个人管理|为什么学了那么多的时间管理方法,我的世界依然一团乱麻?

时间管理黄金三角:时间管理=目标管理+精力管理+情绪管理

《时间管理7堂课》是秋叶大叔7堂课系列书籍之一,在本书中,大叔以自身经历,直击时间管理痛点,带我们拨开云雾见到时间管理底层逻辑的同时,也交给了我们配套的解决方法。


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《时间管理7堂课》,顾名思义,讲的是7种高效时间管理方法,分别是目标、情绪、精力、日程、效率、碎片、外包。我将7种方法归纳为目标管理、精力管理、情绪管理三种核心方法,这三种方法构成了时间管理的三个角,三角形稳定,便达到了我们高效时间管理的目标。


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一、目标管理是核心

为啥我们看了那么多时间管理方面的书,却还是解决不了时间管理上的问题?

问题出在我们管理错了目标:时间本身我们无法管理,你用或者不用,它都是一天24小时,但是我们可以管理好自己,让自己在同样的时间内得到更多的产出。做什么事产出最大,这个事就是我们的大目标。大目标实现了,小目标的达成是顺道的事儿。

如何判断我们这件事值不值得做,是不是我们的大目标?

关键看这事儿对我们的发展或者成长有没有决定性的影响?是不是跳一跳可以够的着?做这事儿的时候是否可以把我们的资源和能力整合起来?要做好这事儿,可否先拆分成多个小任务?

很多人可能会有这样的困惑:实现大目标得需要大块的时间,可是我每天要工作、带娃,还要挤公交,时间都是碎片化的,怎么办?

别着急,碎片管理帮你解决这个问题。大叔给了3种碎片时间管理方法,分别是:

1.为碎片时间找多元用途,比如,1分钟可以做哪些事;

2.用场景化思维用活碎片时间;

3.用项目经理的WBS串联碎片时间利用地图。

3种碎片时间管理方法可以结合自己的情况灵活运用。如果你对自己如何使用碎片时间一片茫然,可以先利用发散性思维多次练习,为碎片时间找多种用途。

比如1分钟可以做什么?1分钟可以想一个文章标题;1分钟可以发会儿呆;1分钟可以做几个深蹲;1分钟可以休息一下眼睛……


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对我而言,缺乏的是把碎片时间所学转化为知识树内容、把一个任务分解到碎片时间完成的功力,所以用场景化思维用活碎片时间、用项目经理WBS工具串联时间利用地图的方法比较实用,接下来也会运用起来。

很多人还会有这样的困惑:我每天有那么多事儿要完成,定的目标总是被拖拖拖,怎么办?

这个问题好解决,日程表帮你搞定。我们要学会制作一周的日程表,在制作日程表的时候先把大目标排进日程。

这里大叔推荐了一个简单好用的日程管理3步法:

1.画空白日程表;

2.列出一周要响应的全部事务;

3.把一周要响应的事务放入到空白日程表中。

这里要提醒大家的是,我们在制作一周日程表的同时,不要忘记用活长期日程表哦,不然容易陷入只见树木不见森林的窘境。


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二、精力管理是基石

在大叔看来,快速恢复自己的精力,是实施时间管理的物理基础。为什么这么说?你目标再宏大、日程再具体、碎片时间排的再合理,如果精力不够,什么都是白搭。

时间管理高手为啥我们觉得牛,你有切切实实地看到他怎么做时间管理吗?我想你没有。多数时候,我们之所以觉得某个人是时间管理高手,是因为他总能够游刃有余地工作和生活,还有余力照顾好自己的爱好。通俗地说,就是他精力特别充沛,仿佛有用不完的能量。

那么,如何提高我们的精力?

我们要遵守精力守恒定律,精力守恒=精力输出=精力输入。


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关于精力输入,有哪些方式?

1.提高睡眠质量;

2.找到身体作息规律,坚持践行作息时间表;

3.不断优化我们的作息时间表,养成一个个长期来看节省我们认知资源的好习惯。

关于精力输出,可以做哪些优化?

首先,通过效率管理,可以提升我们“单位时间”产出水平。

那么,如何效率管理的方式有哪些?

1.找到“心流”,快速切入工作状态。
我们可以通过建立属于自己的仪式感,让自己快速进入心流状态,比如我平时喜欢做手账笔记,每次做笔记开始前,就会通过拿起纸和笔这个习惯,让自己迅速进入专注的状态。

2.为一件事找到多重目标。
比如大叔在乘坐飞机时,为了打发时间,会看航空杂志,多数人都会这样做。但是大叔在看杂志的时候,还会思考一下问题:杂志的文章标题是怎么写的,能否借鉴在自己的自媒体文章中?杂志里扫二维码的互动方式是怎样设计的,能否借鉴到自己的新媒体运营中?杂志的封面、目录、内页是怎么设计排版的,能否借鉴到PPT设计中?

3.用复利思维提升工作价值,把重要的工作放在关键的时间段内做。

如果我们以时间可控与否、效率的高低来划分四象限,那么重要的事情应该放在时间可控、效率高的象限,也就是第一象限。


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其次,我们可以通过外包管理,来释放自己的部分精力。

在事务外包的时候,要注意3个关键点:

1.关于外包定价:按老板思维计算的成本是市场真实成本,用略低于市场价格的外包。
什么是老板思维?老板思维就是老板用5000块雇佣你,但是雇佣你的成本远远不止5000,因为还有办公水电、日常复利、培训成本等等。

2.关于外包内容:要做到标准化输出工作任务,这样可以减少沟通成本、认知成本,提高双方的工作成效。而且标准化输出工作任务,本身也是一种复利的思维哦。

3.普通人可以外包的3个维度:

(1)提升质量,比如偶尔把衣服送去干洗

(2)提升效率,比如叫外卖

(3)节约成本,比如利用“创客贴”这样的APP设计海报就可以省去请人做的费用。


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三、情绪管理是通道

学了上面这么多时间管理技巧,为什么还是不管用?

因为时间管理的通道被情绪左右了。

比如,领导分配给你一个高难度项目,如果你是一个时间管理高手,你会客观评估完成这个项目的难度,充分认识和识别完成项目过程中可能存在的问题,然后制定可落地的方案,并付诸实施。如果你是一个时间管理方面的普通人,多数时候你会焦虑、烦躁、压力三大,然后一拖再拖,用不行动来掩饰自己的不完美。

那么,是什么削弱了我们利用时间的能力?堵塞了我们时间管理的通道?

根据神经学家保罗·麦克林的三位一体大脑神经模型理论,我们的大脑可以分为原始脑、情感脑、理性脑,每一层来自不同的祖先。相比理性脑,情感脑更加原始、更加直接、更加简单,所以经常会战胜我们的理性脑。

非理性的情绪通常表现为以下8种情况中的一种:

1.需要被赞赏

2.过高的自我期许

3.过度担心潜在的后果

4.不自觉想逃避责任

5.习得性无助

6.情感性依赖

7.害怕被孤立

8.惰性

那我们可以运用什么样的方法来做好我们的情绪管理?这里没有一个统一的、百试不爽的方法。正确的做法是针对不同行为风格的人,采取不同的时间管理工具。在这里,推荐大家使用DISC行为分析理论。


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正如叔本华所说:“普通人只想如何打发时间;有才能的人则设法利用时间”。目标管理、精力管理、情绪管理构成了时间管理的三个形,三角形平衡、稳定,我们便解决了时间管理的难题,成为了高效利用时间的达人。

“人生天地之间,若白驹过隙,忽然而已。”时间不能增添一个人的寿命,然而珍惜光阴、用好光阴,却可以使我们的生命变得更有价值。希望阅读到此文的你跟我一样,在明白了时间管理之道之后,从此刻开始,坚持践行时间管理之术,让我们的每一分每秒都变得有价值。


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注:1.本文图片部分来源于或者参考了“秋叶大叔”公众号
2.时间精力四象限图引自《精力管理手册》

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