用AnyTeamIn企业云实现协同办公（二）：内部沟通桥梁——会议管理/通讯录

协同办公就是通过办公软件进行多人沟通、共享，给办公人员提供方便、快捷的方式来一起进行办公。

前一篇文章讲述了如何通过日程管理和备忘录做到每日事每日清，下面我们来讲在AnyTeamIn企业云扮演着沟通桥梁的几个重要应用：内部通讯录、名片夹、会议管理、会议纪要。

桥梁一：内部协同，从一纸“内部通讯录”开始

用于所有员工对公司内部人员通讯录信息的查看、筛选及导出操作。

协同、协同，日常办公最离不开的就是与其他同事的互动；并不是所有部门的所有人员我们都熟悉，因此，你需要一张内部通讯录。

在AnyTeamIn企业云中，通过“内部通讯录”可看公司内部所有人员的部门、职位、联系电话和邮箱信息。查找时可点击漏斗图标按钮按部门进行筛选；也可以点击放大镜图标通过姓名进行查找。若需打印通讯录表格，点击【导出】操作按钮即可导出Excel。

图1：内部通讯录

桥梁二：工作协同内外兼顾：个人名片夹

用于所有员工建立个人通讯录。已录入的名片可以共享给他人，也可对其再次进行“编辑”。

内部通讯录只用于展示企业所有内部员工的通讯方式，而名片夹则用于建立专属个人的通讯录：可根据个人习惯建立联系人类别（如合作伙伴、厂商、业主、亲友等），进行多条电话、电子邮件、社交帐号、URL地址、联系地址和个人资料的记录。

图2：名片夹表单

保存后的名片夹在URL处可直接“点击打开链接”打开已录入的网址；还可以进行【共享名片】的操作和再次【编辑】名片内容的操作。

图3：保存后的名片夹

在“我收录的名片”视图，可通过【导出数据】按钮将所有名片导出Excel表格；通过漏斗图标按钮将所有名片按照“联系人类别”进行筛选；通过放大镜图标按钮对“姓名”进行检索。

图4：名片夹-视图操作

桥梁三：内部问题解决必备—会议管理/会议纪要

用于企业内部各类会议召开申请的审批、会议通知的发布以及会议纪要拟定。

会议的主要目的就是解决问题，是企业内部最重要的沟通手段。但如果开会通知不到位、会后工作跟进不到位等导致会议过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议是员工的梦魇，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。AnyTeamIn云办公将会议管理场景拆分为：填写会议申请—会议审批—发布开会通知—填写会议纪要—会议纪要审批发布。

会议基本信息录入后，点击【发送下一环节】可根据需要发送“会议审批”或直接到“会议通知”环节。

图5：会议信息表单

“会议通知”环节执行【发布会议】操作后，根据需要在弹出的“发布会议”对话框选择参加会议人员的范围：所有登录用户（一般建议召开企业所有员工会议时使用）、直属部门（一般建议部门会议时使用）、指定人员（一般建议多部门协作项目会议时使用）。选择确认后，指定范围内人员即可收到会议通知。此条会议申请自动转入“待召开会议”视图。

图6：发布会议

若会议已发表，但会议结束时间已早于当前时间时，该会议信息只能在“所有会议”视图中进行查询。会议发布后，会议申请人可直接在原来的会议申请信息表中进行【新建会议纪要】，也可以在“会议纪要”应用中发起。

图7：发起会议纪要

会议纪要同会议申请一样，若需审核则发送审核；也可直接发布。

图8：会议纪要表单

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