红楼梦中有一个不起眼的丫鬟小红,在怡红院被晴雯、秋纹指着鼻子骂,也不敢吭声,可见级别很低。但是一次偶然的机会,小红向王熙凤传了一回话,便立马受到王熙凤的重用,还要认作干女儿,最后在贾府败落之际自身也得以保全。
这个漂亮的翻身仗就在于小红口齿伶俐,表达清晰。
职场中也是一样,口才好的人总能得到更快的晋升,而不善辞令,木讷寡言的人难免陷入怀才不遇的尴尬境地。
其实口才好的人是因为善于思考和表达,《精准表达》这本书就是教我们锻炼这两种能力:即准确的思考和准确的表达。该书在日本畅销十余年,被职场人士奉为经典。并成为很多外企、咨询公司、管理公司的企业培训指定书籍。很多人从中学到了一生受用的技巧。
作者高田贵久是一名专业的咨询顾问,曾在多家著名的咨询公司工作多年,目前为某公司的创始人兼 CEO。在作者的工作生涯中,为客户提交过不计其数的解决方案。因此更明白如何表达才能切中要害,什么样的方案才能打动人心。
《精准表达》采用了一个虚拟的咨询案例,通过对真实工作场景的模拟,加深读者对方法和技巧的理解。书的内容和结构符合日本人一贯严谨的作风,清晰明了。作者在前言中甚至还画出了整体结构图。个人觉得这样的书本很适合作为常备工具书,需要用到哪方面的内容时,翻一翻就能现学现用
本书提出了职场商务人士必备的基本能力:1、如何进行准确的思考。2、如何将思考的内容进行有效的传达。这里的传达主要是指落实到商务活动和商务文本上。
一 、准确的思考是表达的基础
职场中,有些人善于表达,经常在各个场合口若悬河,滔滔不绝,但是领导或者客户听了却觉得言之无物,没有切中要害。有的人也许善于思考,针对这个问题,脑海中已经罗列了若干条建议,但是一说出口却表达不清,本来很好的建议,也没有传达给领导。
这样的情况都是因为没有进行系统的思考,并对要表达的内容进行有效梳理。
系统的思考和有效的梳理需要考虑两个方面:逻辑思考和验证假说。
逻辑思考能力会让我们的表达更有条理和说服力,而验证假说能力则能避免无效信息,切中对方要害。作者高田贵久在书中对这两种能力进行了详细的介绍。
1. 逻辑思考能力
逻辑一般分为两种,横向逻辑和纵向逻辑。良好的纵向逻辑会让所有人都明白因果关系,没有跳跃和唐突感,横向逻辑则是一种总分关系,讲究没有遗漏和重复。
如果你讲完方案,发现客户一头雾水,有很多疑问。那么你的方案肯定是不够完善,需要进一步改进。想要改进方案,我们首先要知道哪里出了问题,才能“对症下药”。
也许你觉得“我写的方案因果关系已经够明确了,而且我已经考虑所有因素,力求全面了。”那么为什么别人会听不懂呢,或者觉得结论太牵强呢?很多人会说“他们听不懂,是因为他们知识水平有限,理解能力太差。“
作者高田贵久告诉我们“真正好的逻辑,让所有人都听得懂。” 而且对方是否能听懂是判断逻辑好坏的唯一标准。
那么如何对方案进行改进呢?其实客户的反应会告诉你哪里出了问题。
如果你用心观察就会发现,无论客户的疑问有多少,无非可以归纳为两个点,那就是“真的是这样吗?”以及“仅仅如此吗?”。
“真的是这样吗?”说明客户对纵向逻辑存在疑问,因为所以关系不够明确。
这个时候我们就要需要检验,因为A所以B的句式是否运用的准确。
所谓准确,书中列举了三个检验条件:
一,在设定A条件之前,脑海中是否已经预设了很多“隐形前提”,这些无意识的“隐形前提”会导致客户的认知分歧;
二,条件A中是否包含了不同性质的东西,比如“”因为他工作能力强,长得高,所以我们任命他做这份工作“,不同性质的词语,并列起来使用就会给人一种怪异的感觉;
三,从A到B的因果关系是否具有普适性,如果存在偶然因素,就会引起别人的质疑。
“仅仅如此吗?”则意味着客户觉得你的横向逻辑不够全面,需要补充其他知识点。
很多时候,我们代表的部门或者利益与对方代表的立场完全不同,比如你是市场部的,需要给技术部或者管理层讲解方案。你和客户的关注点、侧重方向就会有很大不同。条件A可能包括A1,A2,A3,但是因为你是市场部人员,可能会忽略技术人员想要看到的A3要素。所以我们在思考的时候,尽量避免职位的限制,力求考虑的更全面。
只有纵向逻辑和横向逻辑都完善起来,才能建立牢不可破的金字塔结构,打动客户。
2、验证假说能力
即使我们准备了逻辑完美的方案和说辞,整个推论过程无懈可击,但是我们的目的是要说服对方,让对方接受我们的方案,认可我们的想法。
那么如何让对方觉得我们的结论正是对方想要的?怎样才能有效应答对方的疑问,让对方满意呢?这就需要验证假说能力。
比如我们面试之前都会设想面试官可能提问哪些问题,并针对对这些问题提前准备答案,如果猜想的问题全都命中,那我们的成功概率就会大大提升。
一个成功的方案也是如此,我们要找出对方可能提出的问题,并为这些问题准备最妥当的答案。
通常来说交流的目的分为两种,一种是向对方传达信息,希望对方听进去;另外一种是要求对方根据信息作出判断和指示。在提出假说的时候,我们首先要明确交流的目的,根据目的进行倒推,设想对方会在哪些方面存在疑问。
最妥当的答案未必是最准确的答案,有的时候我们只需要给客户提供一些启发,让客户自己去做判断。
以上两个能力足以让我们在会议、报告等各种场合从容的表达自己的想法,并应对客户的刁难。但是想要客户接受我们的方案,这些还远远不够。
二、妥当的表达方式
除了学会准确的思考我们还要进行妥当的表达,让对方接受。书中介绍了两种常用的表达方式:会议设计和制作商务文本。
想一想有时候我们为了一个议题,会开多少个大大小小的会议,很多会议讨论来讨论去却没有结果,这就需要很好的会议设计呢能力,也就是确保每次会议都有结论、有效果,为下一步的工作指明方向。
在各种会议上,商务文本的设计能力也越来越重要。很多互联网产品的发布会上,制作精良的PPT都会让人印象深刻,津津乐道。书中提供了几个实用的小技巧,例如减少文字冗余,尽量使用图表等,这些小技巧需要我们在实际工作中不段实践才能融会贯通。下图是作者在《精准表达》中提供的一个图表案例,简单清晰,一目了然。
在商务活动中,合理的思考能力和妥当的表达能力最基础也最重要的能力。这些能力会让我们善于思考和表达,能够言之有物,并晓之以理。无论你是商务精英、职场新人或者已经处于管理层,都能在《精准表达》这本书里找到适合自己的内容,让工作和生活更上一层楼!