多项目同时进行如何做好进度管理？

小故事：

「有一位哲人看见见一个农夫正在砍树，每一斧头下去都只能砍下一小块树皮——明显是因为这把斧头太钝了。 

　　「于是哲人就问农夫：为什么你不先把斧头磨快了再砍？

「农夫回答说：我没有时间磨斧头！

农夫是真的没有时间吗？磨刀不误砍柴工，我们小时候就学过的道理，但是为什么农夫会有这样的思想呢？这时候就需要用到时间管理的重要利器——帕累托原则：

——是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80％的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20％的客户给你带来了80％的业绩，可能创造了80％的利润；世界上80％的财富是被20%的人掌握着，世界上80％的人只分享了20％的财富。因此，要把注意力放在20％的关键事情上。

根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

A．重要且紧急〔比如救火、抢险等）——必须立刻做。

除非是这些情况都同时出现（老天，请不要这种情形发生吧），否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出现什么问题了。 

B．重要但不紧急〔比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

我们生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去；而在太多的情形下，我们确定这样拖延着。这些都是我们永远没有着手的事情。

例如：你要参加提升你专业技术的培训班；你想找出时间先做一番初步资料搜集之后，再向老师提出你的计划。 

这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期的拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作，或规定期限而使它们成为紧急，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。 

C．紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急约你、有人突然打电 话请你吃饭等）——只有在优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来检视，我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如：某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前，等着你回答，你就接受了他的请求，，因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。 

D．既不紧急也不重要〔比如娱乐、消遣等事情）一一有闲工夫再说。

我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也是我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。如果你发现时间经常被小事情占去了，你就要试一下学会克服拖延。 

帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作，看起来常常是不可能一一完成，我们难免心存畏惧，于是大多数人在还没有做之前就感到泄气，或者先做最容易的。但是如果我们知道只要做到表中二三项，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此，列出这二三项，各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择去做的二三项中获得。 

因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该记着帕累托原则。你要问你自己哪些事项真正是重要的，就不会偏离首要工作而去做次要工作。