运行的机制。
我们的大脑是已知的宇宙中最为复杂的东西，其中有着大约10000不同类型的800亿个神经元，每个神经元相当于一个微型处理器。妥善利用大脑，发挥它更大的效力，需要了解大脑的基本运作机制。康普诺利形象地把大脑分为三个部分：思考脑、反射脑还有存储脑。
思考脑：主管深度的抽象的思考，逻辑、分析、综合、创造性思维、回忆过去的反思、解决复杂问题等等
反射脑：只管此时此刻，快如闪电，是无意识的、自发的，比如遇火立刻抽手躲避，看到可怕的景象感到害怕、吃美味佳肴的时候分泌唾液等等。
存储脑：等待空闲，负责分类(短期、长期记忆)、存储。
思考脑的最重要规律是它一次只能处理一个问题！
有人也许会说，自己擅长一心多用，可以同时处理多个问题。其实这只不过是一种假象。一心多用的情况要么是因为事情过于简单，就像杂耍抛接多个小球（交给反射脑处理），要么就是在多个任务中快速、频繁切换，所以只是看起来在同时处理多个问题而已。思考脑的一心多用是不可能的。
很多人之所以每天忙碌却效率极低，原因就在于忽略了思考脑的规律。思考脑每次只能专注于一件事。过多的打扰会极大地降低效率，这一点众人皆知，而频繁的切换任务对大脑效率的影响也许更大。因为每次切换任务的时候，我们的注意力被割裂了，每一次切换实际都是一次昂贵的损失！
所以请记住这一点：
我们的思考脑可以进行任务切换，也有能力在一段时间内处理多个任务，但是会付出高昂的代价。
“现代的脑扫描仪让你能够清晰地看到大脑的实时图像，借着这种技术，此前研究者一直猜测的事情得到了证实。当我们处理一个非常简单的任务时，大脑的左右额叶会彼此配合；当我们同时处理两个简单任务时，左右额叶会在一定程度上分头工作；而当我们开始加入第三个任务时，前两个任务中有一个就会从脑扫描仪中消失。”
这句话形象地说就是，左手画圆、右手画方是可能的，但是周伯通的“双手互搏”是不可能的！
因此，如果你随时在线，就等于将自己置身于各种未知的打扰中，不得不随时频繁地切换任务，导致工作和学习的低效。康普诺利把这种随时在线的状态称之为现代人大脑的1号锁链。
突破这个锁链的秘诀就是离线思考：“要发挥大脑的最大潜能，最重要的办法是彻底离线——抽出固定的不受打扰的时间，来完成专注的工作和对话。”
05四板斧帮你从“瑞士奶酪模式”抽离
一次只做一件事、三只青蛙、从“随时在线”切换到“定时在线”、学会让大脑休息
既然我们已经知道了我们的思考脑一次只能处理一个问题，那我们就有办法把我们的大脑，从随时在线，时刻处于多任务并行的状态中解放出来。
第1步，确定我们每天的三只青蛙。
伯恩崔西在他的著作《吃掉那只青蛙》中提到了强迫效率法则。强迫效率法则的详细解释是：“时间有限，任何人都无法做完所有的事情。但只做那些以后能获得正面效果的工作，做与完成最大目标有关的工作，你的时间是足够的。”换句话说，你无法吃掉池塘里的所有蝌蚪和青蛙，但是在当下，你能吃掉最大、最丑陋的那只就够了。
所以我们每天首先要确定自己的三只青蛙，也就是首先要完成的最重要的三件事儿，其中有一件必须是与你的长期目标相关的，这样你就能分清事件的主次，强迫自己先完成最重要的事儿，而不是去完成那些无穷无尽的琐事。这里还要介绍一个方法，那就是我们必须把困难的事情分解成许多可以完成的步骤，在一天之中写完一本书是不可能的，但起码你可以写一个很小的主题。
第2步，一次只做一件事
这里给你讲一个纽约中央火车站的故事。
在只有10平方米的纽约中央火车站问询处，每天都是人潮汹涌，匆匆的旅客都争着询问自己的问题，都希望能够立即得到答案。可柜台后面那位服务人员是怎么做的呢？
在他面前的旅客，是一个矮胖的妇人，头上扎着一条丝巾，已被汗水湿透，充满了焦虑和不安。问询处的先生倾斜着上半身，以便能倾听他的声音。“是的，你要问什么？”他把头抬高，集中精神穿过他的后镜片，看着这位妇女，这时，一位手托皮箱的男子试图插话进来，但是，问询处的先生却旁若无人，只是继续和这位妇女说话：“你要去哪里？”“春田。”“是俄亥俄州的春田吗？”不是马萨诸塞州的春田。”“好的，那班车是在10分钟之内，在第15号站台出车，您不用跑，时间还多的很。”“谢谢”，妇女说道。
女人转身离开，问询处的先生立即将注意力转移到下一位客人，手搓皮箱的那位男子身上。但是没多久，那位妇女又回过头来问站台号码，这一次，服务人员集中精神在那位托皮箱的旅客身上，不再管这位妇女。有人请教那位服务人员他是如何在如此繁忙混乱的工作中保持清醒和冷静的。那个服务人员这样回答：“我并不会同时和很多旅客打交道，我只是单纯处理一位旅客，忙完一位，才换下一位。在一整天之中，我一次只服务一位旅客，”。
从这个故事中你得到了什么？对，不管你如何忙，请记住，一次只做一件事。
第3步，从随时在线切换到定时在线
如果你把生活，从实时接听电话，实时查看手机，切换到固定时间接听电话，固定时间查看手机，你会发现你的生活变得从容了不少。这里给你讲一个例子吧。
我的领导要求我，每天从一个信息汇报网站上提取数据，然后在规定时间将结果交给他，如果有人没有在网站上提交数据，我要去提醒他。
我原来是怎么做的呢？我经常查看手机，观察大家的数据提交完了没有？到了到了截止时间快到的时候，我会逐个打电话催促大家，在确认我所有人都已经提交数据后，我会从网站上收集数据结果提交给领导。这件事让我非常烦恼，我需要经常观察手机？在要不要给人打电话提醒这件市场不断的权衡。
有一天我终于想通了，我应该从等待别人，变成主动的确保结果。我会在提交截止时间前一个小时才查看手机，如果有人没有提交，我会立即打电话催促他，等到数据截止时间，我和第2次打开手机，提取结果。你猜怎么样？我从原来每天要看10~20次手机，变成了每天只看两次手机，这就是从随时在线切换到定时在线的效果。
第4步，学会让大脑休息
大脑不是电脑的CPU，可以无限制的运行下去。当我们完成了自己的青蛙，一次只做一件事，定时在线之后，我们要及时的让大脑休息，你犒赏他的辛劳，作为奖励，而不是让大脑塞上更多的东西，这样你才有精力，开始第2天的生活。
06 没有能不能做到，只有愿不愿做到
俄罗斯总统普京，应该是世界上最忙碌的人了吧，它有1700万平方公里辽阔的国土需要去治理，但是我们看到的，他驾驶战斗机，他乘坐潜艇，他在西伯利亚原始森林中游泳，他在会见外宾时弹奏钢琴，他还得抽空参加歌唱选秀节目，他每天都要抽出2~3个小时健身，我想我们绝大多数人都不可能比普京更忙碌吧，所以忙碌不是借口，只要你愿意，你也一定能逃出瑞士奶酪模式陷阱。