帮你搞定10 | 检视让GTD系统高效运转

时 间 管 理 系 列 故 事

第10篇

文丨加一

1.

晃眼间一周又快要结束了，小布坚持每天抄写GTD流程图。虽然每次抄写都要花费掉20分钟，但是小布坚信功不唐捐，师父的话一定是有道理的。只是对于处理环节之后组织整理出来的五张清单仍然不知道如何使用。

小布是个急性子，看着自己制作出来的五张清单，忍不住打电话问师父清单的问题。

项目清单

日程表

等待清单

下一步行动清单

将来也许清单

高鼎：今天下班后我们还是在站台咖啡馆碰面吧，叫上小郭。我给你们讲GTD最后两个步骤，回顾和行动。五个步骤了解后，你们应该就有一个大致的轮廓了。

2.

三人再一次集合在咖啡馆，这次没有喝咖啡，来一杯柠檬水。

高鼎：这次我给你们讲讲回顾。这里的回顾不同于平时我们所说的总结，日志，反思，而是检视，从收集、处理、组织的再一遍的检视。这一步也是GTD流程中最为关键的一步。

如果缺少了这一步，GTD时间管理方法将会逐渐对我们使用者失效。每隔一段时间全面的回顾你的生活和工作，让GTD重新活跃转动起来。

小布：这么说GTD是一个流动的管理系统，每时每刻都会要不断更新。这样会不会很累哦。

高鼎：没错，任何事情都有正反两面，我们需要权衡利弊，在更新GTD系统和对应的时间成本上找到平衡点。我先来说说如何做回顾吧。

3.

高鼎：我们每天浏览最多的应该是两个清单，一个是日程表，另一个是下一步行动。日程表中的事情是当天必须要做的事情。这个每天必须要查看清单，做好检视。

当我们预估完成日程表上的事情之外，还有空闲的时间，就可以在下一步行动清单中找到相应的事情来执行。

由于下一步行动清单中行动数量估计会占所有行动数量的80%左右，因此我们会设置一些标签来讲行动再进行细化。最常用的标签是情境。

比如我设置的情境有以下几种，可以做参考。

外出

办公室

电脑-上网

电脑-无网

通勤路上

电话

每个人根据自己当下的实际情况来设置具体的情境。主要作用是为了在某一情境之下可以查看满足当下情境的事情来执行，提高GTD系统的高效性。

小郭：如果某一件事情既可以放在办公室，也可以放在通勤路上的情境中，怎么解决呢。比如“阅读《搞定I》第一章”这个行动。

高鼎：问的好。其实有很多行动既可以在A情境中执行，也可以在B情境中执行。我们可以选择将此行动放置在较常发生的情境中。

4.

高鼎：此外我们还有等待清单，项目清单。这两个清单我会每天检视一次，看看还有哪些事情需要他人来完成，各个项目的进展情况如何。至于将来也许清单，我会每周末检视一次。看看在这个清单中，有哪些原材料可以开始加工了。

五张清单的检视频率就是这样，但是还有一个最为重要的地方我们没有讲到。

小郭：应该是收集箱吧，师父。

高鼎：没错，就是收集箱。每时每刻我们都有无数的灵感和突发事情存放在我们的收集箱中。还记得十秒内拿出你的收集箱吗？

对于收集箱我会每天固定一个时段来做检视。将这些收集箱中的原材料按照GTD流程图进行分解，从而更新五张清单。

小布：我大概明白了。师父告诉我们要通过检视这一步，让GTD系统保持良好的运转，让我们每时每刻都能够保持清晰的思维，知道当下应该干什么。

高鼎：GTD系统通过收集、处理、组织、检视的不断循环，让我们时刻保持系统的完整性和时效性。希望大家都能够重视自己的GTD系统。

5.

小结一下吧。

日程表和下一步清单，每天需要检视多次，不断确定自己的进度。

等待清单和项目清单，每天检视一次。

将来也许清单，每周末检视一次。

收集箱每天固定时间，按照GTD流程完成处理、组织、检视。