《搞定，无压工作的艺术》四.组织整理 定期回顾

【摘录】：组织跟处理之间是什么关系？

组织整理的工作跟处理工作是同时进行的。

待跟踪事项的类别：

最终从组织整理的角度，我们那些待跟踪、待办的事项，到底可以分为几个类别。

可以分为️️七个类别：第一类，项目清单；第二类，项目的辅助资料；第三类，日程表；第四类，下一步行动清单；第五类，等待清单；第六类；参考资料，第七类，将来/也许清单。

*作者强调了一个原则：保持不同类别事项彼此之间界限分明。这点特别重要，如果你忽略了这个分类流程，把不同种类的事情列入同一个清单，就会特别不想干这些事情，会对这些事情无动于衷。

（感悟：这有助于为我们大脑减轻负担，从而更加高效的投入工作和学习中。）

日程表：

我们对行动的提示信息可以分为两类：一类是需要在一个指定时间里执行的行动提示信息，比如我下周二要看演唱会；另外一类是应该尽快完成的行动提示信息。日程表负责的就是第一类行动提示信息。

下一步行动清单：

下一步行动清单是每天任务的来源，你所有的行动提示信息都应该记在这里，它跟日程表一起构成我们每一天行动管理核心的一个结构。

（感悟：以前在读书会里小伙伴们分享我们做行动计划时不要列举的太多，最好是三条。并且每个计划都要细分到具体的行动上，最后没完成一项任务给自己小小的奖励。这样有助于我们更好的执行。）

等待清单：

是用来跟踪那些交给别人完成的事情。这有助于我们更加高效的完成工作。但是需要我们定期检查完成情况，并且做出决断。

项目清单：

项目清单，首先不用把每个项目按照重要性、大小排序，另外，这个项目清单里也不包含每个项目的执行方案、执行细节，它就是一个清单而已。

项目清单可以让你宏观地看一下各个项目的进度，并且保证各个项目都在自己的掌控当中没有遗漏，向着正确的方向前进，这就是项目清单的功能。

项目辅助资料：

你的一个项目可能会存在几个地方。

第一，可能会在这个项目清单里面，被列举在其中。

第二，因为这个项目本身是一个多步骤的行动，它的下一步行动，在下一步行动清单里面，是每天执行时候的一个参考，是每天任务的来源。

第三，项目的辅助资料。你可以把它想象成一个文件夹。比如我要做一个读书会，肯定要看很多书的资料，一些电子书，我必须存在这个项目的辅助资料下面。

将来/也许清单：

将来/也许清单里面记录的是，当我们对自己的大脑进行大扫除的时候，发现的那些不确定什么时候进行的事情，比如学英语、写一部悬疑小说等等，这些都可以放到将来/也许清单里面。（可理解为重要而不紧急的事情，可作为长期计划。）

参考资料：可以储存到我们的APP里面，如印象笔记，有道云笔记等。

2.定期回顾：

GTD的第四个步骤叫回顾，一定要定期回顾，保障你的系统可以有效地运行。

回顾的内容就是你的所有的清单，每天需要回顾的是两个。

第一个，你的日程表。

日程表记录的是必须在哪个时间完成的事情，所以，你一定要定期看一看。

第二个，你需要每天看下一步行动清单。

作者说除了每天回顾之外，你还应该做每周的回顾，每周的回顾特别重要。这是成功的关键因素，一切需要采取行动的事情，我们都应该进行定期回顾，让我们的大脑可以不再花费精力，随便地回忆和回想这件事情。”

在每周回顾的时候，你需要干以下几个事情：

第一，收集跟加工处理所有的材料，回顾你整个系统，更新各类表单，做到彻底清楚、实时完整。

大多数人没有能够真正拥有一个特别好的完善的系统，他们之所以没有办法从回顾当中有收获，是因为没有办法做到总揽全局，总是很模糊的感觉好像还有一些事情没有想到。

但是一个完善的系统会形成一个良性循环，你建立的系统越完善，你就越依赖它，你越依赖它，你的大脑被解放的程度就越深，你就越有动力坚持维护这个系统的运行。

作者建议我们每周五下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。有三个原因：

第一，对这一周的事物，可能在周五的时候，你的记忆还比较新，能够让你进行完整的反思和回顾。

第二，如果你在回顾的过程中发现必须跟别人联系，就可以在周五联系，毕竟这个时间还算是一个工作时间，你没有必要到了周末再跟人家联系。

第三，周五回顾的一个好处就是，可以清理自己的大脑和办公桌，让自己把烦心事都抛到脑后。然后安心享受周末的休闲时光，达到作者在本书开始的时候所描述的那种状态：轻松地时候，什么事情都不想。

【感想】：今天我们学习了GTD组织整理和定期回顾两条原理。我们在清空工作篮的同时可以就行组织分类，并且在组织分类时要注意不同类别事项彼此之间界限分明。只有进行明确的组织分类我们才能够高效的完成自己制定的工作计划。我感触最深的是定期回顾，就像我们参加媛创读书会一样，我们要定期回顾我们所学过的书籍和自己的读书笔记。只有通过定期回顾我们才能够更加熟练的掌握所学的知识，近而转化为自己的知识。我们通过定期回顾自己所列的清单，可以更加完善我们的GTD系统，使我们的大脑更加高效的投入工作和生活中。